Hoe dringt Amstelland Bibliotheken de printkosten terug?

Bekijk de case
amstelland bibliotheken referentievideo

De Amstelland bibliotheken verkeren in zwaar weer, door bezuinigingen zijn ze gekrompen van 7 naar 4 vestigingen. Aan ICT coördinator Niek Verwey de uitdaging om te kijken naar posten waar op bespaard kon worden. Het liefst zonder kwaliteit te verliezen. Zijn oog viel op de torenhoge uitgaven aan tonermaterialen voor het printerpark. Met zo'n 16 printers van verschillende merken ging het hard.

Het begon met de installatie van XDA, een tool dat in kaart brengt wat de printers doen.

Niek Verwey
ICT coördinator Amstelland bibliotheken

Toevallig belde rond die tijd een accountmanager van Xtandit, waar Niek zijn verhaal aan vertelde. Deze bood direct zijn diensten aan om te helpen bij het terug dringen van de printerkosten. Na een jaar is er een goede slag geslagen, al is er nog ruimte die gewonnen kan worden.

De hoofdvestiging van Amstelland bibliotheken zit op het Stadsplein in Amstelveen Centrum. Daarnaast zijn er 3 vestigingen in Aalsmeer, Uithoorn en Amstelveen Westwijk. Met de oproepkrachten erbij werken er 70 mensen, wat neerkomt op 40 fte's. In de bibliotheken zijn 16 printers beschikbaar voor de medewerkers en bezoekers. In samenwerking met Xtandit werd een standaardisering van het printerpark ingezet. Ook het zelf bij houden van de tonervoorraden werd uit handen gegeven door over te gaan op Managed Supplies Services. Zelf voorraadbeheer doen blijkt niet altijd goedkoper te zijn. 

"Ons printerpark bestond uit heel veel verschillende onderdelen, daar is veel meer eenheid in gebracht."

In gesprek met Niek Verwey, ICT coördinator Amstelland bibliotheken.

De ICT afdeling bestaat uit 3 mensen, de coördinator, een systeembeheerder en iemand die de bibliotheeksoftware beheert. Wij doen het totale ICT pakket van de bibliotheek,  het serverpark, we beheren de website, we doen de kantoorautomatisering, publieksinterface en het printerpark.

Kun je iets vertellen over de huidige marktsituatie?

De behoefte aan bibliotheken wordt niet minder, ons klantenbestand loopt nauwelijks terug. Maar door de korting op onze subsidies zijn we ongeveer gehalveerd in het aantal vestigingen in de afgelopen periode. We zitten dus wel degelijk in zwaar weer en moeten goed om ons heen kijken waar besparingen te behalen zijn.

Wat zijn de uitdagingen in je werkzaamheden?

Bij ons is ICT belangrijk omdat we een breed gebied beslaan. We doen echt alles, we hebben eigen server beheer, we zijn verantwoordelijk voor de website en de bibliotheek software maar ook voor de kantoorautomatisering. De publieksterminals vallen onder ons beheer. Alle digitale reclame uitingen. Het is dus een breed werkveld, dat maakt het ook heel interessant.

Hoe zijn jullie bij Xtandit gekomen?

Eigenlijk weet ik dat niet meer precies. Het is anderhalf jaar geleden begonnen. Misschien was het wel een belletje dat precies goed getimed was. Ik zat met een ontevreden gevoel dat een aantal posten te hoog waren. En ik denk dat ik door iemand van acquisitie gebeld was van jullie.

Wat was de vraag die jullie hadden?

Toen ik de tonerkosten op jaarbasis onder ogen kreeg, was ik verbaasd over de hoogte daarvan. Ik dacht: dit kan niet zo hoog zijn, daar moet ik wat aan proberen te veranderen. Toen ben ik op zoek gegaan naar een leverancier.

De reden dat je op ons bent overgestapt is dus eigenlijk kostenbesparing?

Dat was de hoofdreden. Een andere belangrijke aanleiding was dat we alles wat uniformer wilden maken en beter in beeld wilden krijgen wat ons printerpark doet. Mijn gevoel zegt dat we een goede stap hebben gemaakt, dat we besparingen hebben behaald. Ik heb het idee dat daar nog ruimte in zit. Ik denk dat we nog verder kunnen met optimaliseren en dat er nog besparingen te behalen zijn.

Wat heeft Xtandit jullie geadviseerd?

We hadden eigenlijk een ongecoördineerd printerpark. We hebben allemaal verschillende printers zelf ingekocht, we deden ook het tonerbeheer zelf. Daarbij moesten we zelf constateren wanneer iets op was of stuk was en dan moesten we daar de juiste partij bij zoeken. Dat was voor ons aanleiding om te denken dat het beter moest kunnen.

Welke stappen hebben jullie in het proces doorlopen?

Het begon met de installatie van XDA. Dit tooltje draaide op onze server en gaf inzicht in wat de printers precies deden. Dat was de eerste analyse. Daar hebben we een mooi rapport van gekregen. Aan de hand daarvan hebben we een plan ontwikkeld en uitgerold. De standaardisatie van het printerpark is aan de hand daarvan doorgevoerd. In dat proces zijn we nog steeds bezig. Meer zelfde type printers, dezelfde manier van producten afnemen. Voor een bepaald aantal printers nemen we geen toner af, maar betalen we per printje. Daar willen we met de hele organisatie naar toe, dat lijkt wel zijn vruchten af te werpen. Dat maakt het goedkoper en overzichtelijker.

Waarom is het belangrijk dat het printerpark uniform is?

Het blijkt dat het printen  er goedkoper door wordt. Als heel je printerpark identiek is, dan hoef je niet meer na te denken welke printer welke behandeling nodig heeft. Je toners werken voor alle printers. Dat spaart tijd.

Wat was de belangrijkste reden om voor de Managed Supplies Services te kiezen?

Je hebt altijd toner op voorraad. De printers geven namelijk zelf een seintje wanneer de cartridge leeg raakt. Het was wat Xtandit aanbood toen wij de vraag stelden of zij ons proces konden verbeteren. Daar hebben we uiteindelijk voor gekozen en gebruik van gemaakt.

Ben je tevreden over de behaalde resultaten?

De besparingen die ik beoogd had vooraf, die heb ik nog niet behaald. Maar hetzelfde gold voor andere aanbieders, die lieten ook nog een onzekerheidsmarge zien. Die konden ook niet precies zeggen wat er nu aan het eind van het jaar afgerekend zou worden. Dat is ook logisch want het is afhankelijk van je verbruik.  Hoeveel kleurenprinters er staan, hoeveel zwart/wit.

Ik had voor mezelf wel een doelstelling bedacht, maar er zit een grote storing in onze meting. We zijn vorig jaar begonnen met jullie maar we zijn ook precies op dat zelfde moment begonnen met een grote verbouwing. We zijn 2 en een halve maand dicht geweest, dus dat heeft de meting verstoord. Nu kan ik wel zuiver meten, en denk ik dat we wel een goede besparing hebben behaald. Maar ik weet het nog niet zeker.

Wat mijn meetpunt nu is, is wat ik aan nota's binnen krijg. Dus echt het bedrag onder de streep, daar heb ik wat aan. Dat is de ultieme manier van meten. Dat is wat je uiteindelijk kwijt bent. De mooi vormgegeven grafieken zeggen dan eigenlijk wat minder.

Wat maakt volgens jou dat het klikt met Xtandit?

We hebben voor Xtandit gekozen vanwege de persoonlijke aanpak. We hadden direct een goed contact met de accountmanager die oprecht geïnteresseerd was en maatwerk afleverde. Hij was ook geen moment te beroerd om extra werk te verzetten of om een paar stappen harder te lopen. Hij leverde direct wat we vroegen.