assessment tools

Slimme assessments voor (print)analyses en optimalisatie van documentstromen en documentflows

Optimaliseer je print- en documentstromen

Processen kunnen altijd verbeterd worden. Xtandit kan jou hierbij helpen door een assessment uit te voeren: van een Quick Assessment waarbij we vooral inzoomen op het gebruik van je printerpark en de kosten die hiermee verbonden zijn, tot een zeer uitgebreid assessment, waarbij we jou ook adviseren over het optimaliseren van je printomgeving en documentstromen (workflows). Voor alle doelstellingen en ieder budget hebben we een passend assessment.

We hebben de kosten in één jaar met 50 procent kunnen terugdringen. Voorheen hadden we 4 man die 80 printers in de gaten hielden. Nu hebben we 1 persoon die een vinger aan de pols houdt.

Geert Jan van Baest
ICT-Manager User Support Crédit Agricole

Quick Assessment

Een Quick Assessment geeft inzicht in je huidige machinepark en het daadwerkelijke printvolume. Hierbij maken we gebruik van standaard aannames voor kosten en energieverbruik. We maken gebruik van een XDA installatie (een printer monitoring tool). Hiermee verzamelen we gegevens over het printerpark. Op basis van de uitkomsten van het onderzoek ontvang je een advies met betrekking tot de kosten en milieuaspecten. Hierbij worden ook marktgegevens gebruikt. Dit assessment is minder uitgebreid dan de andere assessments. Wil je meer de diepte in met het onderzoek? Kijk dan bij onze andere assessments.

Pro Assessment

In het Pro Assessment brengen wij de huidige situatie van de document- en printomgeving in kaart. We schenken daarbij ook aandacht aan het gedrag van gebruikers en we doen onderzoek naar het gebruik van documentoplossingen in de organisatie.

Naast de huidige situatie, maakt Xtandit een ontwerp van de nieuwe, gewenste situatie gebaseerd op de uitgevoerde analyses, de projectdoelstellingen en een concept printbeleid. Dit ontwerp wordt geëvalueerd met het projectteam voordat er een presentatie aan de directie zal worden gegeven. Xtandit levert vervolgens een rapport op met de uitkomsten, uitgewerkte plattegronden en een gedegen printbeleid. Hierna zal jouw Xtandit projectmanager zorgdragen voor het inrichten en uitwerken van het document- en printbeleid.

Workflow Assessment

Een Workflow Assessment omvat een nog uitgebreider onderzoek dan een Pro Assessment. We kunnen op jouw verzoek namelijk ook de inkomende, interne en uitgaande documentstromen (workflows) analyseren. Denk bijvoorbeeld aan de workflows rondom de factuurstromen, digitale archivering, scannen naar ERP-systemen en scannen naar DMS-systemen. Hierbij brengen wij de huidige situatie in kaart. Vervolgens ontvang je, op basis van onze jarenlange ervaring, een rapport met optimalisatieadviezen. De documentprocessen worden in flowcharts beschreven op basis van de huidige situatie en een mogelijke nieuwe (optimale) situatie. Ons portfolio biedt een breed scala aan procesverbeterende en kostenbesparende oplossingen.

Daarbij spelen je bedrijfsprocessen een belangrijke rol. Xtandit biedt een uitgebreid scala aan onderzoeksmogelijkheden, zoals een printanalyse, gebruikersanalyse, IT-scan, document procesanalyse en printbeleid onderzoek. Deze leggen we na overleg en aan de hand van jouw doelstellingen vast in een Project Initialisatie Document. Zo weten we precies wat we van elkaar kunnen verwachten en staan jouw doelstellingen steeds voorop.

Full Assessment

Het Full Assessment is het meest uitgebreide onderzoek dat bestaat uit een combinatie van het Pro en het Workflow Assessment.

Vraag hier je offerte aan

 

assessment tools

Kunnen wij je helpen?

Onze Document Process Consultants staan voor je klaar en adviseren je welk assessment het beste past bij jouw doelstellingen.

Bel voor een afspraak
document process consultants printanalyse, analyse document flow, optimalisatie document flow, analyse documentstromen, optimalisatie documentstromen