Personeelsdossiers vormen voor veel HR managers een flink pijnpunt. In de praktijk zie ik namelijk nog veel papieren dossiers. Dit maakt het lastig om deze dossiers op een effectieve en consistente wijze te beheren. Het bijhouden en opzoeken van dossiers, en het voldoen aan de wet- en regelgeving vormt regelmatig een uitdaging voor HR.
De Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) stelt een aantal eisen en verplichtingen aan zowel papieren als digitale personeelsdossiers (bron: www.autoriteitpersoonsgegevens.nl). Waar moet uw (HRM) organisatie aan voldoen?
Gaat u als organisatie papieren dossiers vervangen door een digitaal personeelsdossier, dan krijgt u naast de privacywetgeving te maken met de vraag of de bestanden officieel kunnen gelden als bewijslast. U moet er dan ook voor zorgen dat u originele papieren bestanden digitaal inscant en in een onwijzigbaar formaat opslaat.
Bij de overstap van papier naar het digitaal personeelsdossier, dient u er rekening mee te houden dat dit een ingrijpende stap kan zijn binnen de HR-afdeling. U moet op een andere manier personeelsdossiers gaan opstellen en bijhouden. Wanneer alles juist is ingericht, zou het de HR-afdeling juist tijd moeten besparen. Maar bovenal: u voldoet aan de laatste wet- en regelgeving. Hoe u dat doet, vertel ik u in het webinar Meer grip met digitale personeelsdossiers.
Ik ben ervan overtuigd dat op termijn iedere organisatie de overstap moet maken naar digitale personeelsdossiers, omdat dit veel voordelen met zich meebrengt:
Gaat u de personeelsdossiers digitaliseren? Dan is het van essentieel belang om, vóórdat u de stap gaat maken, een aantal zaken op een rijtje te zetten.
Wees kritisch op welke gegevens u wilt opslaan! Bepaal welke documenten bewaard moeten blijven of vernietigd kunnen worden. Alle documenten die u wilt digitaliseren dienen gelabeld te worden in een digitaal dossier. Als u dit niet doet, is het eenvoudig en snel terugvinden van informatie niet haalbaar. Het heeft dan geen enkele zin om de overstap te maken.
Kijk naar uw eventueel in gebruik zijnde HR applicatie. In de praktijk zie ik dat het als zeer prettig ervaren wordt als een digitaal personeelsdossier gekoppeld kan worden aan de medewerkerskaart in uw HR applicatie (zoals Raet Online, AFAS Software, Exact Online of ADP). Het grote voordeel is dat de HR afdeling niet separaat hoeft in te loggen in het digitale personeelsdossier maar deze direct kan openen vanuit de medewerkerskaart.
Wilt u graag zien hoe u papieren dossiers kunt vertalen naar digitale personeelsdossiers? Kijk dan mijn webinar ‘Meer grip met digitale personeelsdossiers’ terug. Hierin ontvangt u meer informatie rondom de Wbp en kunt u een live demonstratie zien.
Bekijk het webinar