Zo worden facturen doorgaans in PDF-formaat per e-mail verstuurd en het aantal digitaal verstuurde boekingsdocumenten stijgt enorm. De afgelopen jaren is UBL in steeds meer landen de standaard geworden voor het digitaal uitwisselen van documenten. Binnenkort ook in Nederland. En met UBL heeft u geen factuurherkenningssoftware meer nodig.

Factuurverwerking tijdrovend?

Veel facturen worden tegenwoordig nog handmatig ingevoerd en gescand. Ook wanneer facturen in PDF-formaat ontvangen zijn, worden de gegevens vaak nog handmatig overgetypt in het systeem. Met de overgang naar UBL is digitale factuurverwerking geen tijdrovende klus meer. Ook de overheid ziet hier het grote nut van in: alle overheidsinstanties moeten uiterlijk in 2018 over zijn op e-factureren in UBL (bron:accountant.nl).

Wat is UBL en wat kunt u ermee?

UBL staat voor Universal Business Language. Technisch gezien is een UBL factuur een bestand in XML-formaat. Deze heeft een gestructureerde opbouw, bestaande uit groepjes elementen zoals adresgegevens, BTW en andere factuurregels. Via een UBL factuur kunnen alle benodigde gegevens in één keer automatisch digitaal ingelezen worden. Er hoeft dus niets meer handmatig ingevoerd of gescand te worden. Bovendien kunnen UBL facturen eenvoudig met andere programma’s uitgewisseld worden.

Voordelen van UBL:

• Alle informatie op de factuur wordt automatisch herkend, scannen is dus overbodig.
• Boekingsdocumenten in UBL kunnen vrijwel geheel automatisch verwerkt worden in uw financiële systeem.
• De kans op fouten wordt aanzienlijk kleiner, doordat er minder handmatige acties hoeven plaats te vinden.

ubl_schema_wit.png

Hoe werkt het proces?

1. De crediteur stuurt via zijn financieel systeem (ERP) de factuur rechtstreeks naar het factuurverwerkingssysteem van de debiteur (de betalende partij). Er worden twee dingen verstuurd: de factuur in UBL-formaat  en een afbeelding van de factuur in PDf- of Tiff-formaat.
    
2. De UBL factuur wordt vervolgens rechtstreeks opgeslagen in het financieel systeem (ERP) van de debiteur. Er hoeft dus niemand meer de factuur te scannen en handmatig in te voeren. De afbeelding van de factuur (PDF of Tiff), wordt direct opgeslagen in het digitaal archief van de debiteur. Zo nodig wordt de afbeelding ook een workflow ingeschoten, bijvoorbeeld wanneer het systeem geen ordermatch kan maken of wanneer de factuur een bepaald bedrag overschrijdt en deze intern door specifieke personen goedgekeurd moet worden.

Wat dus wel benodigd zal blijven bij UBL, is een afbeelding van de factuur. De UBL factuur is immers slechts een coderegel waar een gebruiker niet wijs uit wordt. De afbeelding wordt bij het gebruik van UBL automatisch aangemaakt in PDF of Tiff-formaat. Zo kunt u bijvoorbeeld nog steeds het document inzien voor het accorderen van de factuur.

ubl-voorbeeld.png

De uitdaging voor uw organisatie is hoe en waar u deze bedrijfskritische documenten gaat borgen? Veel facturen hebben immers een wettelijke bewaartermijn van zeven jaar of langer. Slaat u de UBL code en afbeelding beter in uw financiële applicatie op of in een speciaal digitaal archief? Mijn advies is om een digitaal archief te gebruiken: 4 redenen om facturen niet in financiële applicaties op te slaan.

Is uw digitaal archief klaar voor UBL?

Veel organisaties verstaan onder hun digitaal archief, de digitale schijf of Windows verkenner structuur. Maar (UBL) facturen op die manier archiveren kent een aantal nadelen:

• Grote kans dat er veel mappen/documenten met dezelfde inhoud opgeslagen worden.
• Het terugvinden van specifieke documenten kan veel tijd kosten, afhankelijk van het aantal documenten.
• Vaak wordt PDF als bestandsformaat gekozen. Vanuit Acrobat vinden regelmatig updates plaats waardoor u er niet van verzekerd bent dat de PDF over een aantal jaar nog steeds te raadplagen is.
• Uw bestanden kunnen snel zoekraken of (per ongeluk) gewist worden.
• Meer valkuilen van digitaal archiveren met een mappenstructuur

Om de authenticiteit van uw facturen te bewaren, is het dus slim om een digitaal archief aan te schaffen. Met Xtendis raadpleegt u gemakkelijk een UBL factuur zonder dat uw huidige financiële systeem of applicatie belast wordt door alle opgeslagen facturen/plaatjes en overige in beslag nemende documenten.

factuurvoorbeeld.jpg

Grote inhaalslagen met UBL

Met de komst van Universal Business Language zijn er grote inhaalslagen te realiseren. De kosten kunnen gereduceerd worden en uw efficiency kan verhoogd worden. Het hele proces van scannen en handmatig invoeren van documenten (waarbij sorteren, opslaan, versturen en ophalen een onderdeel was) kan nu worden vereenvoudigd.  Met UBL kunnen uw documenten nog efficiënter ingeboekt en digitaal gearchiveerd worden. Meer weten over hoe u UBL ready wordt? Neem dan contact met ons op!