De winst zit bij capture
NIEUWS

De winst zit bij capture

01 januari 2014
Edwin Jongsma

Woerden, 17 januari 2013 - Capture is een proces waar nog veel winst kan worden behaald. De verwerking van data op basis van fysieke documenten is tijdrovend en kostbaar. Partners Spigraph en Xtandit hebben elkaar gevonden om de eindgebruiker bij dit proces te helpen.

De tijd dat een hardwareleverancier puur en allen gericht was op hardware of, in het geval van printers en scanners, op tellerstanden of tikken is echt voorbij. Het gaat om oplossingen. De klant wil niet een scanner x met software y; de klant wil gestroomlijnde documentprocessen, en bijvoorbeeld efficiënte digitale factuurverwerking. De hele keten, van document capture tot output, werkt daaraan mee en werkt daarbij ook intensief samen. ledere partner in de keten levert zijn expertise, machines, software of services en aan het eind van het traject levert dat als het allemaal volgens plan verloopt en een tevreden klanten op.

Op die voet werken Xtandit en Spigraph ook samen aan projecten bij hun klanten. Xerox concessionair uit Woerden levert al sinds 1989 documentoplossingen. Het bedrijf is met 120 medewerkers de grootste concessionair van Europa. Ondanks het feit dat Xtandit in zekere mate aan Xerox is verbonden is het bedrijf een onafhankelijke speler op het gebied van document management en levert  dan ook oplossingen van vele verschillende aanbieders. Edwin Jongsma is commercieel directeur bij Xtandit.

Spigraph is een Europese value add distributeur van data en document capture oplossingen die sinds 1997 actief is op de Europese markt. Sinds maart 2013 is Spigraph ook in Nederland gevestigd, met een kantoor en showroom in Den Bosch. Aan het hoofd staat Peter de Boer, die een flinke ervaring heeft opgebouwd als het gaat om document capture. Hij werkte eerder onder andere bij Kodak, maar De Boer benadrukt dat Spigraph volledig onafhankelijk is. Naast Kodak biedt het bedrijf oplossingen van Canon, Fujitsu en Panasonic. Inmiddels werken er negen mensen bij de distributeur, van wie er vijf in de verkoop zitten. 'We zijn dus altijd dicht bij de klant', stelt De Boer vast. Een eigen marketingafdeling biedt de nodige ondersteuning voor de partners van Spigraph, zoals dus Xtandit, maar ook vele andere resellers.

End-to-end

Edwin Jongsma legt uit dat Xtandit inmiddels een goed track record heeft opgebouwd als het gaat om document capture. Naast de traditionele output oplossingen (printers in vele formaten en multifunctionals) en Managed Print Services levert het Woerdense bedrijf oplossingen voor document capture. Zowel de hardware, als de software en services. Dat past in de vraag van de klant naar end-to-end documentoplossingen en dat past ook in het streven van leveranciers om weg te komen van het leveren van puur hardware of puur software. Jongsma: 'Los van die vraag naar totaaloplossingen zien we vooral behoefte aan het automatiseren van de binnenkomende factuurstromen. Organisaties zoeken naar mogelijkheden om de menselijke tussenkomst zo veel mogelijk te elimineren. Daar vinden we veel gehoor met onze scan- en capture propositie. Datzelfde geldt voor de bedrijven die Het Nieuwe Werken hoog in het vaandel hebben staan. Medewerkers die mobiel werken, moeten bij hun documenten kunnen komen. Digitaal wel te verstaan. Dat betekent dat dossiers gedigitaliseerd moeten worden.'

Organisaties zoeken naar mogelijkheden om de menselijke tussenkomst zo veel mogelijk te elimineren. Daar vinden we veel gehoor met onze scan- en capture propositie.

Edwin Jongsma
Commercieel Directeur Xtandit

Je wilt je content bij je hebben, vult Peter de Boer aan. 'Al deze trends zorgen er voor dat we een behoorlijke groei zien in de verkoop van scanners. Wij hameren er ook op dat je voor het scannen van bijvoorbeeld facturen echt scanners nodig hebt. Voor het ad-hoc scannen naar e-mail of naar applicaties voor bijvoorbeeld HRM, kun je prima met een MFP uit de voeten . Maar de kwaliteit van scans van een MFP is toch anders. Die kennis hebben wij in huis en die geven wij door aan onze partners om ervoor te zorgen dat de eindklant uiteindelijk de juiste document capturemethoden krijgt aangereikt.'

Deze kennis wordt door de organisatie van Edwin Jongsma met beide handen aangenomen. 'We hebben consultants die de klant adviseren wat de beste oplossing is voor hun probleem. Een accountmanager zou misschien eerder geneigd zijn te kijken naar tellerstanden en dan ook eerder een multifunctional adviseren dan een scanner. Als je op een plek in de organisatie veel scanwerk hebt, denk aan factuurverwerking of de postkamer, dan moet je een scanner dichtbij de werkplek op de desktop hebben. Je moet dus als leverancier in staat zijn verder te kijken dan de resultaten op korte termijn en meer moeten meedenken met de kansen die de klant heeft. Mede door de samenwerking met Spigraph gaat ons dat goed af.'

Scanner op desktop

Peter de Boer voegt daaraan toe dat de scanner steeds vaker deel uitmaakt van de werkomgeving van de kantoorwerker. 'Je ziet ook dat medewerkers bij banken die veel contact hebben met de klant, in de fysieke front office, een scanner op het bureau hebben. Wanneer een klant een transactie afsluit of een overeenkomst tekent dient daar vaak een scan van een identiteitsbewijs bijgevoegd te worden. Wat je veel ziet is dat de medewerker naar de centrale MFP loopt, uit het zicht van de klant, en vervolgens kopietjes en scans maakt, op een machine waar iedereen bij kan. Financiële instellingen en verzekeraars zijn van mening dat de klanttevredenheid toeneemt, wanneer je al deze handelingen verricht waar de klant bij is. Dat versterkt het besef dat integriteit en betrouwbaarheid bij de instelling gewaarborgd zijn. Daarnaast werkt het veel fijner en sneller om met een goed geconfigureerde scanner documenten te digitaliseren. De trend is echt dat de scanner op de plek komt te staan waar de content gecreëerd wordt', aldus De Boer.

Mobiel scannen

En als je het hebt over scannen waar content gemaakt wordt, dan kan ook de mobiele component niet onvermeld blijven. Bedrijven zoeken naar mogelijkheden om processen efficiënter in te richten. Papieren documenten en papieren processen zorgen voor onnodige vertraging. Neem nu bijvoorbeeld de bekende werkbonnen van servicemonteurs. Getekend door de klant dienen deze documenten snel in de back office verwerkt te worden. Fysieke documenten kunnen in een grote organisatie snel een maand onderweg zijn voordat een facturatieproces gestart kan worden. Denk ook aan contracten die in de winkel worden afgesloten. De klant verwacht een snelle verwerking en dus zal je het captureproces naar voren moeten halen. 'We zien bij onze klanten de behoefte ontstaan om bepaalde medewerkers met mobiele scanners en applicaties te ondersteunen. De gevolgen van trage processen zijn gewoonweg zo omvangrijk dat investeren noodzakelijk is. In de praktijk blijkt dat een mobiele capture oplossing zeer snel kan worden terugverdiend. We bouwen samen met de klant een business case en integreren vervolgens de complete oplossing in de bestaande omgeving', aldus Jongsma.

De conclusie is dat organisaties inzien dat het capture proces bij uitstek het proces is waar winst en efficiency  gerealiseerd kunnen worden. Partijen als Xtandit en Spigraph hebben in de praktijk gezien dat investeringen in capture oplossingen zich snel terugverdienen. En dat gegeven is in deze tijd precies waar het om draait.

Een artikel uit magazine VIP/Doc, editie december 2012.