MPS Xtandit
BLOG

Wat is Managed Print Services?

05 oktober 2012
Edwin Jongsma

Het begrip zoemt al sinds 2009 rond in de wereld van documenten en printen:  Managed Print Services. Deze buzz is er niet voor niets gekomen. Ik ga u de komende weken meer vertellen over Managed Print Services en u 10 redenen geven waarom deze dienst ook voor uw organisatie interessant is. Maar eerst wil ik helder uitleggen wat nu eigenlijk Managed Print Services zijn.

Onder Managed Print Services  versta ik het op uniforme wijze beheren van print- en multifunctionele kopieerapparatuur. Deze worden kortweg multifunctionals genoemd, ze kunnen printen, kopiëren, scannen en faxen.
Managed Print Services zijn een vorm van Managed Services . Met dit laatste doel ik op het outsourcen van bedrijfsprocessen naar een externe partij, met als doel een hogere efficiency en/of lagere kosten te realiseren. Met Managed Print Services heb ik het dus over het uitbesteden van het beheer van een printerpark aan een externe leverancier.

Managed Services rondom de documentprocessen gaat echter breder. Managed Document Services  vallen er ook onder en staan in nauwe relatie met Managed Print Services . Maakt u gebruik van Managed Document Services dan worden de documentstromen binnen de organisatie geanalyseerd en ge(her)structureerd in samenhang met de aanwezige printercapaciteit en/of uw bedrijfsprocessen. Hoewel uniform van opzet, bieden Managed Print Services en Managed Document Services ruimte voor unieke toepassingen voor de documentprocessen binnen een organisatie.

Managed Print Services zijn dus onderdeel van een meer totale Managed Services benadering. In onderstaand schema ziet u de verschillende diensten die onder dit begrip vallen.

Managed Services: De overkoepelende naam voor het outsourcen van bedrijfsprocessen.
Managed Supplies Services: Het beheer richt zich op de voorraad- en of incidenten processen van printers.
Managed Print Services: Het totale beheer van printers en multifunctionals is in deze dienst opgesloten. De benadering geschiedt  op basis van meerdere fases waarin de volgorde van stappen zijn: analysefase (assessment), ontwerpfase (design), implementatiefase (implementation) en beheer/optimalisatiefase (managed).

 

Managed Document Services In de assessmentfase worden de processen rondom documenten geanalyseerd. Op basis van deze analyse ontvangt u een advies hoe u de processen kunt optimaliseren.
Managed Marketing Services Een analyse van de marketing document processen resulteert in adviezen over; wel of niet uitbesteden, drukken of printen, het outsourcen van een repro, gepersonaliseerd printen, cross media toepassingen, etc.
   

Nu u weet waar de begrippen voor staan, ga ik u in volgende columns uitleggen wat deze voor u interessant maken. Want hoe meer plezier en profijt u uit uw printerpark haalt, des te liever het mij is.

Edwin Jongsma Xtandit
Edwin Jongsma
Commercieel Directeur