credit agricole consumer finance referentie case

Crédit Agricole

Van 80 printers ging Crédit Agricole Consumer Finance in 2013 naar 30 ColorQubes. Samen met Xtandit werd een printbeleid gemaakt, het printerpark volledig opnieuw ingericht en klaar gemaakt voor de toekomst. Een uitdagende klus die succesvol werd geklaard. Het printerpark wordt nu ook door Xtandit beheerd via XMS managed print services.

Crédit Agricole Consumer Finance is marktleider consumptief krediet in Nederland. Dat werden zij in 2007 door de overname van een financieringsmaatschappij van ABN AMRO. Op het kantoor aan de Amsterdamse Zuid As werken zo'n 380 mensen. Onder de labels Interbank en Rebank verzorgen en beheren zij grote aantallen kredietaanvragen van consumenten. Dit gaat gepaard met grote documentstromen. Op dit gebied kon veel worden gewonnen realiseerde men zich binnen Agricole. Met een pakket wensen in gedachten ging ICT manager user support Geert Jan van Baest op zoek naar een geschikte partner. En vond die in Xtandit.

In  gesprek  met Geert Jan van Baest

Ik werk bij de ICT afdeling, ben MT lid en heb het aandachtsgebied User Support. Alle contacten met collega's die werken in Nederland en gericht zijn op ICT verlopen via mijn teams. Daarbij doe ik ook werkplek beheer, daar horen ook de printers, scanners en randapparatuur bij. Dat is mijn verantwoordelijkheid.

Kun je iets vertellen over de documentstromen binnen het bedrijf?

Voor onze intermediairs stellen we altijd nog officiële samenwerkingscontracten op papier op. Dat is een deel van de grote stapel afdrukken. Dan hebben wij ook vanuit ons productieproces te maken met bewijs en controle documenten. We hebben te maken met brieven. Van mutaties van onze klanten, verandering van adresgegevens. We hebben te maken met achterstanden in betalingen, mensen die niet helemaal aan hun  financiële verplichtingen kunnen voldoen. Op dat moment wordt ook veel met brieven bevestigd wat de afspraken zijn.  Zo zijn we met vrij veel extern gerichte documenten bezig.

Hoe hebben jullie het documentproces in kaart gebracht?

We zijn samen met Xtandit de processen in kaart gaan brengen, de afdruk en scan behoefte. Daarna zijn we naar de apparatuur gaan kijken. Hoeveel printers heb je staan? Waar zou je op basis van het afdrukvolume printers moeten gaan plaatsen? Er is ook een loopafstand analyse gedaan. Een van de andere onderdelen van het implementeren is geweest om te kijken naar het 'aan' of 'uit' zetten van functionaliteiten. Hierbij hebben consultants van Xtandit ons geholpen. Zij hebben ons de opties gegeven en wij hebben daaruit gekozen. Denk hierbij aan dubbelzijdig afdrukken, wel of geen kleurinstellingen, snelheden van scannen, dpi, al dat soort dingen. Dat hebben we allemaal bij het implementeren mee genomen.

Wat zijn de belangrijkste punten in jullie printbeleid?

Het printbeleid geeft medewerkers een duidelijke referentie over hoe om te gaan met printers en scanners. We hebben Arbo richtlijnen en vinden dat belangrijk. We wilden ook naar standaardisatie van apparatuur. Omdat je dan naar nieuw te bouwen projecten duidelijk kunt zijn in de voorwaarden waar ze aan moeten voldoen. We hebben gekeken naar de functionaliteiten die we de gebruikers wilden aanbieden. Dat is in ons printerbeleid nu bedrijfsbreed een feit.

Hoe heeft Xtandit jullie daarin geadviseerd?

We waren het als organisatie niet gewend om op zo'n grote schaal printers te vervangen. We waren niet in staat om te denken in oplossingen. Er zijn zoveel mogelijkheden. Door de partnership met Xtandit is dat ons feitelijk uit handen genomen. We zijn goed begeleid, de juiste vragen zijn gesteld en de juiste oplossingen zijn ingericht.

Hoe kwamen jullie op de keuze voor ColorQubes?

Xtandit is als directe partner van Xerox bij ons aan tafel gekomen. die hebben ons gemotiveerd om toch eens te denken aan centrale oplossingen vanuit Xerox apparatuur dat tot de ColorQube familie behoort. Vanuit Xtandit was er de overtuiging dat we daar schaalvoordeel mee verkregen. Dat hebben ze ook bewezen.

Stond iedereen achter de keuze voor ColorQubes?

Dat was op zich een heel interessante discussie. Iedereen is gewend aan laserprint techniek en het werken met toners. Er was wat twijfel over de kwalitatieve eigenschappen van de output, of het wel kwalitatieve en duurzame afdrukken zou opleveren. Daar hebben we een proef mee gedaan met de eindgebruikers. Uiteindelijk is daar een prima besluit door genomen.

Een van de issues is ook de Arbo. We willen mensen zo veilig mogelijk laten werken. Uiteindelijk staan de printers vlakbij de werkplek. Dat was een van de belangrijkste redenen om met de ColorQubes te gaan werken. Daarvan is de fijnstof emissie beperkt. Die zit veel verder onder de norm dan de laserprinter op dit gebied.

Hoe hebben jullie de scepsis weg kunnen nemen bij de mensen?

We zijn in ieder geval gefaseerd gaan invoeren. We zijn niet begonnen op de afdelingen waar het meest sceptisch naar de invoering van met was printen werd gekeken. We zijn begonnen met project organisaties, ICT intern. We hebben pas snelheid gemaakt toen we het idee hadden dat iedereen positief in die oplossing zat.

Wat heeft de doorslag gegeven om voor ColorQubes te kiezen?

De standaardisatie is de belangrijkste. We komen van 80 apparaten af en we zitten er nu met 30. Waarbij we nog maar 3 types voeren. Voorheen voerden we wel 5 tot 6 merken printers.

We hebben de kosten met 50% kunnen terug dringen in 2013 ten opzichte van 2012.

Geert Jan van Baest Crédit Agricole Consumer Finance
Manager ICT Usersupport

Hoe heb je de implementatiefase ervaren?

Op een bepaald moment kwamen de printers aan in Nederland, die moesten geconfigureerd worden voor ons, het waren er 30. Dat is keurig door Xtandit in eigen omgeving voorbereid. De machines zijn snel geplaatst zonder veel gebruikersoverlast. Dat vond ik een van de belangrijkste factoren van het implementeren. Dat is ook een stukje uitstraling vanuit ons ICT naar de eigen gebruikers.

Wat voor voordelen heeft de nieuwe situatie jou gebracht?

Nou, direct het beheer van onze voorraad printer supplies. Ik heb het echt over meters schapruimte die is terug gebracht naar 1 rekje waar alles voor onze printers op voorraad staat. Mijn medewerkers hebben daarbij gewoon veel minder support werk, ze hebben minder afval af te voeren. En doordat de machines onder controle staan via de XMS dienst van Xtandit.

Kun je uitleggen wat XMS voor dienst is?

We hebben koppelingen met Xtandit  die vanaf afstand het beheer doet op de Xerox printers hier. Bij storingen stuurt de machine notificaties. De XMS dienstverlening vangt dat op. We kijken vanuit user support mee, maar we hebben veel steun aan Xtandit. Ze bellen tijdens kantooruren door wanneer ze zien dat er ergens een storing is, of dreigt aan te komen. Dat is een toegevoegde waarde van XMS op het gebied van printerondersteuning. Hebben we het gevoel dat we iets niet kunnen oplossen dan kunnen we ook via XMS een analyse krijgen. De helpdesk in Woerden denkt mee en draagt oplossingen aan. Er wordt vanaf afstand bewaakt, supplies worden automatisch afgeroepen. Wanneer de machines een tekort dreigen te krijgen aan wax, dan wordt dat automatisch doorgegeven aan Woerden. Het is logistiek een veel slimmer proces. Doordat we pro-actief zijn kunnen we veel beter plannen. Je ziet printer storingen als het ware aankomen en kan ze zo voorkomen.

Wat is voor jullie het belangrijkste voordeel van XMS?

Het belangrijkste voor ons is dat we minder verantwoordelijk zijn voor het functioneren van het printerpark. We werken mee, maar we hebben het onder controle gebracht bij Xtandit. Daardoor hebben wij tijd over om andere dingen te doen. We hebben daardoor ook veel minder medewerkers die zich ermee hoeven te bemoeien. Voorheen hadden we 4 man die 80 printers in de gaten hielden. Nu hebben we 1 persoon die een vinger aan de pols houdt.

En brengt het financieel ook nog voordelen met zich mee?

Kostenreductie was erg belangrijk. We hebben de kosten met 50% kunnen terug dringen in 2013 ten opzichte van 2012. Dat zit 'm onder andere in de tikprijzen, prijs per afdruk en zeker ook in de volumes. We hebben nieuwe contracten met veel betere leasevoorwaarden. En de tijd die gaat zitten in je printer support. Dat is een zeer interessant onderwerp.

Voorheen hadden we 4 man die 80 printers in de gaten hielden. Nu hebben we 1 persoon die een vinger aan de pols houdt.

Geert Jan van Baest
Manager ICT Usersupport Crédit Agricole Consumer Finance

Hoe ervaar je de samenwerking met Xtandit?

Xtandit heeft verschillende mensen voor verschillende onderwerpen die met ons schakelen. Met XMS werken we meer met een team dat voor ons een soort supportdesk is, waar we veel remote contact mee hebben. We werken met consultants om te kijken hoe het zit met oplossingen die we nog zouden kunnen oppakken. Qua planning en thema. En we werken samen om te kijken hoe we nu de printers tactisch hebben staan, is dat nou slim? Wat zijn de doelen, halen we dat? De toename van scans, zijn wij daar klaar voor? Dat zijn de drie pijlers die ik kan benoemen. Uiteindelijk leidt het tot een stukje partnership

Wat is de doorslaggevende reden geweest om voor Xtandit te kiezen?

Als ICT zagen we printers als een middel. Maar uiteindelijk moeten de printfaciliteiten aansluiten bij het proces van onze bank. Slimmer printen en kostreductie dat konden we niet bereiken zonder hulp. Daar is Xtandit heel goed op ingestapt. Ze hebben ons meegenomen in de opties. We hebben daar via een proef een beslissing op kunnen nemen. Neem daarbij de implementatie en het beheer dat Xtandit uit handen neemt, dan heb je de toegevoegde waarde voor ons.

Hoe zie je de toekomst met Xtandit?

Voor 2014/2015 is er denk ik dat er nog op een belangrijk punt winst te halen is. Dat is het software matig verder uitnutten van de apparatuur. We weten wat onze afdrukken zijn. We zien dat ons proces vrij stabiel is en dat daarin vaste patronen herkenbaar zijn. Maar we gaan ook kijken naar het papier. Of je de logo's nu wel of niet mee print. En kleurechtheid. Al onze afdelingen moeten dezelfde kleur Interbankblauw en Crédit Agricole Consumer Finance groen printen. Dat kunnen we nu prima standaardiseren.

Zijn er al voorstellen vanuit Xtandit in die richting gedaan?

We zitten één keer in het kwartaal om de tafel. Daarbij kijken we naar de apparatuur en naar het verbruik. En dan kijken we ook vooruit. Onlangs hebben we het gehad over onze scans. We scannen steeds meer, dat vereist dat je het beter onder de knie gaat krijgen. Dat zijn de thema's die bij zo'n kwartaalmeeting ter tafel komen. Waarin wij aangeven waarom wij hier zitten en Xtandit gaat meedenken over de oplossing. Het is belangrijk dat we de machines nu hebben en die nu kunnen gaan uitnutten. Voor 2014 wordt het plannen maken en gaan doen.

Meer weten?

Bij Xtandit werken we met toegewijde Account Managers. Mickel Bakkenes staat Crédit Agricole bij met raad en daad. Wil je meer weten over deze case of de machines? Neem dan contact op met Mickel.

Mickel Bakkenes
Account Manager
06-43362247
Mickel Bakkenes Xtandit