digitaal archiveren

Digitaal archiveren

We werken met zijn allen steeds meer digitaal. Waar je vroeger veelal moest bellen of een brief op de post deed, sturen we tegenwoordig steeds meer documenten via de digitale route. Er staan vaak geen dikke dossiermappen meer in de kast, maar alles wordt digitaal bewaard. Het digitaal archiveren van documenten kan echter wel voor uitdagingen zorgen. Om hier meer grip op te krijgen lees je op deze pagina tips and tricks en ervaringen over digitaal archiveren.

archiveren met sharepoint

Herken jij deze problemen?

Is de noodzaak echt wel zo hoog om de documenten in je eigen bedrijf of organisatie digitaal te archiveren? Als je onderstaande uitdagingen herkent, loont het zeker om je gedachten te laten gaan over de mogelijkheden van digitaal archiveren:

Lastig terug vinden

Data staat overal en nergens (en is daardoor lastig terug te vinden)

Dubbele informatie

Veel informatie staat dubbel opgeslagen (en kost dus onnodige opslagcapaciteit)

Juiste wet- en regelgeving

De twijfel of je wel aan de huidige wet- en regelgeving voldoet (omdat het huidige archief niet toereikend is)

Download ook ons whitepaper whitepaper 8 essentiële voordelen van werken met een digitaal archief

E-mail archiveren

Heb jij inzicht in belangrijke afspraken met de klant die per mail zijn besproken? Ook als die mailcorrespondentie via jouw collega is verlopen? Vaak worden e-mails niet centraal gearchiveerd. Is dat nog van deze tijd? Lees verder als je meer wilt weten over e-mail archiveren.

Lees verder
e-mail archiveren

Digitaal personeelsdossier

De HR-afdeling heeft te maken met veel papieren documenten om het personeelsdossier up-to-date te houden. Het kan allemaal gemakkelijker met een digitaal personeelsdossier. Het bespaart tijd en een hoop zorgen.

Bekijk ons webinar
webinar meer grip met digitale personeelsdossiers

Kan ik niet archiveren met een mappenstructuur?

Je kent het wel, die vertrouwde mappenstructuur op de verkenner van je pc of laptop. Vaak weten we niet beter dan dat dit dé manier van archiveren is. Maar zeg nou eens eerlijk: hoe lang moet je zoeken voordat je bestanden gevonden hebt? En hoe eenvoudig vind je bestanden die collega’s op de gezamenlijk schijf hebben opgeslagen terug?

Lees meer over de voor- en nadelen van archiveren met een mappenstructuur.

Veel bedrijven hebben nooit stilgestaan bij de veiligheid van hun documentopslag.

Marco van Drogenbroek
Account Manager Document Process Solutions Xtandit

Wetgeving en digitaal archiveren

Voldoet je huidige archief aan de wetgevingen van tegenwoordig? Voldoet het om je certificeringen te behouden? Worden documenten conform de eisen van de Belastingdienst bewaard? Wie houdt oog op privacy? En wie vernietigt de documenten als de bewaartermijn voorbij is?

Wil je weten hoe je digitale documenten veilig opbergt?  Lees dan het whitepaper Digitaal archiveren voor een veilige document waarborging.

Download het whitepaper

Benieuwd naar onze archivering software oplossingen?

Xtandit biedt twee verschillende oplossingen aan voor digitaal archiveren: Xtendis en SMARTdoc. WIl je weten wat het verschil is, welke opties de pakketten hebben en voor welke bedrijven het ideaal is? Lees dan verder op onze pagina archivering software.