software mobile integraties Xtandit

Xtendis Document Capture

Wat is document capture software?

Document Capture software is software die zorgt voor het digitaliseren van documenten en het automatisch verwerken van gescande documenten of het importeren van documenten uit verschillende bronnen. Denk hierbij aan e-mail, de verschillende Office programma’s, portals en websites.

Belangrijkste functionaliteiten Xtendis capture:

  • SharePoint-sites, bestandsshares en FTP-sites: Xtendis kan elektronische documenten vanuit al deze bronnen vastleggen en gebruikt de beschikbare metadata voor indexering en classificatie.
  • Toepassingen die documenten genereren: In Xtendis kun je ASCII-, PCL-, AFP-, DJDE-, PDF- en XML-gegevensstromen importeren, meteen vanuit de toepassingen waarin ze zijn gegenereerd.
  • Mail- en faxservers: Xtendis kan worden geïntegreerd met tal van toonaangevende mail- en faxservers. Ontdek hoe je e-mails en faxen rechtstreeks in uw ECM-systeem importeert en wat daarvan de voordelen zijn.
  • Aparte documenten ’on demand’ vastleggen: Met Xtendis kun je documenten vastleggen op het moment dat ze worden gemaakt. Bovendien biedt Xtendis veel verschillende manieren om dit proces zo makkelijk mogelijk te maken.

Voordelen Xtendis capture

Het vastleggen van gegevens in Xtendis zorgt ervoor dat zakelijke documenten automatisch geclassificeerd worden, belangrijke informatie eruit gehaald wordt en relevante systemen bijgewerkt worden.

Met Xtendis zijn medewerkers minder tijd kwijt aan handmatige documentverwerking. Dit biedt de volgende voordelen:

  • Verlaagde kosten: reductie van arbeidskosten en kosten van documentverwerking
  • Versnelde bedrijfsprocessen door automatisering
  • Verbeterde service: medewerkers beschikken altijd over up-to-date, nauwkeurige informatie

Papieren documenten ordenen met Xtendis

Xtendis helpt je orde te scheppen in de papieren chaos in de organisatie. Het platform is geschikt om met iedere scanner die voldoet aan de TWAIN-, ISIS- of Kofax-industriestandaarden. Van multifunctionele printers waarmee losse pagina’s gescand kunnen worden tot systemen die duizenden pagina’s kunnen scannen per uur. Xtendis beschikt over een groot aantal scansoftware opties, die speciaal zijn ontwikkeld om aan de eisen van verschillende organisaties te voldoen.

De verschillende scanmogelijkheden van Xtendis

  • Hoge volumes en batches scannen: wanneer je dagelijks tot duizenden pagina's moet scannen.
  • Lage volumes en on-demand scannen: gebruikers kunnen documenten scannen zodra deze bij de organisatie binnenkomen en daarvoor de apparaten gebruiken die hiervoor het meest geschikt zijn.
  • Handmatige indexering beperken of overbodig maken: door middel van barcodes, Advanced Capture en integratiemogelijkheden maakt Xtendis de organisatie minder afhankelijk van handmatige indexering.

Elektronische documenten vastleggen

Naast papieren informatie, is het minstens zo belangrijk om optimaal gebruik te maken van digitale bedrijfsinformatie. Digitale informatie staat vaak verspreid over gedeelde en persoonlijke e-mailboxen, faxservers, bestandsshares, Microsoft SharePoint-sites en andere bedrijfssystemen.

Elektronische documenten die geïmporteerd zijn in Xtendis, kunnen in combinatie met andere belangrijke bedrijfscontent beheerd worden. Zo beschik je over gecentraliseerde informatie, en dat biedt de volgende voordelen:

  • Veilige toegang tot alle belangrijke informatie
  • Alle gerelateerde informatie door bedrijfsprocessen routeren
  • De volledige cyclus van bedrijfsrecords beheren
  • Kijk hieronder welke opties je hebt om elektronische documenten in Xtendis te importeren

Innovatieve technologie voor

Voor elk soort document dat je in het proces invoert, zoals een getypte brief of een handmatig ingevuld formulier, gebruikt Xtendis verschillende geavanceerde technologieën, waaronder:

  • Optical Character Recognition (OCR) om machinaal gedrukte tekens te extraheren
  • Intelligent Character Recognition (ICR) om handgeschreven tekens te extraheren
  • Optical Mark Recognition (OMR) om een geselecteerde optie in een keuzelijst te herkennen (zoals vinkjes in selectievakjes)
  • Barcodeherkenning om barcodegegevens in het document te extraheren

GDPR compliance met Xtendis

Gebruik het information platform om oplossingen te ontwikkelen die de organisatie helpen te voldoen aan de Europese privacywet General Data Protection Regulation.

Lees hier alles over Xtendis en dataveiligheid
dataveiligheid

Onze experts staan altijd voor je klaar!

Benieuwd of Xtendis software past bij jouw organisatie? Onze experts staan voor je klaar.

LAAT EEN TERUGBELVERZOEK ACHTER
expert software 2