digitaliseert papieren archief

Xtandit digitaliseert papieren archief met Xtendis

Om efficiënt, transparant en overzichtelijk te werken heeft Xtandit het hele papieren archief gedigitaliseerd met Xtendis

Xtandit werkt volgens de own use filosofie. Alles wat wij verkopen aan onze klanten, gebruiken we ook zelf. Daardoor leren we het product door en door kennen en kunnen we onze klanten gemakkelijk een kijkje in de keuken geven. Zo is het ook gegaan met Xtendis, de oplossing waarmee we ons hele papieren archief hebben gedigitaliseerd.

Bas van Meurs, al 15 jaar werkzaam bij Xtandit als IT Specialist, is fan van deze aanpak. “Xtandit heeft een behoorlijke transformatie doorgemaakt. We hebben de afgelopen jaren een sterke verschuiving zien plaatsvinden van papier en analoog naar digitaal. Klanten willen steeds meer documenten digitaal hebben, zodat ze er snel bij kunnen. Ook bedrijven bewegen daar naartoe. Je moet je mensen dus de juiste spullen geven om ook zakelijk gezien alles te kunnen doen op welk apparaat ze maar willen, waar en wanneer ze maar willen. Daarom zijn wij ons steeds meer gaan focussen op het digitaliseren van onze processen. Met de kennis die we opdoen kunnen we ook onze klanten weer beter van dienst zijn.”

Voor welke uitdaging stond Xtandit?

Als een salesmedewerker van Xtandit voorheen zijn order compleet had, verzamelde hij die stapel documenten in een ordner en archiveerde die op zolder. “Als je dan bijvoorbeeld een inkoopfactuur nodig had, liep je naar de zolder om in een grote ordner op jaartal naar die factuur te zoeken. Dat moet slimmer, handiger en efficiënter kunnen, dachten wij”, vertelt Van Meurs.

Met Xtendis heeft Xtandit het hele papieren archief gedigitaliseerd. Van Meurs: “We hebben een mooie grote scanner aangeschaft en al die dossiers te gedigitaliseerd. We kunnen nu veel makkelijker de juiste documenten terugvinden.”

Als je bijvoorbeeld een inkoopfactuur nodig had, liep je naar de zolder om in een grote ordner op jaartal naar die factuur te zoeken

Bas van Meurs
IT Specialist Xtandit

Wat zijn de voordelen van Xtendis?

Van Meurs: “Door middel van OCR worden de facturen herkend, zodat ze met één druk op de knop terug te vinden zijn. Iedereen kan erbij, wanneer hij maar wil en waar hij ook is. De mensen van de administratie, die vroeger inkoopfacturen met een stempel goed moesten keuren en bedragen over moesten typen in het systeem, hoeven de online documenten nu alleen nog maar te controleren. Als het om een kostenfactuur gaat, wordt die in een workflow constructie aangeboden bij de verantwoordelijke, die hem digitaal ontvangt en kan accorderen. Het is overzichtelijk, transparant en je raakt niets meer kwijt.”

Hoewel hij het super vindt dat de digitalisering het mogelijk maakt om veel efficiënter te werken, wijst Van Meurs er wel op dat we het veiligheidsaspect niet uit het oog moeten verliezen. “Zeker nu de regels flink zijn aangescherpt met betrekking tot de Wet Bescherming Persoonsgegevens en de meldplicht datalekken, is het nog belangrijker om te zorgen dat je documenten op een veilige plek zijn opgeborgen. Ook daar is bij Xtendis aan gedacht. We hebben Xtendis in onze eigen veilige IT omgeving geïmplementeerd, zodat niet zomaar iedereen bij de gevoelige informatie kan.”

Uitgelicht: Xtendis

Met Xtendis software van Expansion zijn digitale documenten altijd direct beschikbaar. Xtendis zorgt dat klanten direct antwoord kunnen krijgen op hun vragen en dossiers compleet en veilig zijn. Bij implementatie en beheer combineren Xtandit en Expansion de kracht van hun teams voor het beste resultaat.

Lees meer
Digitaal archief optimaliseren met Xtendis
Bas van Meurs
IT Specialist
06-43362205
Bas van Meurs Xtandit