De tijd is nu echt aangebroken dat de wereld een flinke digitalisatieslag maakt. Het handmatig bijhouden en printen van facturen heeft z'n beste tijd gehad. Waarom zou je al die inefficiënte stappen ook nog nemen als het zoveel gemakkelijker kan? Met de komst van UBL is het nog eenvoudiger om financiële informatie uit te wisselen. In steeds meer landen is UBL namelijk de standaard geworden voor het uitwisselen van documenten. En met UBL heb je geen factuurherkenningssoftware meer nodig.
Veel facturen worden tegenwoordig nog handmatig ingevoerd en gescand. Ook wanneer facturen in PDF-formaat ontvangen zijn, worden de gegevens vaak nog handmatig overgetypt in het systeem. Met de overgang naar UBL is digitale factuurverwerking geen tijdrovende klus meer. Ook de overheid ziet hier het grote nut van in: alle overheidsinstanties moeten uiterlijk in 2018 over zijn op e-factureren in UBL (bron Financieel Management.
Verwerk jij nog het gros van jouw binnenkomende facturen handmatig? Dan is het nu tijd om na te denken over de overstap naar digitale factuurverwerking. Met de 11 vragen uit het gratis e-book ‘Overstappen op digitale factuurverwerking: ja of nee?’ kun je beslissen of digitalisering van de factuurstroom de investering waard is voor jouw organisatie.
Download het E-bookUBL staat voor Universal Business Language. Technisch gezien is een UBL factuur een bestand in XML-formaat. Deze heeft een gestructureerde opbouw, bestaande uit groepjes elementen zoals adresgegevens, BTW en andere factuurregels. Via een UBL factuur kunnen alle benodigde gegevens in één keer automatisch digitaal ingelezen worden. Er hoeft dus niets meer handmatig ingevoerd of gescand te worden. Bovendien kunnen UBL facturen eenvoudig met andere programma’s uitgewisseld worden.
Wat dus wel benodigd zal blijven bij UBL, is een afbeelding van de factuur. De UBL factuur is immers slechts een coderegel waar een gebruiker niet wijs uit wordt. De afbeelding wordt bij het gebruik van UBL automatisch aangemaakt in PDF of Tiff-formaat. Zo kun je bijvoorbeeld nog steeds het document inzien voor het accorderen van de factuur.
De uitdaging voor jouw organisatie is hoe en waar je deze bedrijfskritische documenten gaat borgen? Veel facturen hebben immers een wettelijke bewaartermijn van zeven jaar of langer. Sla je de UBL code en afbeelding beter in jouw financiële applicatie op of in een speciaal digitaal archief? Mijn advies is om een digitaal archief te gebruiken: 4 redenen om facturen niet in financiële applicaties op te slaan.
Veel organisaties verstaan onder hun digitaal archief, de digitale schijf of Windows verkenner structuur. Maar (UBL) facturen op die manier archiveren kent een aantal nadelen:
Om de authenticiteit van jouw facturen te bewaren, is het dus slim om een digitaal archief aan te schaffen. Met Xtendis raadpleegt je gemakkelijk een UBL factuur zonder dat jouw huidige financiële systeem of applicatie belast wordt door alle opgeslagen facturen/plaatjes en overige in beslag nemende documenten.
Met de komst van Universal Business Language zijn er grote inhaalslagen te realiseren. De kosten kunnen gereduceerd worden en jouw efficiency kan verhoogd worden. Het hele proces van scannen en handmatig invoeren van documenten (waarbij sorteren, opslaan, versturen en ophalen een onderdeel was) kan nu worden vereenvoudigd. Met UBL kunnen jouw documenten nog efficiënter ingeboekt en digitaal gearchiveerd worden. Meer weten over hoe je UBL ready wordt? Neem dan contact met ons op!