Hoe heeft Europdonor de IT-omgeving slim geoutsourced?

Bekijk de case
europdonor referentiecase

Al meer dan 25 jaar zoekt Stichting Europdonor naar stamceldonoren voor Nederlandse leukemiepatiënten als er in de familie geen geschikte donor gevonden kan worden. “Dat noemen we onverwante stamceldonoren”, vertelt Carine Mijnarends, sinds 2009 algemeen directeur van de stichting.

We kunnen niet alles zelf doen

Carine Mijnarends
Algemeen Directeur Stichting Europdonor

Dat Europdonor de enige in Nederland is die dit werk doet, maakt de stichting uniek maar ook kwetsbaar volgens de directeur. “We merken dat de wet- en regelgeving steeds meer toeneemt, ook op het gebied van ICT. We moeten aan een groeiend aantal kwaliteitseisen van het ministerie voldoen om de privacy van onze donoren en patiënten te waarborgen. Die eisen hebben grote invloed op onze IT omgeving. Om er aan te kunnen voldoen moeten we in onze IT omgeving investeren. Dat is best een uitdaging voor een kleine stichting zonder winstoogmerk.”

Waarom kiest Europdonor voor de Werkende werkplek?

Europdonor wil zich kunnen focussen op deze belangrijke taak. “Voorheen was onze filosofie dat we alles zelf wilden doen, daar zijn we nu vanaf gestapt. Sommige dingen kunnen anderen beter. Investeren in nieuwe kennis kost bovendien veel tijd en die tijd hebben onze IT mensen niet. Daarom zijn we op zoek gegaan naar slimme manieren om onze neventaken zo efficiënt mogelijk aan partners uit te besteden. Onder die taken vallen bijvoorbeeld de financiële administratie, maar ook onze hele IT-omgeving.”

Daarom heeft Europdonor gekozen voor de Werkende Werkplek van Xtandit. De IT omgeving van de stichting draait volledig op de centrale servers in de datacenters van Xtandit. Hierdoor heeft Europdonor geen last meer van het aankopen en beheren van nieuwe servers, back-up apparatuur.

Waarom maakt Europdonor gebruik van de Back-up platform service?

Het veiligstellen van data is een belangrijk vraagstuk voor veel organisaties. Voor Europdonor geldt dat misschien nog wel meer, omdat de stichting te maken heeft met grote hoeveelheden gevoelige informatie. Het zou een ramp zijn als die data zou verdwijnen of in verkeerde handen zou vallen. Daarom kiest Europdonor ervoor om data veilig in één van de externe datacenters van Xtandit op te slaan.

Waarom is de focus op de kerntaken zo belangrijk voor Europdonor?

Europdonor is gevestigd in Leiden en telt dertig medewerkers. Die willen zich vooral kunnen richten op hun kerntaak: het werven van stamceldonoren. “Mensen met leukemie hebben een vorm van kanker in de witte bloedlichaampjes”, vertelt Mijnarends. “De stamcellen zorgen voor de aanmaak van nieuwe bloedcellen. Door middel van een stamceltransplantatie proberen we dat bloedfabriekje bij patiënten te vervangen, zodat de patiënt hopelijk kan genezen.”

In Nederland kan iedereen tot 55 jaar die gezond is donor worden. Op dit moment zijn er ongeveer 55.000 mensen ingeschreven als stamceldonor in ons land, de Stichting streeft ernaar dat aantal de komende jaren te verhogen naar 200.000. “Hoe meer donoren er ingeschreven staan, hoe sneller en beter we een match kunnen vinden. Op dit moment kunnen we onze patiënten nog niet zo goed helpen als we zouden willen, 96% van alle stamcellen komt nu uit het buitenland.”

Het vinden van een goede match is dan ook niet gemakkelijk, de kans is klein dat alles overeenkomt. “Het DNA van de patiënt bestaat uit een aantal verschillende variabelen, die moeten allemaal matchen met het DNA van de donor. Dat komt niet snel voor.” Op dit moment zoekt Europdonor voor zo’n 500 patiënten per jaar een match, waaraan ze in gemiddeld 90% van de gevallen kunnen voldoen. “Ons werk doet er toe, dat maakt het zo bijzonder”, zegt Mijnarends. “Deze mensen zijn heel ziek en wij kunnen een klein stukje bijdragen aan hun genezing. Dat is heel motiverend.”

Wat zoekt Europdonor in een partner?

In het verleden ging er wel eens wat mis, en dat was ook meteen de aanleiding om hulp in te roepen van externe partijen. “Sinds 2014 zijn we ontzettend actief donoren aan het werven. Via social media bereiken we heel veel mensen en weten zij ons ook te vinden. Dat betekende wel dat we onze website, webhosting en social media omgeving vanaf nul moesten inrichten. Toen vorig jaar de website eruit lag omdat na een actie duizend mensen zich aan wilden melden, dachten we: dit moet anders. Ook moeten we bijvoorbeeld onze patiëntendossiers dertig jaar bewaren en in kunnen zien. De hoeveelheid data wordt steeds groter en we moesten op zoek naar een stevigere oplossing voor de back-up en retrieval van die data. Ook dat was één van de aanleidingen om professionele hulp te gaan zoeken.”

Als kleine stichting ging Europdonor op zoek naar een lokale partner die ook oog had voor de belangen van kleine organisaties. “Xtandit vormt het beste antwoord op onze vragen, tegen een acceptabele prijs. De organisatie onderscheidt zich vooral in flexibiliteit en de bereidheid om mee te denken”, vertelt Mijnarends.

Is het moeilijk om draagvlak te vinden in de organisatie?

Bijzonder is ook dat de IT-ers van Europdonor volledig achter de uitbesteding staan. “Zij zijn ervan overtuigd dat hiermee tijd vrij komt voor hun primaire taken. Of dat ook werkelijk zo is, zal in de volgende stap merkbaar worden.” Inmiddels is de back-up omgeving en hosting van Europdonor helemaal door Xtandit ingericht en is de stichting klaar voor de volgende stap. “Nu gaan we ons hele serverpark aan Xtandit uitbesteden. Onze medewerkers hoeven dan geen netwerk- en serverbeheer meer te doen, waardoor ze naar verwachting 20 tot 30 procent meer tijd hebben voor hun kerntaken. Wel moeten ze een andere rol aannemen. Ze moeten de regie nemen over problemen
en storingen en met Xtandit de opvolging afstemmen. Dat is even spannend, want het is een onbekende rol voor hen.”

Kun je de opslag van privacygevoelige gegevens wel uitbesteden?

Natuurlijk is het ook even spannend om alle servers met privacygevoelige gegevens uit handen te geven. Privacy staat bij een stichting als Europdonor immers hoog in het vaandel. “De anonimiteit tussen de patiënt en de donor weegt zwaar. Wij hebben dan ook nooit contact met de patiënten, die worden begeleid en behandeld door een team van specialisten die op hun beurt weer contact hebben met ons”, vertelt Mijnarends.

De directeur vertrouwt er op dat de medische gegevens bij Xtandit in goede handen zijn. “Onze gegevens zijn in eigen huis kwetsbaarder dan in een beveiligd datacenter. Het voelt misschien niet veilig om gegevens niet in eigen huis te hebben, maar als hier brand uitbreekt is alles weg. Gebeurt dat in een datacenter waar een dubbel gerouteerde connectie met een ander datacenter is gelegd, dan ben je beter af. Je moet alleen duidelijk afspraken maken: niemand heeft toegang tot die data, alleen wij zelf.”

Wat als 2 dagen na het opnemen van de film  een hevige brand ineens realiteit wordt?

Slechts 2 dagen na het gesprek over de voordelen van het uitbesteden van IT-processen, woedde er brand bij de buren van Europdonor. Het tot dan toe 'onwaarschijnlijke' risico op een brand, werd ineens de harde werkelijkheid. De data van Europdonor is (nog steeds) veilig opgeslagen in één van de datacenters van Xtandit.