van roon header

Van Roon, Saly en partners gerechtsdeurwaarders

Het gerechtsdeurwaarderskantoor als stoffige papierwinkel? Zeker niet voor Van Roon, Saly en partners gerechtsdeurwaarders. Oprichter Paul van Roon had genoeg van al dat papier en koos voor digitalisering van het archief én de dagelijkse papierwinkel. Samen met Xtandit zocht hij naar een innovatieve manier om dit te realiseren. Van Roon koos voor de digitale pen van PlanetPress. Xtandit verzorgde een op maat gemaakte oplossing.

Wat doet Van Roon, Saly en partners gerechtsdeurwaarders?

Dat Van Roon 30 jaar geleden in zijn eentje begon, is nu moeilijk voor te stellen. Het bedrijf telt inmiddels 18 medewerkers, die tezamen 15 duizend lopende zaken behandelen. “We zijn toegespitst op het hele juridische proces. We geven onze opdrachtgevers advies, incasseren vorderingen, doen procedures voor ze. Het grote verschil met een incassobureau is dat wij daadwerkelijk afdwingen. Dat heeft voor onze opdrachtgevers het grote voordeel dat ze het hele traject bij één partij neer kunnen leggen. Daar waar een advocatenkantoor en een incassobureau alleen maar kan dreigen, kunnen wij ook echt actie ondernemen. Zo kunnen we procederen en een uitspraak van de rechter ook in uitvoer brengen. We hoeven dus geen derden in te schakelen om resultaat te behalen.” Het klantenbestand van het deurwaarderskantoor ziet er gevarieerd uit.  “Ons kantoor is laagdrempelig, dat zie je ook terug in ons klantenbestand. We werken voornamelijk voor het midden- en kleinbedrijf, gemeenten, advocaten, verhuurders en medisch specialisten. Ook voor andere overheidsinstanties.”

Welke trends ziet Van Roon, Saly en partners in de branche?

Een belangrijke trend die van invloed is op de deurwaardersbranche, is de digitalisering. “Van oudsher is onze branche een echte papierwinkel. Onze medewerkers waren altijd veel tijd kwijt aan het scannen, printen, archiveren en handmatig invullen van documenten.”

Een goed voorbeeld hiervan is de procedure die bij een bezoek aan een schuldenaar moet worden gevolgd. “De schuldenaar krijgt een document overhandigd dat moet worden ingevuld. De gerechtsdeurwaarder vult dit document in. Terug op kantoor moeten er nog twee exemplaren ingevuld worden. Vervolgens moeten de documenten naar de juiste personen verstuurd en op de goede manier gearchiveerd worden.”

Bij welke uitdaging heeft Xtandit hulp kunnen bieden aan Van Roon, Saly en partners?

Van Roon ziet digitalisering als een grote kans. “Enerzijds verwachten onze klanten en schuldenaars veel meer inzicht in lopende zaken. Dan ontkom je niet aan digitale dossiers. Anderzijds wilden we zelf ook graag aan de slag met nieuwe technologieën die ervoor zouden zorgen dat we meer tijd aan de inhoud van ons vak kunnen besteden. Wij zien de digitalisering als een bevrijding.”

Betine van Seventer is deurwaarder en regelt daarnaast de dagelijkse gang van zaken bij Van Roon, Saly en partners. Zij ging op zoek naar een oplossing om tijd te besparen. “We dachten, dat scannen en invullen moet makkelijker kunnen. Ik ging op zoek op internet naar een tijdbesparende scanoplossing. Zo kwam ik de digitale pen op het spoor én zag ik dat Xtandit die aanbood.”

Invulling van het digitaliseringsproces

Xtandit heeft Van Roon, Saly en partners vervolgens geholpen bij het invullen van het digitaliseringsproces. “Wij hebben gekozen voor PlanetPress. De digitale pen is een onderdeel van deze oplossing.” Met deze geïntegreerde oplossing heeft het bedrijf het papieren archief en de 15 duizend lopende zaken gedigitaliseerd. Documenten worden bijvoorbeeld automatisch opgemaakt, gesorteerd en gearchiveerd. Het is ook mogelijk om documenten met een digitale pen van afstand aan te passen.

Lees meer over PlanetPress
planetpress capture onthego ERP

Hoe werkt de digitale pen en wat zijn de voordelen?

“In de digitale pen zit een camera die registreert wat er opgeschreven wordt”, legt Seventer uit. “Deze gebruiken we als we op pad gaan naar de schuldenaars. Vroeger moesten alle documenten in drievoud ingevuld worden. Eén daarvan werd bij de schuldenaar ingevuld, de andere twee exemplaren werden op kantoor met de hand ingevuld. Daarna moesten de formulieren ingescand worden. Nu 'leest' de pen wat er opgeschreven wordt op het document bij de schuldenaar. Binnen enkele ogenblikken worden deze gegevens automatisch overgenomen op de andere twee documenten, die digitaal gearchiveerd zijn.” Behalve veel kostbare werktijd, heeft deze investering de deurwaarders een forse besparing opgeleverd. “We kunnen nu toe met 3 FTE minder. Dat is nogal wat.”

Behalve veel kostbare werktijd, heeft deze investering de deurwaarders een forse besparing opgeleverd.

Betine van Seventer
Van Roon, Saly en partners gerechtsdeurwaarders

Hoe verliep de samenwerking met Xtandit?

Zowel Van Roon als Seventer zijn tevreden over de samenwerking met Xtandit. In eerste instantie leek het niet mogelijk voor het deurwaarderskantoor om met de digitale pen te gaan werken. Dit had te maken met specifieke wensen die te maken hebben met de branche. Ze bespraken het probleem met Xtandit. Daarop werd besloten dat Xtandit maatwerk zou gaan verzorgen. “Xtandit heeft het product voor ons doorontwikkeld zodat het voldeed aan onze wensen”, vertelt Seventer. De digitale pen wordt nu – naar tevredenheid – gebruikt door de deurwaarders die op pad zijn naar schuldenaren. “We wisten wel waar we uit moesten komen, maar we wisten niet hoe we daar moesten komen. Xtandit heeft ons geweldig geholpen.”

Roberto van den Heuvel
Manager Consultancy & Solutions
06-43362248
Roberto van den Heuvel Xtandit