het nieuwe werken header

MWH Global

Invoering van 'het nieuwe werken' maakte het voor milieudienstenbureau MWH Global mogelijk om naar een kleiner kantoor te verhuizen. Het was ook hét moment om het printerpark te vernieuwen. Voor de tender werden verschillende  leveranciers uitgenodigd. Xtandit won de opdracht. MWH Global schakelde daarmee over op Xerox ColorQubes onder Managed Print Services. Ook werden de softwareoplossingen Equitrac en Planet Press geïmplementeerd.

MWH Global is een milieudienstverlener die milieuvraagstukken oplost. Ze doen bijvoorbeeld bodemonderzoek naar vervuiling, als er ergens in Nederland een tankstation weggaat. Maar MWH helpt ook de Unesco met 'Wateraid' projecten in Afrika. De lijst met projecten strekt zich uit over de hele planeet. Daar werken maar liefst 8000 medewerkers aan. Waarvan 150 in Nederland. Hun motto is:'building a better world.' Het verkleinen van de 'Carbon footprint' staat hoog op de prioriteiten lijst. Deze daalde de afgelopen jaren met 30%. MWH wil deze trend verder doorzetten door over te gaan op het 'nieuwe werken'. Een perfect moment om de printfaciliteiten er op aan te passen. Xtandit ging graag de uitdaging aan om alle wensen waar te maken.

In gesprek met Birgit Stuttas, Field Support Analyst, MWH Global.

Ik ben verantwoordelijk voor alle ICT binnen Nederland en België. Ik werk samen met een global team, collega's over de hele wereld. Field Support houdt in dat je gebruikers op de werkplek zelf ondersteunt. Ik doe lap-tops, printers, pc's, eigenlijk alles wat meer heeft dan 2 knopjes. Ik ben verantwoordelijk voor 3 kantoren in Nederland en 1 kantoor in België.

Wat was de reden om voor Xtandit te kiezen?

Onder andere de mond-tot-mond reclame. Op zich is de IT wereld heel klein, dus je praat heel veel met collega's over leveranciers. Daar komt Xtandit altijd in naar voren als een leverancier waar goed mee te praten valt. En waar de prijs ook klopt. Niet onbelangrijk.

Dus werd Xtandit uitgenodigd voor de tender?

Ja. Bij een tender is het heel belangrijk om niet alleen op prijs af te gaan maar ook op duurzaamheid. Daar beoordelen we al onze leveranciers op. Of het nou de koffieleverancier is of de papierleverancier. Iedereen wordt door ons beoordeeld op duurzaamheid. Wij kijken naar de 'carbon footprint' die je achterlaat als je een bepaald product gebruikt. Daar kwam Xtandit heel goed voor het voetlicht.

Waarom kreeg de ColorQube uw voorkeur?

Toen wij vorig jaar naar dit nieuwe kantoor zijn verhuisd hebben we er over nagedacht hoe we printers op de werkvloer kunnen zetten. Toen kwam de ColorQube naar voren omdat daar geen giftige stoffen uitkomen. We hebben proefmachines gehad van meerdere leveranciers om goed te kunnen vergelijken. Daarbij is duidelijk geworden dat de ColorQube het toch wel was voor ons. Wij vonden dit product passen bij ons motto 'building a better world', in de zin van milieuvriendelijkheid.

Lees meer over de ColorQube

Zijn uw collega's er snel aan gewend?

Het is veel makkelijker geworden om inkt na te vullen. Doordat het blokken zijn die volgens een bepaald systeem erin gaan. Elke drie-jarige die met blokjes kan spelen, kan ook de inkt van de ColorQube navullen. Je hebt ook geen chemische afvalcontainer meer nodig om de resten toner in te doen. Want die zijn er niet.

Wat voor besparingen levert de ColorQube u op?

Voor ons is het belangrijk dat de printers ook na 5 minuten automatisch in de slaapstand kunnen gaan. Qua energie is dat een bezuiniging. Je kunt bijvoorbeeld instellen dat hij tussen 19.00 uur 's avonds en 7 uur 's ochtends in een 'bijna uit' stand gaat. Want dan is het kantoor gesloten. In het weekend slaapt hij gewoon door.
De ColorQube telt door Planet Press de printjes ook op 3 manieren. Zo betaal je voor een printje met het logo en wat lijntjes geen full color tik, ook dat scheelt weer in de kosten.

Dankzij Managed Print Services hoef ik niet meer achter alles aan te lopen. Het scheelt mij uren werk.

Birgit Tuttas
MWH Global

Hoe bevalt de keuze voor Managed Print Services?

Het is voor mij een hele uitkomst. Vroeger stond een machine door een storing soms een hele tijd stil. Het systeem meldt nu automatisch wanneer er een storing is gesignaleerd en regelt tegelijkertijd een monteur. Ik hoef me niet meer druk te maken over voorraden en onderdelen, dat doet het systeem zelf. Persoonlijk vind ik dat toch wel heel prettig bij kantoren die zo ver uit elkaar liggen. Je hoeft niet meer constant achter alles aan te lopen. Het scheelt mij uren werk in de week.

Is er vaak contact over de Managed Print Services?

Ik heb 1 keer in de drie maanden een evaluatiegesprek met onze XMS contactpersoon bij Xtandit. Die dame komt eens in de drie maanden en kan mij per machine vertellen hoe groot het volume is. Doordat er elke 3 maanden een evaluatie plaats vindt loop je bijna nooit meer uit je volume. Er wordt gelet op wat er voor ons bedrijf het meest gunstig is. Ik hoef daar geen tijd meer in te steken.

Bekijk alle mogelijkheden van Managed Print Services

Krijgen uw klanten hun documenten niet steeds vaker digitaal?

Wij vinden digitaal wel de beste oplossing, maar we printen heel veel rapporten voor onze klanten. Dat zijn vaak lijvige rapporten die zowel kleur als zwart/wit bevatten. En foto's, bijlages en tekeningen. Dat zien ze graag op papier.

Wat draagt Planet Press bij aan het printproces?

Planet Press hebben wij gekozen zodat we geen voorbedrukt briefpapier meer nodig hebben. Dat scheelt aanzienlijk in de kosten. We kunnen in de driver een bepaalde printer selecteren die aangemaakt is om het briefpapier te printen. Deze print het logo en de lijntjes die erop staan.

Bekijk alle mogelijkheden van Planet Press
planetpress connect

Waarom heeft u ook voor Equitrac software gekozen?

Ook kostenbesparing. Met Equitrac kun je nagaan wie hoeveel en wanneer print. Of medewerkers bijvoorbeeld na de vakantie hun hele mailbox uitprinten of 400 full color vakantiefoto's. Daar kun je dankzij Equitrac mensen op aanspreken. Ook belangrijk is het om kosten door te berekenen naar verschillende afdelingen. De ene afdeling print meer dan de andere. Door dat in kaart te brengen, kun je de overhead gerichter verdelen.

Bekijk hoe Equitrac software je kan helpen

Wat maakt dat het klikt met Xtandit?

Korte lijnen. Ik heb 1 aanspreekpunt, ze hebben een bijzonder goed systeem. Ik heb maar 1 keer hoeven melden wie verantwoordelijk is voor welk kantoor. Wie er aangesproken kan worden indien ik er niet ben. Dat staat allemaal in hun systeem, dat vind ik erg prettig werken.

Marco van Drogenbroek
Account Manager Document Process Solutions
06-43362202
Marco van Drogenbroek Xtandit