workflow management
BLOG

Workflow management, geldvretende hype of serieuze kans?

19 mei 2016
Remko Hoekstra

Proces optimalisatie, digitale workflows creëren, workflow automatisering. Zijn dit loze managementtermen of een belangrijk onderdeel van moderne bedrijfsvoering? Een actuele vraag waar veel organisaties mee worstelen. In de praktijk zien we dat organisaties workflow management steeds vaker als een serieuze kans zien om hun bedrijfsvoering te verbeteren en daarmee geld te verdienen.

workflow management kans of hype

Voordelen van workflow management

De toenemende digitalisering en de daardoor steeds toenemende complexiteit van bedrijfsprocessen, is één van de redenen die organisaties over de streep trekt om actief aan de slag te gaan met workflow management. Welke voordelen brengt workflow management of workflow automatisering?

Voordeel 1: Geen dubbel werk meer

Simpele processen, zoals data entry, kosten vaak veel tijd en moeten steeds herhaald worden. Door een workflow te automatiseren, worden herhalingen van simpele processen automatisch volbracht. De administratieve medewerkers hebben hierdoor meer tijd voor andere werkzaamheden.

Voordeel 2: Duidelijkheid in communicatie

Alle betrokken medewerkers weten wat er van ze verwacht wordt. Ieders verantwoordelijkheden worden automatisch opgenomen in de workflow. Zo is bijvoorbeeld altijd duidelijk wie nog goedkeuring moet verlenen, wie een vraag heeft en wie een taak overneemt als één van de medewerkers op vakantie is. Het proces zal sneller verlopen en iedereen is op de hoogte van de actuele stand van zaken.

Voordeel 3: Beslissen op basis van correcte informatie

Door een proces te vangen in een workflow, wordt het veel eenvoudiger om de juiste beslissingen te nemen. Het proces wordt veel beter gedocumenteerd, waardoor de beschikbare informatie ook beter van kwaliteit wordt. Altijd inzicht in correcte informatie zorgt ervoor dat er betere beslissingen genomen kunnen worden.

Voordeel 4: Kortere doorlooptijd

Tijd kost geld, en onnodig tijd besteden aan taken is zonde van het geld. Door een proces te digitaliseren, besparen organisaties veel tijd en daarmee ook veel geld. Zonde om die kans te laten liggen.

Voordeel 5: De route in beeld

Als er veel processen tegelijk lopen, is het voor de verantwoordelijke manager niet altijd makkelijk het overzicht te houden. Door workflows te automatiseren kun je alle statussen en taken monitoren via dashboards. Je volgt dan als het ware de route die het proces neemt.

Gratis whitepaper: Workflows bouwen, hoe pak je dat slim aan?

Workflow management kun je op twee manieren realiseren: gebruik maken van de beschikbare tools binnen applicaties of kiezen voor een gerichte workflow automatisering oplossing om workflows te bouwen. Wat zijn de mogelijkheden en welke afwegingen moet je zeker maken voordat je hier een beslissing over neemt? Lees voor het antwoord op deze vraag het whitepaper Workflows bouwen, hoe pak je dat slim aan?

Download het whitepaper
Whitepaper workflows bouwen
Remko Hoekstra Xtandit
Remko Hoekstra
Account Manager Document Process Solutions