Contract opstellen, tekenen en verwerken tot order in 6 minuten
Van handmatig werk naar volledige automatisering
Wil jij sneller contracten opstellen en verwerken? Wil je de communicatie met de klant verbeteren en eenvoudiger maken? Wil je meer tijd overhouden voor taken die waarde toevoegen aan de organisatie?
Dan is het slim om te kijken hoe je innovatieve technologie kunt inzetten om het contractproces in jouw organisatie (verder) te automatiseren.
Waar sta je nu?
Om te kijken wat jij kunt doen om het contractproces (verder) te automatiseren is het goed om te kijken waar je nu staat. Is de volgende situatie voor jou (deels) herkenbaar? Dan zijn er veel kansen om het contractproces slimmer en sneller te maken met behulp van automatisering!
Voorbeeldsituatie: Een handmatig proces
- Sales print de contracten
- Sales maakt de contracten compleet
- Sales print het aantal benodigde exemplaren van het contract
- De verkoper gaat op weg naar de klant en biedt het contract aan ter goedkeuring en ondertekening
- Terug op kantoor worden de documenten via de scanner per e-mail doorgestuurd naar de orderverwerking (de verkoper bewaart een kopie van de e-mail scan voor zijn of haar persoonlijk archief)
Tip: ontvangt de verkoper het contract al ‘pre-loaded’ per e-mail van een medewerker orderverwerking of vanuit een orderverwerkingssysteem? Ook dan is er nog veel winst te behalen op het gebied van automatisering!
Tip: heb jij het contractproces al gedigitaliseerd en deels geautomatiseerd met een cloudoplossing zoals OneDrive? Ook dan kun je nog veel tijd besparen!
Hoe lang duurt een volledig manueel proces?
Zoals je op de afbeelding ziet ben je zonder automatisering al gauw zo’n 27 minuten plus reistijd van en naar de klant kwijt om een contract te laten tekenen. Vooral de tijd die het kost om de klant te bezoeken kan flink oplopen. Dat kan sneller!
Contractproces in 6 minuten: Zo werkt dat!
Maak je gebruik van automatiseringsoplossingen? Dan kun je het contractproces veel sneller maken. Dat geeft verkopers de kans om tijd te besteden aan dat waar ze goed in zijn: verkopen! Ook zorg je er meteen voor dat er minder snel fouten in sluipen.
Voorbeeld: Contractproces geautomatiseerd
- De benodigde documenten worden vanuit orderverwerking in OneDrive of in een andere cloudoplossing klaargezet.
- Verkoper print benodigd aantal exemplaren rechtstreeks vanuit de cloudoplossing via de app van een multifunctionele printer (MFP) met connectiviteit.
- Nu zijn er 2 opties: de verkoper gaat naar de klant en laat het contract ondertekenen, óf de verkoper laat de contracten veilig digitaal ondertekenen door de klant
- Als de verkoper naar de klant toe is gegaan en terug komt op kantoor scant hij/zij de document(en) rechtstreeks naar de orderverwerkingsmap binnen de gebruikte cloudoplossing en kan een kopie per e-mail naar zichzelf sturen. De bestandsnaam kan ook meteen juist meegegeven worden.
- Is het contract digitaal ondertekend? Dan hoeft de verkoper het certificaat van het ondertekende contract alleen nog maar op te slaan in OneDrive of een andere cloudoplossing.
Tip: Vanuit de OneDrive map kun je een workflow starten zodat alle betrokken partijen geïnformeerd worden en eventueel kan een kopie voor archivering doorgestuurd worden.
Tip: Bekijk hier welke oplossingen je nodig hebt om het contractproces te optimaliseren.
Contractproces automatiseren? Dit zijn de oplossingen
Om het contractproces te automatiseren kun je verschillende oplossingen gebruiken. Wij hebben een selectie gemaakt.
Wil je meer weten? Vraag dan nu een digitale of live demo aan! Wat heb je nodig om snel en slim contracten op te slaan en te laten tekenen?
Een multifunctionele printer (MFP) met connectiviteit
Kies voor een moderne, goed uitgeruste printer die verbinding kan maken met internet. Op nieuwe MFP’s van bijvoorbeeld Xerox en HP kun je apps downloaden uit een eigen appstore. De apps op de MFP kun je gebruiken om het werk slimmer uit te voeren. Zo kun je de MFP met behulp van de apps koppelen aan Microsoft OneDrive, maar ook aan Microsoft Dynamics en bijvoorbeeld Salesforce. Koppelingen met public cloudoplossingen zoals Dropbox en Google Drive zijn ook mogelijk.
Cloudoplossing zoals Microsoft OneDrive
De apps maken een verbinding tussen de multifunctional en de cloudtoepassing. Via deze verbinding kun je documenten scannen en documenten ophalen om te printen naar en vanuit: Box, Dropbox, Microsoft OneDrive, Microsoft Office 365 en Google Drive. Er is ook een universele ‘scannen naar de cloud app’ beschikbaar. Deze printer app kan bijvoorbeeld via de Xerox App Gallery op iedere Xerox multifunctional met ConnectKey gratis geïnstalleerd worden.
Oplossing voor digitale, veilige handtekeningen
Het meeste tijd bespaar je bij contractbeheer met de oplossing Validated ID. Deze oplossing is veilig en voldoet aan de Europese regelgeving op dit gebied. Je hoeft je dus geen zorgen te maken over compliance. Daarnaast bespaar je ook nog eens de kosten van het papier én kies je dus ook voor een duurzame oplossing.
Ja, ik wil ook slimmer en sneller werken met contracten
Ben je benieuwd hoe je het contractproces in jouw organisatie kan optimaliseren? Vraag dan nu een demo aan. We laten je graag de mogelijkheden zien!