Kettlitz Wulfse

Kettlitz Wulfse

Korte lijnen en een persoonlijke benadering staan voorop bij verzekeringskantoor Kettlitz Wulfse. “Onze klanten vinden een efficiënt en snel proces steeds belangrijker”, vertelt directeur Coen van Ham. Daarom werd gezocht naar een programma om zo efficiënt mogelijk met brieven en polissen te werken. Softwareprogramma PlanetPress zorgt voor het automatisch opmaken, printen, distribueren, sorteren, faxen, e-mailen en archiveren van documenten.

Wat doet Kettlitz Wulfse?

De geschiedenis van Kettlitz Wulfse Verzekeringen in Nieuwegein gaat terug tot de negentiende eeuw. “Wij zijn in 1892 opgericht door meneer Kettlitz, toen plaatsvervangend commissaris van de koningin in de provincie Utrecht. De provincie is nog steeds klant bij ons”, vertelt directeur Van Ham.

Naast overheidsinstellingen zoals Provincie Utrecht werkt Kettlitz Wulfse vooral met wat grotere bedrijven uit het MKB door heel Nederland. Van Ham: “Wij richten ons op risicomanagement voor bedrijven. Samen met onze klanten kijken we wat voor financiële risico’s zij lopen en hoe we die risico’s het beste kunnen afdekken. Denk aan personeelsverzekeringen, schadeverzekeringen, pensioenen, ziektekostenverzekeringen en meer.”

De medewerkers van Kettlitz Wulfse zijn direct in het contact met de klant en werken met korte lijnen. Die manier van werken spreekt klanten aan, merkt Van Ham. “Onze medewerkers krijgen veel verantwoordelijkheid zodat ze onze klanten snel en zelfstandig kunnen helpen.”

Hoe speelt Kettlitz Wulfse in op trends in de branche?

Toen Kettlitz Wulfse werd opgericht reden er nog postkoetsen en werd er nog met de hand geschreven. “Je was zo een paar maanden verder voordat een traject was afgesloten. Tegenwoordig gaat alles digitaal en is het bijna secondewerk. Klanten stellen vanmorgen een vraag en willen vanmiddag een goed onderbouwd antwoord. Technologie stelt ons in staat om aan die vraag te voldoen.”

De technologie stelt de medewerkers van Kettlitz-Wulfse ook in staat om zich meer op hun adviseursfunctie te richten. “Vroeger stonden we tussen de verzekeraar en de klant in, maar door de wet- en regelgeving van de afgelopen jaren zijn we steeds meer adviseur van de klant geworden, in plaats van een tussenpersoon. Dat vinden we ook veel leuker. Onze toegevoegde waarde zit hem in de kennis en kunde die wij aan de klant ter beschikking kunnen stellen. Daar kunnen we ons nog beter op richten door administratieve processen zo snel en efficiënt mogelijk neer te zetten en de workflow te automatiseren.”

Bij welke uitdaging heeft Xtandit Kettlitz Wulfse kunnen helpen?

De digitalisering van de verzekeringswereld betekent dat Kettlitz Wulfse niet alleen documenten moet kunnen printen, maar ze ook digitaal moet kunnen opslaan, bewerken en verzenden. “Wij zochten een partij die daarin met ons mee kon denken en zo kwamen we bij Xtandit uit”, vertelt Menno van Doorn. Hij is verantwoordelijk voor de ICT-afdeling en de verzekeringstechniek bij Kettlitz Wulfse.

Samen met Xtandit koos Kettliz Wulfse voor PlanetPress, een applicatie waarmee ze documenten kunnen verwerken via print, e-mail, PDF, fax of archivering. In aanvulling daarop heeft het verzekeringsbedrijf met behulp van Xtandit het vierogenprincipe waarmee ze werken volledig gedigitaliseerd. “Traditioneel printten we ’s morgens eerst alle documenten uit. Vervolgens ging iemand met een rode pen nakijken of er nog fouten in stonden. Dat proces hebben we met behulp van Xtandit digitaal gemaakt. De documenten komen nu in persoonlijke digitale postbussen te staan. De fiatteur kan de documenten digitaal goedkeuren en versturen of afkeuren en weer terugzetten naar de betreffende medewerker, inclusief een opmerking. We zijn de eerste die voor deze oplossing gekozen hebben.”

Wij zijn nu adviseurs in plaats van tussenpersonen

Coen van Ham
Directeur Kettlitz Wulfse

Wat zijn de voordelen van PlanetPress?

Van Doorn: “Wij willen onderscheidend zijn en dicht bij de klant staan. Dat doen we bijvoorbeeld door het logo van de klant op brieven en polissen te plaatsen. PlanetPress geeft ons de mogelijkheid om documenten eenvoudig op die manier te personaliseren.” Ook het gedigitaliseerde vierogensysteem bevalt ook de medewerkers goed. “Onze medewerkers zien het als een verbetering en versnelling, iedereen gaat er in mee en vindt het mooi”, vertelt van Doorn.

Hoe verliep de samenwerking met Xtandit?

De medewerkers van Kettlitz Wulfse en de mensen van Xtandit kennen elkaar en dat werkt heel prettig, merkt Van Doorn: “Of het nu gaat om het doornemen van de printstaat of de softwareoplossingen, ze zijn benaderbaar en we weten wie ze zijn. Dat is een groot voordeel. Zo gaan we met onze eigen klanten om en zo gaan we ook graag met onze leveranciers om.”

Uitgelicht: PlanetPress Connect

Kettlitz Wulfse maakt gebruik van PlanetPress Conect. Deze output management oplossing blinkt uit in de communicatie met informatiesystemen en is uitgerust met een toolbox die sterk gepersonaliseerde informatie kan produceren, verzenden en interactief verwerken: op papier, op het web, per e-mail of per sms. 

Lees verder
planet press connect _ Vritual stationary

Meer weten?

Bij Xtandit werken we met toegewijde Account Managers. Marco van Drogenbroek staat Kettlitz Wulfse bij met raad en daad. Wil je meer weten over deze case of de oplossing? Neem dan contact op met Marco.

Marco van Drogenbroek
Account Manager Document Process Solutions
06-43362202
Marco van Drogenbroek Xtandit