Voorraadbeheer supplies
BLOG

Voorraadbeheer supplies onder controle

24 februari 2015
Jasper Ruijgrok

Het voorraadhok. Je kent het wel. Een wirwar aan verbruiksmaterialen. Op de bovenste plank staan nog drie toners van een printer die twee jaar geleden de geest heeft gegeven. Op de plank daaronder staan nog doosjes met faxlinten uit een ander tijdperk. Wat maakt het uit, denk je misschien? Wij geven je 3 goede redenen om je voorraadbeheer (beter) onder controle te krijgen.

Reden 1: Stop verspilling van verbruiksmaterialen

…..en schrijf de verdienste op jouw naam

Het lijkt wel een vast gegeven: als je toners moet bestellen voor een printer, dan bestel je er gelijk drie. Tijdens het gebruik van de tweede toner gaat de printer kapot en koop je een apparaat van een ander merk. Zo blijft er een toner over. Dat proces herhaalt zich door de jaren heen en zo bouw je een voorraadhok met toners die je niet meer kunt gebruiken.

Niemand denkt eraan de producten die niet meer gebruikt kunnen worden op marktplaats te verkopen. Een bedrijf met 20 printers heeft meestal minimaal 5 verbruiksmaterialen liggen die niet meer te gebruiken zijn, weet ik uit ervaring. Zonde van die 500 euro. Dit zijn meestal de materialen die horen bij de kleine printers, die niet onder contract staan zoals de multifunctionals.

Waarom is verspilling zonde? Ten eerste is het zonde van het geld van het bedrijf waar je werkt. Nog niet overtuigd? Hoewel jij misschien niet degene bent die daadwerkelijk toners bestelt die niet gebruikt kunnen worden, ben je wel degene die erop aangekeken wordt als IT-verantwoordelijke. Krijg jij dat voorraadhok op orde, of is het onderdeel van jouw budget? Dan kun je die verdienste weer mooi op jouw naam zetten en ermee naar de directie.

Reden 2: Bespaar geld

….er zijn genoeg leukere dingen om je IT-budget aan te besteden

Door de angst om stil te staan, bestellen de meeste mensen teveel. Anderen bestellen juist te laat, met het risico dat de printer stilstaat. Beide situaties zijn logischerwijs niet wenselijk, maar bijna niet te voorkomen. Het park met kleine printers ontstaat in de loop van de jaren, het wordt niet ineens aangeschaft. Het blijft dus ook zo dat er verschillende toners nodig zijn. De verscheidenheid aan toners maakt het lastiger om het overzicht zelf te houden. Zo gebeurt het snel dat je met allerlei supplies blijft zitten waar je niets mee kan. Zonde van je IT-budget!

Hoe los je dit probleem op? Je kunt het voorraadbeheer uitbesteden via Managed Supplies Services. Is dat een stap te ver? Lees dan de volgende tips:

  • Ruim het voorraadhok netjes op.
  • Maak één medewerker verantwoordelijk voor het beheer van de supplies.
  • Vergelijk en kies één leverancier, waar je vanaf nu alle supplies bestelt.

Reden 3: Bespaar tijd

…....je kunt je tijd wel beter gebruiken dan de supplies voorraad beheren

Altijd druk, een iPhone die nooit op stil staat? Zorg ervoor dat je je in ieder geval geen zorgen meer hoeft te maken over het beheer van je toner voorraad. Is er niemand intern aan wie je dat over kunt laten? Kijk dan eens of je dit door een externe partij kunt laten doen. Zo hoef je alleen nog maar de maandelijkse rapportages te bespreken met de directie en ben jij van het werk af.

Whitepaper

Meer weten over het inzichtelijk maken van de kosten van je printerpark? Download dan het whitepaper 'Grip op het printerpark: Tips and Tricks voor IT-Managers' en lees hier alles over.

Download het whitepaper
Voorraadbeheer supplies

Ga jij een stapje verder?

Het voorraadhok supplies is slechts één onderdeel van de kosten van je printerpark. Heb jij wel eens gemeten wat de printkosten per afdruk zijn? Hoeveel printjes er maandelijks per machine uitrollen? En of de printers op een slimme plek staan? Meten = weten. Ik help je graag om de kosten te reduceren.

Jasper Ruijgrok Xtandit
Jasper Ruijgrok
Account Manager