Efficiënt digitaal contractbeheer
BLOG

Veilig contracten beheren in de digitale wereld

05 december 2017
Randel Huese

Contractbeheer is in veel organisaties een ondergeschoven kindje. Uitspraken zoals ‘dat zetten we wel even in een Excel-werkblad’ hoor ik bij onze klanten nog regelmatig. Excel inzetten voor contractbeheer lijkt een eenvoudige, goedkope oplossing, maar in de praktijk pakt het vaak anders uit. De kwaliteit van contractbeheer staat onder druk. En dat kan zomaar een dure grap worden voor de business.

Wat kan er mis gaan?

Hoe groter de organisatie is, hoe lastiger het is om contractbeheer in een Microsoft Excel-werkblad te beheren. De kans dat er contracten en andere daaraan gerelateerde documenten zoekraken of ‘rondzweven’ in de organisatie is groot. Ook kan het gebeuren dat contracten – door gebrek aan inzicht en overzicht – niet op tijd verlengd of beëindigd worden. Dit kan nare financiële consequenties hebben. Zo zijn er zelfs bedrijven die de afloopdatum van het huurcontract van hun bedrijfspand gemist hebben, omdat de verantwoordelijke persoon met ziekteverlof was.

Naast financiële risico’s zijn er ook gevaren omtrent dataveiligheid. Contracten en bijbehorende documenten zijn vertrouwelijk en moeten daarom op een zorgvuldig gekozen plek opgeslagen worden. Het zou voor de organisatie een ramp zijn als deze documenten in verkeerde handen zouden vallen. Daarom is het belangrijk om ervoor te zorgen dat de omgeving waar de documenten opgeslagen worden goed beveiligd is. Ook een beveiliging op bestandsniveau is belangrijk.

Whitepaper: Digitaal archiveren voor een veilige document waarborging

Slim omgaan met contractbeheer

Om contractbeheer nauwkeuriger en efficiënter in te richten zijn er allerlei software oplossingen op de markt. De afgelopen jaren kiezen steeds meer organisaties ervoor om contracten en bijbehorende documenten in zo’n oplossing op te slaan en te beheren. Het gebruik van een oplossing voor contractbeheer brengt namelijk veel voordelen met zich mee. Zo beschikt je over een gedegen online archief. Dit vergemakkelijkt het vinden van de juiste documenten en bespaart je veel tijd.

Ook is het prettig om te weten dat jouw bestanden beveiligd zijn opgeslagen. Met de invoering van de meldplicht datalekken per 1 januari 2016 en de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG), die geldt vanaf 25 mei 2018, is dit alleen maar belangrijker geworden. Jij bent tenslotte verantwoordelijk wanneer vertrouwelijke informatie op straat komt te liggen of in verkeerde handen valt. Omdat jouw documenten niet meer op jouw eigen server opgeslagen zijn, weet je ook dat er altijd een back-up van de contractdossiers zijn in geval van calamiteiten of brand.

Wil je weten waar jij op moeten letten als je op zoek gaat naar een oplossing voor contractbeheer? Lees dan mijn vier tips in het blog Contractbeheer in de nieuwe digitale economie.

Lees blog

Randel Huese Xtandit
Randel Huese
Account Manager Document Process Solutions