samskip header

Samskip

Samskip is een grote speler in het containervervoer. Met 1400 medewerkers worden vanuit 20 kantoren over de hele wereld containers getransporteerd. De bijbehorende gigantische documentenstroom wordt in de Rotterdamse haven door 160 man op het hoofdkantoor zo efficient en bedrijfszeker mogelijk verwerkt. Xtandit denkt al sinds 2004 mee en kwam bijvoorbeeld met ColorQubes en Follow me software.

Het multimodaal transportbedrijf Samskip is in 1990 opgericht in IJsland en is intussen een Nederlands bedrijf. Met een constante groei en na verschillende overnames, waaronder Geest North Sea Lines, Seawheel, Coolboxx (nu Samskip Coolboxx) en Van Dieren Maritime (nu Samskip Van Dieren Multimodal) bedroeg de groepsomzet inmiddels 530 miljoen euro in 2012. Samskip Multimodal is één van de activiteiten die actief is in vervoer over zee, binnenwater, weg en via het spoor binnen heel Europa. De enorme papierwinkel die dat elke dag mee brengt moet zo efficiënt en duurzaam mogelijk gerund worden. Al sinds 2004 is het bedrijf klant bij Xtandit. Dit was de enige partij die kon beloven om bedrijfszeker CMR vervoersdocumenten uit te printen in de orde van grootte waarmee Samskip Multimodal dagelijks te maken heeft.

We zochten een partner die CMR formulieren kon printen. Van alle partijen die we spraken, durfde alleen Xtandit het aan.

Elbert van den Bos
Samskip

In gesprek  met Elbert van den Bos, facility manager Samskip.

Elbert van der Bos, facility manager Samskip is verantwoordelijk voor het gebouw, de daarin aanwezige installaties en allerlei diensten zoals schoonmaak, receptie, beveiliging en catering. Ook de multi-functionals en printers vallen onder zijn beheer.

Hoe ziet een logistiek proces er bij Samskip globaal uit?

Wij plannen alles van deur tot deur. Of van kade tot kade. Wat de klant wil. Als een klant ergens een container opgehaald wil hebben, dan regelen wij dat. Als het ergens op een kade moet zijn, als het van de kade een schip op moet, of dat het opgehaald moet worden van een andere kade. We regelen het.

We hebben een heel uitgebreid Europees netwerk. Dat heeft geen van onze concurrenten. Onze boottreinen kunnen tot in de verste hoeken van Europa leveringen brengen. Op de groenst mogelijke manier.

Het klinkt uitdagend om dat allemaal te regelen.

Het is absoluut een uitdagend proces. We hebben een heel goed planning systeem, waar alles in wordt gezet. Van deur tot deur. Van kade tot kade. Treinen, vrachtwagens, boten, het wordt helemaal op elkaar afgestemd.

Wat voor papieren gaan er in dat proces om, om dat goed te begeleiden?

Daar zit een heel grote papierstroom aan vast. Van het sluiten van de overeenkomst tot het afleveren van de lading. Voordat een schip wegvaart komen er een heleboel documenten  los. Van 'Gate-in' tot 'Dangerous goods' manifesten. Als het schip gelost wordt komt daar nog eens zo'n berg bovenop. Dat zijn heel veel documenten.

Wat voor rol spelen CMR documenten?

Het is de standaard vrachtbegeleidingsbrief. Ze moet worden afgetekend voor ontvangst van de container. Uiteindelijk als de lading is afgelost dan komt het CMR document naar ons toe. Wij scannen 'm in en dan wordt ie toegevoegd aan ons dossier. Doormiddel van OCR techniek herkennen we de klant uit het document, zo wordt gelijk de informatie in dat dossier gezet.

Wat is er speciaal aan zo'n CMR document?

Het CMR document bestaat uit 4 vellen. Geel, Wit, Rose en Groen. Dat wordt op een speciale Xerox printer geprint, de phaser 4500 en 5550. In elke la zit een aparte kleur, dat wordt geprint, samengevoegd en geniet. De twee printers die wij in Rotterdam op onze port office hebben staan zijn specifiek voor de CMR documenten. Dat gaat ook op speciaal CMR papier, dat we ook bij Xtandit afnemen.

Waarom hebben jullie voor Xtandit gekozen?

Zij waren de enige leverancier die deze machines en support kon leveren. We hebben toen het speelde in 2004 ook bij andere partijen gekeken, maar die durfden het gewoon niet aan. Xtandit zei: wij doen het. We zetten hier een machine neer op basis van no-cure, no-pay. Sindsdien draait dat én goed ook. Wij zijn heel tevreden over het systeem.

PlanetPress software speelt ook een grote rol, hoe gebruiken jullie dat?

Wij gebruiken het om al die documenten samen te voegen en in een dossier te krijgen. Je kunt overal documenten vandaan plukken en in 1 pakje doorzetten. Zoals CMR's naar elkaar toe sturen, of naar een klant. Met PlanetPress kun je je briefpapier helemaal zelf opmaken. Van blanco papier tot een volledig opmaak. Wij kunnen er ook zelf factuurpapier mee maken, dat zijn we nu aan het opzetten.

Bekijk wat PlanetPress voor u kan doen
planet press connect _ Vritual stationary

Wat is er naast de CMR documentatie nog meer belangrijk voor Samskip bij het printen?

Voor ons is bedrijfszekerheid belangrijk en dat we flexibel zijn met onze printer. We hebben daarom ook een paar ColorQubes staan met het 'Follow you' principe. Dat werkt met pasjes op de multifunctionals.  Wij sturen onze printjes naar een printserver. Dan lopen we naar de multifunctional, daar halen we met ons pasje de printopdracht op en printen we ze. Mocht een multifunctional het niet doen, dan lopen we naar een andere met een paslezer en dan halen we daar onze printjes op. We kunnen overal ons printje ophalen, dankzij het follow you principe.

Speelde bij de keuze voor het 'Follow you' printen de kostenbesparing ook een rol?

Ja, we gooien geen stapels papier meer weg. Vroeger kwam er bij een print opdracht ook meteen een printje uit de machine. Maar als je 160 mensen hebt zitten en die printen allemaal, dan ligt er een hele stapel bij de printer. Dan moet iemand zijn printje op gaan zoeken , kan 'm niet vinden en print 'm dan opnieuw. Nu ga je met het pasje naar de printer en krijg je je eigen printje eruit. Het werkt sneller en je hebt je printjes gelijk. Met het 'Follow you' systeem hebben we nu ook 3 verschillende kleurgroepen. Zwart met een heel klein beetje kleur, gewoon kleur en full color. Elke categorie heeft zijn eigen tikprijs. We hebben de gebruikers ingedeeld in zwart/wit of kleur. Dat bespaart ook veel. Want een kleuren tik kost meer dan een zwart wit tik.

Waarom hadden jullie behoefte aan een 'Follow you' printpoplossing?

We wilden flexibel zijn. De ervaring leert dat een multifunctional wel eens in storing kan schieten. Daarom hebben we dus dit systeem in overleg met Xtandit geïntroduceerd. We hebben een aantal multifunctionals staan, de ColorQubes. Daarnaast ook de kleine A4 multifunctional 3635, die gebruiken we vooral voor het mailen, het printen het scannen, maar ook faxen.

Met het pasjes systeem hebben we een flinke besparing kunnen realiseren op de prints.

Elbert van den Bos
Samskip

Gebruiken jullie die pasjes ook nog ergens anders voor?

Het zijn ook de toegangspassen waarmee we in het gebouw kunnen komen. Zodoende hebben we ze altijd bij ons. Ze zijn geschikt gemaakt voor het printen op de multifunctionals.

Waar gebruiken jullie de ColorQubes voor?

We hebben ze hier nu sinds kort staan. Dat is een duidelijke vooruitgang. Onze oude printers die stopten gewoon als er supply nodig was. De ColorQube die draait gewoon door, daar zit een bepaalde voorraad in. Tijdens het draaien kun je gewoon de voorraad aanvullen. Ze zijn bedrijfszekerder en zijn voor algemeen gebruik, zoals faxen, mailen, scannen, printen, kopiëren. Ze staan door het hele gebouw en ook in andere kantoren.

Heeft duurzaam ondernemen nog een rol gespeeld bij de keuze voor de ColorQubes?

Jazeker. Zowel in ons transport als bij de multifunctionals proberen wij zo groen mogelijk te handelen. De supplies hebben al veel minder verpakkingsmateriaal nodig. Daar komt het gebruik van wasblokken bij, dus geen toner meer en dus geen fijnstof meer. Dat vind ik fijn, want ik ben regelmatig bezig met die machines.

Hoe ervaar je de samenwerking met Xtandit?

Heel goed. Het is niet zo dat we een contract hebben getekend en dat we elkaar pas  weer zien aan het einde van het contract. Nee. We hebben continu contact met elkaar over mogelijkheden en nieuwe ontwikkelingen. Zo zijn we nu bijvoorbeeld weer verder aan het kijken hoe we PlanetPress nog breder in kunnen gaan zetten.

Zie wat er mogelijk is met PlanetPress

Roberto van den Heuvel
Manager Consultancy & Solutions
06-43362248
Roberto van den Heuvel Xtandit