Hoe bespaart Telrol tijd op het bestellen van papier en toners?

Bekijk de case
video telrol

Toen Aren Slootweg in 2009 bij The Labelmakers groep in dienst kwam als hoofd ICT was er een printerpark met een grote diversiteit aan machines en toners op voorraad. Er werd ingegrepen: het hele printerpark wordt nu beheerd door Xtandit . Het  voorraadbeheer van de toners is geautomatiseerd door over te stappen op Managed Supplies Services. Met aantrekkelijke tarieven trok Xtandit deze werkzaamheden naar zich toe.

We waren misschien wel drukker met zorgen dat de printers bleven draaien dan dat we met onze ICT job bezig waren.

Aren Slootweg
Hoofd ICT afdeling Telrol

Over The Labelmakers Group 

Het printerpark van The Labelmakers Group staat verspreid over 5 vestigingen. De printers  zijn allemaal door middel van een VNP verbinding verbonden met de hoofdvestiging in Almere. Voor de ICT afdeling is het een uitkomst dat er nu automatisch toners worden verstuurd wanneer deze nog 20 % resterend zijn. Vanuit Woerden worden de toners en cartridges naar de desbetreffende printer verstuurd. Zo heeft de ICT afdeling meer tijd voor andere projecten. Eén van deze projecten is het verminderen van het aantal afdrukken door te digitaliseren. Ook hier denkt Xtandit in mee, met zo'n 850.000 tot 900.000 afdrukken op jaarbasis is daar vast winst in te behalen.

Waar zijn de bedrijven van The Labelmakers Group gevestigd?

The Labelmakers Group bestaat uit de volgende bedrijven: Telrol, Ph Labels, Kolibri Labels, L & G en HCCP Labels. Kolibri labels is gevestigd in ’s Heerenberg en alle andere bedrijven zijn gevestigd in Almere waar ook het logistiek centrum is.

Wat is jullie afzetmarkt?

Eigenlijk is dat iedere branche waar zelfklevende etiketten worden gebruikt. Hoofdzakelijk in de foodsector, de retailers en de pre-packers. Maar ook in de cosmetische, chemische, en de farmaceutische industrie, noem het maar op.

In gesprek met Aren Slootweg, hoofd ICT afdeling

Hoe zijn jullie in contact gekomen met Xtandit?

Xtandit was bij ons al papierleverancier. Voor de printers hadden we een oplossing van een andere leverancier. Daar waren we niet geheel tevreden meer over, die oplossing begon na 3 jaar een beetje te duur aan te voelen.  

Dit was de aanleiding dat we naar andere mogelijkheden zijn gaan kijken. Aangezien Xtandit naast papier ook printers en allerlei hieraan gerelateerde diensten aanbiedt, wilde we graag met Xtandit het gesprek aangaan.

Hoe heeft Xtandit jullie geadviseerd?

We hadden een bepaalde printoplage en deze cijfers hebben we aan Xtandit gegeven. Op basis daarvan hebben zij een voorstel uitgebracht. We hadden daarbij geen prijs genoemd, enkel aantallen.

Xtandit kwam aanzienlijk voordeliger uit de bus en de service was ook nog eens uitgebreider, namelijk de totaal oplossing Managed Supplies Services.

We hadden hierbij de keuze uit het huismerk, Xerox voor HP en de originele HP toners. Na testen is de keuze gevallen op de Xerox toners geschikt voor HP printers.

Hoe lang is de Managed Supplies Services nu actief?

Het is actief sinds juli 2013. Er draait een programma, de Xerox Device Agent (XDA) op de achtergrond, dat continu de status van alle printers registreert.  De servicedesk van xtandit krijgt van de XDA tool deze informatie weer door. Als de verbruiksmaterialen onder de 20% vulling uitkomen, dan zorgt de servicedesk van Xtandit ervoor dat er een bestelling onze kant op komt.  

Wat betekent “Managed Supplies Services” voor jullie?

Toen ik in dienst kwam moest ik flink aanpakken. Er is een grote diversiteit aan printers, waar je allemaal wel een aparte set toners voor op voorraad moest houden. We waren drukker met te zorgen dat de printers bleven draaien dan dat we met onze ICT job bezig waren.

Nu hebben we er geen omkijken meer naar. De printers moeten gewoon draaien.

Hoe helpt Xtandit jullie om nog efficiënter te werken?

Regelmatig evalueren we de situatie door middel van rapportages. In deze rapportages staan de gemiddelde afdrukvolumes per maand, gemiddelde afdrukprijzen, gemiddelde kosten per maand en de tellerstanden per printer vermeld. Daarbij wordt er ook aangegeven wat de locatie is van de printer.

Er wordt meegedacht met ons als ICT-ers of er printers efficiënter kunnen worden ingezet. Veranderingen in de workflow van het bedrijf brengt veranderingen in de belasting van de printers met zich mee. Door informatie van de XDA kan er precies aangegeven worden hoe het printerpark efficiënter ingedeeld kan worden.  

In  gesprek met Martin van Erkel, systeembeheerder The Labelmakers Group

Wat is jouw relatie met Xtandit?

Ik neem de verbruiksmaterialen voor de printers in ontvangst. Het is ideaal dat de printers  via de XDA tool aan de servicesdesk van Xtandit doorgeven dat er binnenkort een verbruiksmateriaal vervangen moet worden . Op deze manier grijpen we nooit mis!

Hoe belangrijk is het dat de toners altijd op voorraad zijn?

Mensen willen altijd kunnen printen. Al is het maar een simpele e-mail of een presentatie. Daarom is het belangrijk dat er altijd toners op voorraad zijn, maar wel een  minimale voorraad.

Hoe werkt het in de praktijk voor jou?

Het is nu sinds de zomer van 2013 actief. Het loopt soepel. De toners komen op tijd binnen. Het is zo geregeld dat de printer bij ongeveer 20% zelf een bestelling doet bij Xtandit.

Gaat dat zo bij elke printer op elke vestiging?

Iedere printer heeft zijn eigen serienummer. Xtandit weet waar elk serienummer staat.

Hoe word je op de hoogte gehouden?

Van elke bestelling wordt een e-mail gestuurd, dat de machine een bestelling heeft gedaan. Er komt ook een e-mail wanneer er een vertraging is met de levering.  En we worden goed op de hoogte gehouden door de rapportages.

Kunnen jullie in de rapportages zien of er bespaard wordt?

We krijgen een mooi overzicht van Xtandit waarin o.a. staat wat de gemiddelde afdrukprijs is per printer. Wij kunnen die dan vergelijken met het initiële plan dat we samen hebben gemaakt. We zijn nu een jaar verder en de besparing is inderdaad wat we voor ogen hadden.

Wat maakt dat het klikt met Xtandit?

Je kunt snel schakelen met Xtandit. Bij Xtandit zijn de lijnen kort, dat werkt erg prettig.

Wat echt ideaal is, is dat de printer zelf via de XDA tool meldt wat voor supplies die nodig heeft.

Aren Slootweg
Hoofd ICT afdeling Telrol