Onbase software Xtandit

OnBase en de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)

Een enorme berg informatie die maar blijft groeien. Hoe zorg je er als organisatie voor dat al die informatie niet alleen snel en goed toegankelijk is, maar je ook helpt te voldoen aan de nieuwe, strengere Europese privacywetgeving AVG? OnBase is een informatieplatform dat organisaties helpt om veilig om te gaan met data.

OnBase helpt te voldoen aan GDPR compliance

Alle organisaties krijgen te maken met deze nieuwe Europese privacywetgeving. Om de organisatie hier goed op voor te bereiden, is het verstandig te investeren in slimme technologische oplossingen. Het OnBase platform biedt hulp bij de volgende zaken:

Security en de bescherming van data

De invoering van de AVG vereist dat organisaties maatregelen treffen om gevoelige en persoonlijke informatie te beschermen. Het OnBase platform is zeer veilig ontworpen, vanaf het ontwerp tot aan de support na de implementatie. Een speciaal security team is continue bezig de beveiligingsprotocollen te verbeteren. Samen met sterke versleuteling zorgen onze inspanningen ervoor dat persoonlijke gegevens en documenten voortdurend beveiligd zijn. Het maakt niet uit of de documenten gebruikt of verstuurd worden, of alleen maar opgeslagen staan. Ingebouwde functionaliteiten zoals strikte eisen aan het wachtwoord en veel mogelijkheden op het gebied van rechtenbeheer, zorgen ervoor dat je altijd de controle houdt over de informatie. De organisatie bepaalt wie precies toegang heeft tot welke documenten, en wat hij of zij kan doen met de documenten.

Recht om vergeten te worden en records management

Organisaties kunnen OnBase gebruiken om individuele privacyrechten te waarborgen, doordat ze informatie veilig bewaren, te beschermen en te vernietigen. Dit ondersteunt de GDPR privacymandaten, zoals het recht van een persoon om ‘vergeten te worden’. Door gebruik te maken van voor gedefinieerde regels kan OnBase het records managementproces volledig automatisch uitvoeren. Door het proces van het bewaren en vernietigen van gevoelige documenten te stroomlijnen wordt de kans op imago schade en een eventuele  boete een stuk kleiner. Organisaties kunnen bewaartermijnen instellen op basis van wettelijke normen of automatische verwijdering instellen op basis van een specifieke gebeurtenis of specifiek verzoek.

Compliance gerelateerde processen stroomlijnen

Met configureerbare workflowautomatisering en case management functionaliteiten kun je de processen stroomlijnen die gerelateerd zijn aan GDPR-compliance. Hieronder verstaan we bijvoorbeeld het tracken van informatie over gearchiveerde documenten, het zorgen voor reminders voor komende audits, de stappen doorlopen die nodig zijn om te voldoen aan de regel ‘het recht om vergeten te worden’ en het op de hoogte houden van betrokken partijen bij security problemen of dataverlies. Oplossingen kunnen ontworpen worden om de registratie van controles, audits, resultaten, afwijkingen en corrigerende acties te volgen. Inzichten worden gedeeld via rapportagedashboards. OnBase kan organisaties ook helpen bij het beheer van intern beleid en procedures die de GDPR compliance ondersteunen. De automatische verspreiding van de policies, de digitale bevestiging door ontvangers en rapporten van erkenningen en achterstallige betalingen, zorgen organisaties ervoor dat medewerkers getraind zijn voor de nieuwste normen op het gebied van gegevensprivacy.

Databeheer en vindbaarheid

De GDPR eist van organisaties om gevoelige en persoonlijke data efficiënt en veilig te beheren. Ook moeten organisaties op verzoek specifieke data kunnen laten zien. OnBase voorziet organisaties in de mogelijkheid om content te taggen met gerelateerde metadata. Informatie kan opgeslagen worden naast het document zelf om alle gerelateerde inhoud dynamisch te koppelen. Zo kunnen gebruikers snel alle informatie vinden voor een bepaalde klant, over een bepaalde case, een incident of een verzoek.

Audits en rapportage

OnBase zorgt voor een logboek, waarin bijvoorbeeld te zien is wanneer een gebruiker heeft ingelogd, welke gegevens hij of zij bekijkt en welke documenten bewerkt worden. Geautoriseerde leidinggevenden en beheerders hebben toegang tot dit logboek om ervoor te zorgen dat iedereen die toegang heeft tot persoonlijke informatie het beleid van de organisatie of van de industrie volgt. Auditinformatie kan zelfs via een beveiligde website beschikbaar worden gesteld aan externe auditors. Dit kan helpen om boetes te vermijden.

Wat is de Algemene Verordening Gegevensbescherming?

De Algemene verordening gegevensbescherming (AVG of GDPR) is de nieuwe Europese privacywet. Met de invoering van deze Europese privacywet zijn organisaties verplicht om maatregelen te nemen op het gebied van privacy in de verwerking van persoonsgegevens. Organisaties hebben tot 25 mei 2018 om hun organisatie klaar te stomen voor deze nieuwe wet. Na deze datum gaat de Autoriteit Persoonsgegevens streng controleren en boetes uitdelen als organisaties te maken krijgen met datalekken die ze eigenlijk hadden kunnen voorkomen. De huidige Nederlandse privacywet, de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) komt te vervallen op 25 mei 2018.

Lees meer over de AVG
Data security Xtandit

Wat is OnBase software?

OnBase is één platform dat Enterprise Content Management (ECM), Case Management, Business Process Management (BPM), Document capture verstrekt op basis van één database, codebase en archief. Enterprise File Sync and Share (EFSS) voor het OnBase platform is beschikbaar met onze complementaire oplossing, ShareBase. 

OnBase is een platform waarmee je snel applicaties kunt ontwikkelen met behulp van een ‘point and click’ systeem. Dit systeem helpt je om in de hele organisatie informatie gestuurde processen te stroomlijnen. 

Lees meer over het OnBase platform

Onze experts staan altijd voor je klaar!

Benieuwd of OnBase software past bij jouw organisatie? Onze experts staan voor je klaar.

LAAT EEN TERUGBELVERZOEK ACHTER
expert software 2