Xtendis records management

Xtendis records management

Als helder moet zijn wie een document heeft gemaakt en wat er vervolgens mee is gebeurd, kan Xtendis Records Management het antwoord geven. Dankzij Records Management is authenticiteit en integriteit van documenten gewaarborgd en is versiebeheer goed ingeregeld.

De voordelen van Xtendis Records Management

Met Records Management slaat Xtendis informatie op over de levenscyclus van een document en kun je beheerinformatie toevoegen. De voordelen:

  • Toevoegen audit trail: wie heeft wat, wanneer gedaan?
  • Geïntegreerd versiebeheer.
  • Mogelijkheid om authenticiteit van documenten te bewijzen.
  • Vergroot de vindbaarheid met documentkenmerken.
  • Mogelijkheid om documenten automatisch te vernietigen op basis van ingeregelde criteria.
Download de brochure
Digitaal archief optimaliseren

Documentbeheer achter de schermen

In de beheeromgeving van Xtendis is het mogelijk om beheerinformatie in te stellen, zoals de status, de eigenaar, de auteur, de datum van creatie en vernietiging, en de documentsoort. Ook kun je een audit trail toevoegen dat laat zien wat met een document gebeurt en wie eraan gewerkt heeft.

Document onwijzigbaar opgeslagen

Documenten worden onwijzigbaar en in een toekomstvast formaat opgeslagen. De authenticiteit en integriteit van een document is daardoor nu en in de toekomst gewaarborgd.

De ontwikkelaar van Xtendis zelf aan het woord

Bekijk wat Johan Blank - directeur eigenaar zegt
expansion xtendis record management

Klaar voor een audit

Als de kernprocessen van een organisatie aan strenge kwaliteitsnormen moeten voldoen, bijvoorbeeld in verband met kwaliteitscertificering, dan kan Records Management een belangrijke rol spelen binnen het kwaliteitsmanagementsysteem en audits.

Processen inregelen

Richt zelf workflows in met behulp van Xtendis Records Management en regel in wat er met een bestand moet gebeuren, bijvoorbeeld controleren, publiceren, of goedkeuren.

Altijd de laatste versie

Met Xtendis weet je altijd wat de meest recente versie van een object is en wie deze heeft bewerkt. Een wijziging leidt altijd tot een nieuwe (sub)versie zonder overschrijving van de vorige versie.

Werken met Records Management is handig voor elke organisatie, maar onmisbaar voor organisatie voor wie de authenticiteit en integriteit van documenten gewaarborgd moeten zijn, zoals notarissen, accountants en advocatenkantoren

Marco van Drogenbroek
Account Manager Document Process Solutions Xtandit

Records Management is een belangrijke tool voor organisaties waarbij de kernprocessen aan strenge kwaliteitsnormen dienen te voldoen. In het bijzonder als de beslissingen in dat kernproces bij een (externe) audit inzichtelijk gemaakt moeten worden. Bijvoorbeeld bij bedrijven die gecertificeerd zijn om te voldoen aan kwaliteitsnormen. Denk aan de maakindustrie, farmacie, transport, levensmiddelen, laboratoria en gezondheidszorg.

Onze experts staan altijd voor je klaar!

Meer weten over Records Management van Xtendis en de mogelijkheden voor jouw organisatie? 

Kom vrijblijvend bij ons langs om Xtendis live te zien
xtandit expert panel 6