schipper accountants header

Schipper Accountants

Bij Schipper Accountants produceren ruim 300 medewerkers samen 5 tot 6 miljoen printjes per jaar. Xtandit hielp bij het herinrichten en optimaliseren van het printerpark en de software in de 11 kantoren van de Schipper Groep.

Accountancy en fiscale dienstverlening vormen de hoofdmoot van de werkzaamheden van de Schipper Groep. Al sinds 1938 houdt het bedrijf zich daar mee bezig. Vanuit het Zeeuwse Goes groeide het bedrijf van een eenmanszaak uit naar ruim 300 medewerkers in 11 kantoren in de regio zuidwest Nederland. De Schipper groep houdt zich daar bezig met organisatie advies, human resource management, pensioenadvisering en corporate finance. De bedrijfsactiviteiten gaan gepaard met grote hoeveelheden documenten die toegankelijk en beheersbaar moeten blijven. Voor Xtandit een fantastische kans om te laten zien wat er op dit gebied mogelijk is.

Ondernemen doe je samen met je klanten, medewerkers én leveranciers.

Bert Kole
Schipper Accountants

In gesprek met Bert Kole, directeur Schipper Accountants.

Als directielid ben ik verantwoordelijk voor de stafdiensten, waaronder onze  ICT afdeling. Ik zit samen met nog 2 directeuren in het dagelijks bestuur, waarbij we de dagelijkse gang van zaken coördineren voor een directie team van 20 directeuren.

Wat voor klanten bedienen jullie?

We bedienen het MKB in de volle breedte. Van eenmanszaken tot grote bedrijven met 100 tot 150 man. In onze regio gaat het met name om de horeca en het toerisme. Transport en logistiek is belangrijk voor onze vestigingen in Oud Beierland en Rotterdam. Onze Brabantse kantoren zijn weer sterk in de agrarische sector.

Hebben jullie ook een specifieke manier van aanpak?

We proberen altijd om het probleem van de klant helder te krijgen. Vervolgens bepalen we wie het best die klus kan klaren. Die zoekt er dan vaak specialisten bij in de onderneming om dat samen mee te doen. Het zit niet meer alleen in het boekhouden en de cijfers, maar meer in wat je ermee kunt en hoe je dat je klant brengt.

Wat is de gedachte achter jullie slogan: ondernemen doe je samen?

Wij willen dat onze klanten optimaal rendement halen uit hun onderneming. Daar staan we ze op alle fronten in bij. We zeggen ook intern dat we samen met al onze mensen aan het ondernemen zijn. Je kunt niet alles zelf, je moet het samen met je collega specialisten doen. En ook met derden, zoals bijvoorbeeld notarissen.

In gesprek met Kees Mol, ICT manager  Schipper Accountants.

Ik werk bij Schipper Accountants als ICT manager op het hoofdkantoor in Goes sinds 1980. Ik heb in de loop der jaren de volledige automatisering begeleid. In het begin werd er op de typemachine gewerkt om de jaarrekening te typen, later kwam er een tekstverwekker. Het hele proces is nu geautomatiseerd.

Xtandit is tot het uiterste gegaan om een goede samenstelling voor ons te krijgen.

Kees Mol
Schipper Accountants

Wat krijgen jullie allemaal binnen aan documenten?

Wij krijgen van de klanten allerlei soorten documenten binnen. Veel belastingaanslagen, bonnen van aangeschafte materialen, afrekeningen van bedrijfsverenigingen, noem het maar op. Zelf produceren we nog veel meer documenten. Zoals jaarrekeningen die uit een groot aantal blaadjes bestaan. Daarnaast verzorgt onze dochter Sigma personeelsdiensten loonstroken, die maandelijks worden uitgeprint.

Hoe worden de multifunctionals binnen Schipper Accountants ingezet?

De multifunctionals worden veel gebruikt om te scannen en archiveren. Het voordeel van elektronisch opslaan is dat je altijd en overal bij de dossiers kan, zelfs vanuit huis. We werken er efficiënter door en kunnen onze klanten ook sneller te woord staan.

Waarom kozen jullie voor multifunctionals uit  de 75 serie?

Het type sprak ons aan. Je kunt er verschillende snelheden op draaien. We hebben nu op al onze kantoren dezelfde apparaten staan. We kunnen makkelijk onderling uitwisselen omdat ze allemaal dezelfde bediening hebben. Er is nu maar 1 type printer driver, dat is een groot voordeel.

Kun je aangeven hoe de machines bijdragen aan jullie bedrijfsproces?

We gebruiken ze hoofdzakelijk voor het vele printwerk. We zijn gewoon een fabriek die veel papier gebruikt met 5 tot 6 miljoen printjes op jaarbasis. We zien wel een verschuiving doordat de digitalisering zich verder uit gaat breiden.

Wat is jullie ervaring met Xerox printers in combinatie met de software applicaties?

We zijn in het voortraject druk bezig geweest met de experts van Xtandit en hun software partners om te kijken wat de mogelijkheden zijn van de printers in combinatie met de verschillende softwarepakketten. Op dit moment gaat alles perfect. Moet er  wat aangepast worden, dan zijn er korte lijntjes. Updates kunnen daardoor soepel worden uitgevoerd.

Waar gebruiken jullie Equitrac voor?

Tellerstanden bijhouden van de diverse vestigingen, bijvoorbeeld. We maken ook vergelijkingen tussen vestigingen om te zien waar en wie er veel print. Hoe de verhouding is tussen kopiëren en printen. Over 3 jaar gaan we weer vervangen en dan wil je weten wat er wordt geprint en hoe de kleurverhouding is. Het is eigenlijk puur een accounting tool.

Lees hier meer over deze accounting tool
Nuance Equitrac software

Wat kun je over XMS zeggen, de Managed Print Services van Xtandit?

We zijn heel blij met de Managed Print Services van xtandit. Je kunt niet vergeten om toners bij te bestellen. Of om storingen te melden. Dat gaat nu geheel automatisch en hebben wij dus geen omkijken meer naar.  Als dat vroeger gebeurde dan was je zo weer een week verder. En in onze branche is dat funest.

Merk je ook dat je minder gebeld wordt door gebruikers?

De Xerox printers bevallen ons erg goed. We hebben veel minder storingen dan in het verleden toen we nog printers van een ander merk hadden. De gebruikers zijn tevreden.

Jullie werken ook met het 'Follow you' principe?

Ja, dat is makkelijk.  Zit je vandaag op kantoor in Zierikzee en morgen in Tholen, dan geef je een print opdracht en kun je deze print daar via de 'Follow you' code eruit laten komen.

Bekijk of Follow you interessant is voor uw organisatie
follow you equitrac nuance software

Hoe vorderen jullie met de digitalisering van documenten?

We maken vooral gebruik van digitalisering voor onze controle afdeling om documenten per klant in een bepaalde structuur vast te leggen. Het grote voordeel is dat je documenten een keer in scant en dat ze daarna op elk van onze kantoren beschikbaar zijn. En met een druk op de knop kun je ze ook weer mailen naar de klant. Dus die heeft het ook snel.

Wat zijn de sterke punten van Xtandit?

Een goede kennis van de machines en de software die er mee samenwerkt. Daarbij ging Xtandit ten opzichte van de andere leveranciers tot het uiterste om de juiste pakket samenstelling voor ons te verkrijgen. Er werd goed samengewerkt, we hebben er heel prettige ervaringen aan overgehouden.

Ondernemen doe je samen, toch?

Ja. Samen hebben we er naar toe gewerkt om een mooi product en een goede samenstelling van machines en software op te kunnen zetten.

Roberto van den Heuvel
Manager Consultancy & Solutions
06-43362248
Roberto van den Heuvel Xtandit