back-up digitaal archief
BLOG

Waarom een back-up geen digitaal archief is

13 oktober 2016
Roberto van den Heuvel

Ten onrechte maken veel organisaties de denkfout dat een back-up een digitaal archief is. De beredenering is in de regel: onze informatie is geborgd in een back-up, aangezien we dit kunnen reproduceren. Deze veronderstelling is echter te kort door de bocht.

Naast de technische verschillen tussen een back-up en een digitaal archief is het juridische aspect van belang. De overheid verplicht organisaties namelijk bepaalde documenten te archiveren. Denk bijvoorbeeld aan facturen die je zeven jaar moet bewaren of personeelsdossiers waaraan allerlei wettelijke regels hangen.

Juridische voorwaarden

Data en documenten die om juridische redenen bewaard moeten worden, dienen aan een aantal voorwaarden te voldoen:

  • Het mag niet meer worden gewijzigd. De authenticiteit en integriteit moeten dus geborgd zijn.
  • Gedurende de wettelijke bewaartermijn dient het leesbaar te zijn. Te allen tijde moet dus de technologie aanwezig zijn om de digitale documenten te lezen.
  • Na het verstrijken van de wettelijke bewaartermijn moet de data worden verwijderd.
digitaal archief idee

Een digitaal archief is dus niet overbodig…

Met het bovenstaande in ogenschouw nemend is het maken van alleen een back-up niet afdoende. Want:

  • Is de informatie op een back-up tape bijvoorbeeld nog wel leesbaar na een x-aantal jaren? Denk bijvoorbeeld aan WordPerfect van jaren geleden, deze bestanden zijn nu niet meer te openen in het programma.
  • Wie controleert en garandeert dat de data lang genoeg wordt bewaard om te voldoen aan de wettelijke bewaartermijn?
  • Wie zorgt ervoor dat de data niet kan worden gemuteerd?
  • Hoe zorg je dat je snel en eenvoudig de laatste versie van de data vindt?

Een goede archiveringsoplossing is hiervoor noodzakelijk en dit gaat verder dan alleen de aanschaf van goedkope storage.

Kortom, een back-up kan bovenstaande zaken niet 100 procent borgen.

Roberto van den Heuvel
Manager Consultancy & Solutions, Xtandit

Wildgroei aan data beheersbaars maken

Met de toename van datagroei enerzijds en invoering van meldplicht datalekken anderzijds, zijn organisaties zich gelukkig steeds meer bewust van het belang om de wildgroei aan data beheersbaar te houden binnen de wettelijke kaders.

Whitepaper

Ben jij benieuwd naar hoe een digitaal archief je helpt om te voldoen aan de Nederlandse wetgeving die opgesteld is rondom de type documenten die gearchiveerd dienen te worden? En hoe het ervoor zorgt de data beheersbaar te houden? Lees dan het whitepaper Digitaal archiveren voor een veilige waarborging van je documenten.

Download het whitepaper
Whitepaper digitaal archiveren veiligheid
Roberto van den Heuvel Xtandit
Roberto van den Heuvel
Manager Consultancy & Solutions