Onbase software Xtandit

OnBase Document capture

Of documenten en informatie digitaal of op papier de organisatie binnenkomt, maakt niet uit. OnBase helpt alle data te ordenen, zodat medewerkers sneller en beter toegang hebben tot content. OnBase importeert documenten (van scanners, elektronische locaties en mobiele apparaten), verwerkt data en filtert automatisch gegevens van inkomende documenten. Medewerkers zijn minder tijd kwijt aan de handmatige invoer van documenten en gegevens en versnelt processen vanaf het moment van opname in het systeem.

Wat is OnBase software?

OnBase is één platform dat Enterprise Content Management (ECM), Case Management, Business Process Management (BPM), Document capture verstrekt op basis van één database, codebase en archief. Enterprise File Sync and Share (EFSS) voor het OnBase platform is beschikbaar met onze complementaire oplossing, ShareBase. 

OnBase is een platform waarmee je snel applicaties kunt ontwikkelen met behulp van een ‘point and click’ systeem. Dit systeem helpt je om in de hele organisatie informatie gestuurde processen te stroomlijnen.

Lees hier meer over het OnBase platform
Onbase software Xtandit

Wat is document capture software?

Document Capture software is software die zorgt voor het digitaliseren van documenten en het automatisch verwerken van gescande documenten of het importeren van documenten uit verschillende bronnen. Denk hierbij aan e-mail, de verschillende Office programma’s, portals en websites.

Belangrijkste functionaliteiten OnBase capture:

  • SharePoint-sites, bestandsshares en FTP-sites: OnBase kan elektronische documenten vanuit al deze bronnen vastleggen en gebruikt de beschikbare metadata voor indexering en classificatie.
  • Toepassingen die documenten genereren: In OnBase kunt u ASCII-, PCL-, AFP-, DJDE-, PDF- en XML-gegevensstromen importeren, meteen vanuit de toepassingen waarin ze zijn gegenereerd.
  • Mail- en faxservers: OnBase kan worden geïntegreerd met tal van toonaangevende mail- en faxservers. Ontdek hoe je e-mails en faxen rechtstreeks in uw ECM-systeem importeert en wat daarvan de voordelen zijn.
  • Aparte documenten ’on demand’ vastleggen: Met OnBase kun je documenten vastleggen op het moment dat ze worden gemaakt. Bovendien biedt OnBase veel verschillende manieren om dit proces zo makkelijk mogelijk te maken.

Voordelen OnBase capture

Het vastleggen van gegevens in OnBase zorgt ervoor dat zakelijke documenten automatisch geclassificeerd worden, belangrijke informatie eruit gehaald wordt en relevante systemen bijgewerkt worden.

Met OnBase zijn medewerkers minder tijd kwijt aan handmatige documentverwerking. Dit biedt de volgende voordelen:

  • Verlaagde kosten: reductie van arbeidskosten en kosten van documentverwerking
  • Versnelde bedrijfsprocessen door automatisering
  • Verbeterde service: medewerkers beschikken altijd over up-to-date, nauwkeurige informatie

Papieren documenten ordenen met OnBase

OnBase helpt je orde te scheppen in de papieren chaos in de organisatie. Het platform is geschikt om met iedere scanner die voldoet aan de TWAIN-, ISIS- of Kofax-industriestandaarden. Van multifunctionele printers waarmee losse pagina’s gescand kunnen worden tot systemen die duizenden pagina’s kunnen scannen per uur. OnBase beschikt over een groot aantal scansoftware opties, die speciaal zijn ontwikkeld om aan de eisen van verschillende organisaties te voldoen.

De verschillende scanmogelijkheden van OnBase:

  • Hoge volumes en batches scannen: wanneer je dagelijks tot duizenden pagina's moet scannen.
  • Lage volumes en on-demand scannen: gebruikers kunnen documenten scannen zodra deze bij de organisatie binnenkomen en daarvoor de apparaten gebruiken die hiervoor het meest geschikt zijn.
  • Handmatige indexering beperken of overbodig maken: door middel van barcodes, Advanced Capture en integratiemogelijkheden maakt OnBase de organisatie minder afhankelijk van handmatige indexering.

Elektronische documenten vastleggen

Naast papieren informatie, is het minstens zo belangrijk om optimaal gebruik te maken van digitale bedrijfsinformatie. Digitale informatie staat vaak verspreid over gedeelde en persoonlijke e-mailboxen, faxservers, bestandsshares, Microsoft SharePoint-sites en andere bedrijfssystemen.

Elektronische documenten die geïmporteerd zijn in OnBase, kunnen in combinatie met andere belangrijke bedrijfscontent beheerd worden. Zo beschik je over gecentraliseerde informatie, en dat biedt de volgende voordelen:

  • Veilige toegang tot alle belangrijke informatie
  • Alle gerelateerde informatie door bedrijfsprocessen routeren
  • De volledige cyclus van bedrijfsrecords beheren
  • Kijk hieronder welke opties je hebt om elektronische documenten in OnBase te importeren

Innovatieve technologie voor

Voor elk soort document dat je in het proces invoert, zoals een getypte brief of een handmatig ingevuld formulier, gebruikt OnBase verschillende geavanceerde technologieën, waaronder:

  • Optical Character Recognition (OCR) om machinaal gedrukte tekens te extraheren
  • Intelligent Character Recognition (ICR) om handgeschreven tekens te extraheren
  • Optical Mark Recognition (OMR) om een geselecteerde optie in een keuzelijst te herkennen (zoals vinkjes in selectievakjes)
  • Barcodeherkenning om barcodegegevens in het document te extraheren

GDPR compliance met OnBase

Gebruik het OnBase platform om oplossingen te ontwikkelen die de organisatie helpen te voldoen aan de Europese privacywet General Data Protection Regulation.

Lees hier alles over OnBase en dataveiligheid
dataveiligheid

Onze experts staan altijd voor je klaar!

Benieuwd of OnBase software past bij jouw organisatie? Onze experts staan voor je klaar.

LAAT EEN TERUGBELVERZOEK ACHTER
expert software 2