Personeelsdossiers vormen voor veel HR managers een flink pijnpunt. In de praktijk zie ik namelijk nog veel papieren dossiers. Dit maakt het lastig om deze dossiers op een effectieve en consistente wijze te beheren. Het bijhouden en opzoeken van dossiers, en het voldoen aan de wet- en regelgeving vormt regelmatig een uitdaging voor HR.

Invloed Wet bescherming persoonsgegevens op het personeelsdossier

De Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) stelt een aantal eisen en verplichtingen aan zowel papieren als digitale personeelsdossiers (bron: www.autoriteitpersoonsgegevens.nl). Waar moet uw (HRM) organisatie aan voldoen?

• U bent als organisatie verantwoordelijk voor de nauwkeurigheid en juistheid van registratie van de gegevens in het personeelsdossier;
• Alle gegevens in het personeelsdossier moeten relevant zijn;
• Werknemers dienen geïnformeerd te worden over de doeleinden van het vergaren van de gegevens;
• U dient persoonsgegevens te beschermen tegen verlies of onrechtmatige verwerking;
• U mag persoonsgegevens niet langer bewaren dan noodzakelijk is;
• U dient werknemers in staat te stellen hun gegevens in te zien en zo nodig te corrigeren. Dit is in principe van toepassing op het gehele personeelsdossier.

Bestanden als bewijslast

Gaat u als organisatie papieren dossiers vervangen door een digitaal personeelsdossier, dan krijgt u naast de privacywetgeving te maken met de vraag of de bestanden officieel kunnen gelden als bewijslast. U moet er dan ook voor zorgen dat u originele papieren bestanden digitaal inscant en in een onwijzigbaar formaat opslaat.

Bij de overstap van papier naar het digitaal personeelsdossier, dient u er rekening mee te houden dat dit een ingrijpende stap kan zijn binnen de HR-afdeling. U moet op een andere manier personeelsdossiers gaan opstellen en bijhouden. Wanneer alles juist is ingericht, zou het de HR-afdeling juist tijd moeten besparen. Maar bovenal: u voldoet aan de laatste wet- en regelgeving. Hoe u dat doet, vertel ik u in het webinar Meer grip met digitale personeelsdossiers.

Kijk hier het webinar terug 

Voordelen van het digitale personeelsdossier

Ik ben ervan overtuigd dat op termijn iedere organisatie de overstap moet maken naar digitale personeelsdossiers, omdat dit veel voordelen met zich meebrengt:

• U voldoet aan wet- en regelgeving, zoals de Wbp, en aan de regels van de belastingdienst
• Documenten zijn sneller en eenvoudiger te raadplegen
• U kunt documenten eenvoudig toevoegen aan het digitaal dossier, ongeacht de bron van het document. U kunt hierbij denken aan niet alledaagse documenten zoals Facebookpagina’s
• Documenten kunnen beheerd worden op basis van bewaartermijn
• Dossiers kunnen digitaal opgeschoond worden
• U kunt eenvoudig rapportages opzetten die voor u belangrijk zijn (als voorbeeld een rapportage op verlopen legitimaties die vervangen dienen te worden)
• U creëert ruimtebesparing doordat u geen archiefkasten meer nodig heeft

Belangrijk om te weten

Gaat u de personeelsdossiers digitaliseren? Dan is het van essentieel belang om, vóórdat u de stap gaat maken, een aantal zaken op een rijtje te zetten.

Wees kritisch op welke gegevens u wilt opslaan! Bepaal welke documenten bewaard moeten blijven of vernietigd kunnen worden. Alle documenten die u wilt digitaliseren dienen gelabeld te worden in een digitaal dossier. Als u dit niet doet, is het eenvoudig en snel terugvinden van informatie niet haalbaar. Het heeft dan geen enkele zin om de overstap te maken.

Kijk naar uw eventueel in gebruik zijnde HR applicatie. In de praktijk zie ik dat het als zeer prettig ervaren wordt als een digitaal personeelsdossier gekoppeld kan worden aan de medewerkerskaart in uw HR applicatie (zoals Raet Online, AFAS Software, Exact Online of ADP). Het grote voordeel is dat de HR afdeling niet separaat hoeft in te loggen in het digitale personeelsdossier maar deze direct kan openen vanuit de medewerkerskaart.