documenten digitaal distribueren
BLOG

Waarom documenten op een uniforme wijze (digitaal) distribueren?

12 december 2013
Remko Hoekstra

Elke onderneming heeft uitgaande documenten, denk hierbij aan facturen, pakbonnen, orderbevestigingen, offertes etc. Deze documenten komen veelal uit diverse applicaties, waardoor deze niet uniform zijn opgemaakt. Als er een lay-out aanpassing plaatsvindt (bijvoorbeeld bij de invoering van het IBAN nummer), dient dit derhalve in alle applicaties te worden doorgevoerd.

Steeds vaker is er de wens deze documenten digitaal te versturen, in plaats van te printen.  Soms is er hiervoor al een oplossing in de primaire applicaties, maar dit voldoet vaak niet aan de behoeften. Het heeft bijvoorbeeld de voorkeur facturen per batch te versturen, en automatisch beveiligd te archiveren.

Output management

Door met een output management applicatie te werken, heeft u een vereenvoudigde centrale verwerking en opmaak van alle verschillende documenten. Verschillende output management oplossingen bieden geïntegreerde oplossingen. De applicaties kunnen de gegevens uit de bestaande applicaties verzamelen, en eventueel opmaken, waarna deze automatisch worden gedistribueerd via elke gewenste uitvoer, variërend van printen, faxen, tot e-mailen.  Daarnaast kunnen deze uitgaande documenten met bijbehorende kenmerken gearchiveerd worden in een digitaal archiefsysteem, Windows Verkenner structuur, Web Portal, of een ander medium.

Voordelen zijn:

  • Besparing op portokosten.
  • Vermindering van het aantal afdrukken.
  • Automatisering van taken, en vermindering van de werklast.
  • Automatisering van documentdistributie, scanning. en archivering.
  • Uniformiteit.
  • Minder handmatige bewerkingen.
  • Geen fouten.
  • Sluit aan op de wensen vanuit de markt.
  • Productiever (en creatiever) personeel.
  • Geen hoge investering vanwege compatibiliteit met bedrijfsapplicaties.
voordelen output management

Digitaal factureren

Verstuurt u uw facturen al digitaal? Digitaal factureren heeft heel veel voordelen, voor zowel kleine als grote ondernemers. In februari 2009 zijn digitale en geprinte (papieren) facturen aan elkaar gelijk gesteld.

De keus is aan u

De Belastingdienst stelt geen eisen meer, dus u kunt zelf bepalen of u uw facturen digitaal, of geprint verstuurt. De digitale factuur dient wel overeen te komen met de geprinte factuur, en uw klant dient uiteraard in staat te zijn digitale facturen te kunnen verwerken. 

bron: belastingdienst – digitaal factureren

 

Xtandit is in het beziet van het keurmerk E-factureren.

Meer weten? Lees hier verder wat het keurmerk inhoudt.

Een van de oplossingen

Met verschillende output management oplossingen kunnen facturen zoals gebruikelijk geprint  worden. De outputmanagement software onderschept de printjob automatisch, en  kan het document optimaliseren met bijvoorbeeld een logo, NAW gegevens, etc.
Een mogelijkheid zou kunnen zijn een emailadres vanuit de primaire applicatie mee te printen, zodat de software kan zien naar welk emailadres de factuur verstuurd dient te worden. De software kan dit emailadres filteren, zodat de ontvanger dit niet op de factuur ziet. Voor facturen die per post verstuurd moeten worden, kan de software zo ingeregeld worden dat de print naar de dichts bij zijnde printer/multifunctional wordt gestuurd. Indien gewenst, kunnen uitgaande facturen automatisch gearchiveerd worden in een digitaal archiefsysteem, Windows Verkenner structuur, Portal, of een ander medium.

Wilt u een keer hierover sparren neem dan contact op met onze experts! 

Remko Hoekstra Xtandit
Remko Hoekstra
Account Manager Document Process Solutions