Own use case Xtendis digitaal archief

Efficiënt, transparant en overzichtelijk werken met PlanetPress

Xtandit werkt volgens de own use filosofie. Alles wat wij verkopen aan onze klanten, gebruiken we ook zelf. Daardoor leren we het product door en door kennen en kunnen we onze klanten gemakkelijk een kijkje in de keuken geven. Zo is het ook gegaan met PlanetPress, de oplossing waarmee we ons facturatieproces hebben gedigitaliseerd. Zowel Bas van Meurs (IT Specialist Xtandit) als Renze de Boer (financieel directeur Xtandit) zijn uitermate tevreden over PlanetPress.

Van Meurs is blij met de own use filosofie van Xtandit, en ziet het als een grote meerwaarde dat Xtandit alle producten ook zelf implementeert. “Xtandit heeft een behoorlijke transformatie doorgemaakt. We hebben de afgelopen jaren een sterke verschuiving zien plaatsvinden van papier en analoog naar digitaal. Klanten willen steeds meer documenten digitaal hebben, zodat ze er snel bij kunnen. Ook bedrijven bewegen daar naartoe. Je moet je mensen dus de juiste spullen geven om ook zakelijk gezien alles te kunnen doen op welk apparaat ze maar willen, waar en wanneer ze maar willen. Daarom zijn wij ons steeds meer gaan focussen op het digitaliseren van onze processen. Met de kennis die we opdoen kunnen we ook onze klanten weer beter van dienst zijn.”

Voor welke uitdaging stond Xtandit?

“We wilden ons proces stoomlijnen en niet meer zoveel tijd kwijt zijn met grote stapels facturen in enveloppen steken en met de post op sturen”, vertelt Renze de Boer, financieel directeur bij Xtandit. “Ook wilden we besparen op onze portokosten. Daarom hebben we in 2016 ons facturatiesysteem gedigitaliseerd met PlanetPress.”

Toen Bas van Meurs hoorde dat Xtandit het facturatiesysteem wilde digitaliseren, dacht hij meteen aan PlanetPress. “We gebruikten die oplossing al om ons briefpapier te digitaliseren. Voorheen bestelden we ons briefpapier bij de drukker. Nu worden alle documenten die naar de printer gaan automatisch omgezet tot briefpapier. De gebruiker hoeft daar niets voor te doen, PlanetPress draait op de achtergrond mee en zorgt dat het briefpapier altijd wordt meegedrukt.”

Wat zijn de voordelen van PlanetPress?

De Boer: “Dankzij PlanetPress hebben we onze medewerkers verlost van een vervelend klusje, ze hoeven niet meer elke week stapels facturen te printen, vouwen en in een envelop te steken. Dat gaat nu allemaal automatisch. Dat we daar ook nog eens heel veel papier mee besparen, maakt het ook nog een duurzame oplossing.”

Dat we er ook nog eens heel veel papier mee besparen, maakt het ook nog een duurzame oplossing

Renze de Boer
Financieel Directeur Xtandit

Xtandit heeft hun klanten de mogelijkheid gegeven om zelf te bepalen of ze hun factuur digitaal of in hard copy willen ontvangen. Inmiddels ontvangt 90 procent van de  klanten de factuur digitaal. Van Meurs: “Zij krijgen via PlanetPress een e-mail toegestuurd. PlanetPress herkent zelf het e-mailadres in de printopdracht en verstuurt de factuur digitaal. Als er geen emailadres op de factuur staat omdat klanten een hard copy factuur per post willen ontvangen, komt de factuur uit de printer rollen.” 

De Boer: “Daar maken we onze klanten blij mee, zij ontvangen hun factuur nu keurig in een PDF via de mail, zodat ze hem niet meer zelf hoeven in te scannen. Een bijkomend voordeel is dat we merken dat ze hun factuur nu ook sneller betalen. En als ze een vraag hebben over een factuur, kunnen we de PDF heel snel opzoeken en toesturen.”

Een ander voordeel van PlanetPress is dat het niet om een grote uitrol vraagt, volgens Bas van Meurs. “Met de juiste systemen en de juiste partners kan de implementatie heel snel gaan. Bij ons was het zo dat de partners van PlanetPress en de partners van ons facturatiesysteem bij elkaar zijn gaan zitten om de opzet te bespreken. Er is een implementatieplan gekomen en binnen een halve dag was de implementatie compleet.” 

Na die implementatie moet je wel de juiste focus en aandacht aan het systeem blijven geven, geeft Renze de Boer aan. “Toen we begonnen gingen de facturen per e-mail naar klanten waarvan we het e-mailadres kenden. Als het e-mailadres niet bij ons bekend is zorgt PlanetPress dat de factuur keurig uit de printer komt rollen. Elke keer dat er zo’n stapel facturen uit de printer rolde, hebben wij een stagiair gevraagd om die klanten op te bellen en hun mailadres te noteren. Zo is de stapel papieren facturen steeds kleiner geworden. Daar moet je dus zelf wel wat tijd en aandacht aan besteden.”

Uitgelicht: PlanetPress Connect

Met PlanetPress Connect bied je je klanten wat ze in deze tijd verwachten. Facturen per e-mail, online reageren op offertes met één muisklik en documenten raadplegen via een klantportal. Natuurlijk goed vormgegeven, met de juiste data en eenvoudig te printen. 

lees verder
planetpress capture onthego ERP
Renze de Boer
Financieel Directeur
0348-485800
Renze de Boer Xtandit