Van Gelder Referentiecase Xtandit

Van Gelder

Nu kunnen we met één druk op de knop een factuur terugvinden

Snelheid en efficiëntie staan voorop bij Van Gelder, groothandel in groenten en fruit. Demis van Kouwen werkt er al zes jaar als bedrijfsmanager. Van Gelder levert dagelijks een breed assortiment groenten en fruit aan hun 4.000 klanten in de foodservice markt. Om zich volledig op die core business te kunnen storten wil het bedrijf niet teveel tijd kwijt zijn aan bijzaken, zoals facturering. Samen met Xtandit ging Van Gelder op zoek naar een oplossing om sneller en efficiënter te kunnen factureren. De keuze viel op Xtendis.

Wat doet Van Gelder?

Bij Van Gelder Groenten en Fruit gaan de werkzaamheden 24 uur per dag door. “Onze 350 medewerkers werken in ploegendiensten”, vertelt Van Kouwen. Hij is verantwoordelijk voor de interne processen bij Van Gelder. “Klanten kunnen ’s avonds om 22.00 uur iets bestellen wat wij de volgende ochtend om 5.00 uur leveren. Die korte doorlooptijd heeft veel impact op onze interne organisatie. Het bestelproces kan pas worden opgestart op het moment dat de klant bestelt. Daar zijn wij volledig op ingericht. Dat betekent dat onze systemen dermate goed uitgerust moeten zijn dat ze altijd beschikbaar zijn. Bijna elke vijf minuten synchroniseren we de voorraden en onze inkopers hebben allemaal een eigen productgroep die ze continu monitoren. Zo wordt elke piek of daling in het assortiment of in de vraag en aanbod direct opgemerkt en doorgezet naar de leveranciers, zodat het allemaal precies op tijd binnenkomt en uitgeleverd wordt.”

Van Gelder levert niet alleen onbewerkte groenten en fruit zoals komkommers en tomaten maar ook bewerkte producten zoals salades, rauwkosten, snackfruit of smoothies. Van Kouwen: “Klanten kiezen voor ons omdat wij een breed assortiment hebben, altijd klasse 1 kwaliteit en dagvers. We kopen onze groenten groot in over de hele wereld, bewerken het hier en zetten het door naar onze klanten op de foodservicemarkt. Denk daarbij aan hotels, cateraars, snackbars, restaurants maar ook de Eerste en Tweede Kamer.”

“Dat Xtandit bewezen ervaring heeft met ons ERP pakket 'Heart-Profit', was een grote pré voor ons

Van Kouwen
Bedrijfsmanager - Van Gelder

Bij welke uitdaging heeft Xtandit, samen met implementatiepartner Expansion, Van Gelder kunnen helpen?

Van Gelder is een groeiend bedrijf en met de jaren merkten ze dat ze steeds meer tijd kwijt waren met het verwerken van inkomende facturen. Van Kouwen: “Het boeken van inkomende goederenfacturen was een heel intensief proces. Op gegeven moment was een medewerker daar bijna fulltime mee bezig. Terwijl het een indirecte kostenpost is die je eigenlijk zo laag mogelijk wilt houden.”

Daar kwam bij dat facturen niet snel vindbaar waren. “De facturen werden verzameld bij de administratie en uitgegeven over verschillende afdelingen. Daardoor wisten we niet altijd waar een factuur zich bevond. Als een klant of collega een vraag had over een factuur dan kwam daar een hele zoektocht bij kijken. We zijn op zoek gegaan naar een oplossing om dat proces te verbeteren.”

Toen Van Gelder in contact kwam met Xtandit was er al snel een klik. “Dat Xtandit tezamen met implementatiepartner Expansion bewezen ervaring heeft met ons ERP pakket 'Heart-Profit', was een grote pré voor ons. Daardoor konden ze ons proces goed begrijpen. We zijn een fijne samenwerking aangegaan”, vertelt Van Kouwen. 

De implementatie was een intensief proces dat volgens Van Kouwen snel geregeld was. “Wij hebben eerst de interfacing tussen Heart-Profit en Xtendis geanalyseerd en opgezet. Daarna hebben we gezorgd dat de leveranciers hun facturen op de juiste manier aanleveren, via de mail in PDF met een vermelding van het inkoopordernummer. Dat is tegenwoordig eigenlijk standaard. Daarna konden we starten. Dat opstartproces was twee weken intensief omdat alles nieuw was, daarna ging het bij ons vlekkeloos.”

Wat zijn de voordelen van Xtendis?

De digitaliseringsslag die Van Gelder gemaakt heeft, levert het bedrijf een grote tijdsbesparing op. Van Kouwen: “De facturering kost nu nog maar één uur per dag voor één medewerker. Daardoor hebben we nu veel meer tijd om met onze core business bezig te zijn.”

Lees meer over Xtendis
xtendis

De leveranciers van Van Gelder genieten ook mee van de voordelen van Xtendis. “We hebben nu een veel kortere doorlooptijd in ons administratieve proces. Binnen één of twee dagen is een factuur verwerkt en staat de betaling klaar. En als een leverancier belt met een vraag over een factuur, kunnen we die met één druk op de knop terugvinden”, vertelt Van Kouwen.

Dit was voor ons de eerste stap in het digitaliseringsproces, we hebben ook al met Xtandit en Expansion gesproken over een oplossing voor onze personeelsdossiers en leveringsbonnen

Van Kouwen
Bedrijfsmanager - Van Gelder

Hoe is de samenwerking verder verlopen?

De samenwerking is goed bevallen. Van Kouwen: “Xtandit en Expansion werken super goed samen, wat maakt dat je heel snel kunt schakelen en waar nodig ook echt maatwerk mogelijk is. Als wij een probleem hebben moet het eigenlijk binnen een paar uur opgelost zijn. Tijdens de implementatie konden wij direct schakelen met de projectmanager van Xtandit. Dat is de enige manier om een project werkende te kunnen krijgen en daar zijn ze heel goed in.”

Van Kouwen: “Dit was voor ons de eerste stap in het digitaliseringsproces, we hebben ook al met Xtandit gesproken over een oplossing voor onze personeelsdossiers en leveringsbonnen. Digitaliseren is voor ons heel belangrijk, we kunnen er veel tijd mee besparen en onze processen veel efficiënter vormgeven, zodat we meer tijd kunnen besteden aan onze core business – onze klanten voorzien van verse groenten en fruit.”

Randel Huese
Account Manager Document Process Solutions
06-43362275
Randel Huese Xtandit