MPS Xtandit
BLOG

Van Managed Print Services assessment naar optimaal design

27 oktober 2012
Edwin Jongsma

In mijn vorige column beschreef ik de assessment procedure; de voedingsbodem voor het uitstippellen van het MPS traject. Na de inventarisatie van de huidige situatie (current state) en het vastleggen van de te behalen doelstellingen, komen we tot een nieuw design (future state). In deze nieuwe indeling wordt alle verzamelde data uit het assessment verwerkt. Deze nieuwe indeling is zodoende geoptimaliseerd aan de hand van het assesment. Dit is ook de reden waarom goede tools nodig zijn bij deze fase. De juiste assessment software is namelijk in staat om de huidige kosten te berekenen (Total Cost of Ownership) van al uw printers en multifucntionals, en, de loopafstanden inzichtelijk te maken, het printgedrag van gebruikers te analyseren, de volumes per device aan te geven, de huidige duurzaamheid in CO2, energie, water en zelfs de hoeveelheid verbruikte bomen in kaart te brengen. De solutions architect zal al deze zaken laten meewegen bij het intekenen van floorplans wat de nieuwe situatie creëert.
Hoe deze future state eruit kan zien en welke afwegingen er gemaakt moeten worden kunt u hieronder lezen.

Welke machines worden gebruikt bij een nieuwe situatie?
Het bestaande printer en multifunctional park kan meerdere merken en types bevatten. Printers zijn vaak gekocht. En multifunctionals zijn meestal ondergebracht in een all-in huurovereenkomst. Het is geen wet van meden en perzen dat idealiter alle apparatuur vervangen dient te worden. Afhankelijk van het ideale design en de Managed Print Services mogelijkheden van de aanbieder kunnen bestaande printers of multifunctionals, ongeacht het merk, toch nog worden ingezet en in de nieuwe overeenkomst worden opgenomen. Het zou tenslotte erg zonde zijn om recent aangeschafte printers bij het grofvuil te zetten. Op plekken waar alleen behoefte is aan printen of op plekken waar een individuele gebruiker niet zonder printer kan functioneren, kan hergebruik een interessante optie zijn. Het loont vaak ook de moeite om te kijken waar en hoeveel A3 afdrukken er gemaakt worden. Dit kan veel invloed hebben op het nieuwe design. U heeft geen behoefte aan A3 printers op plekken waar ze niet gebruikt worden.

Welk afdrukvolume wordt aangehouden in een nieuwe situatie?
Het huidige afdrukvolume in zowel kleur als zwart zegt niets over de toekomstige behoefte. Diverse marktanalyse bureau's, zoals Gartner, voorspellen een verdere daling van het wereldwijde afdrukvolume de komende jaren. Van 2010 naar 2011 is het totale wereldwijde afdrukvolume met 5,5% gedaald. (Bron: Photizo group) Het is dus belangrijk dat uw Managed Print Services aanbieder samen met u nadenkt over de toekomstverwachtingen en langere termijn bedrijfsdoelstellingen van uw organisatie. Veranderingen in werkwijze, te denken valt aan bijvoorbeeld het nieuwe werken waar veel organisaties mee bezig zijn, zullen van grote invloed zijn op de manier van printen en het inherente printvolume. Ook adviezen en software oplossingen die documentprocessen kunnen optimaliseren (Managed Document Services) kunnen het afdrukvolume fors verlagen. U kunt dus al, door hier goed over na te denken, heel wat kosten mee gaan besparen. In mijn volgende columns zal ik hier nog uitgebreider op in gaan.

Welke aanbieders gaat u uitnodigen?
In de manier waarop bovenstaande inzichtelijk wordt gemaakt, zit een verschil per aanbieder. Over het algemeen zullen aanbieders een uitgeprint rapport, inclusief bijlagen aan u presenteren. Maar, er zijn ook aanbieders die dit digitaal kunnen presenteren wat als voordeel heeft dat het geen statische maar meer dynamische rapportage wordt en zodoende meer interactief.
Als naar aanleiding van deze rapportage de puntjes op de i zijn gezet kan de aanbieder een offerte uitbrengen. In deze offerteronde, vanzelfsprekend, nodigt u meerdere aanbieders uit te pitchen, wordt duidelijk wat de nieuwe Total Cost of Ownership is en wordt de besparing in duurzaamheid inzichtelijk gemaakt. Zo zou helder moeten worden hoe de besproken documentprocessen worden geoptimaliseerd.

Ten slotte is het belangrijk voor u als klant om te achterhalen op welk niveau de kennis en ervaring aanwezig is bij de aanbieder, zodat u met een gerust hart de implementatie tegemoet kan zien. Een belangrijk en vaak onderschat onderdeel van de offerte is de implementatie, training en niet te vergeten het "change management". Volgende week staan deze onderwerpen dan ook centraal in mijn nieuwe artikel.

Bij een optimale Managed Print Services hangt elk bedrijfsproces aan de juiste printer op de juiste plek!

Edwin Jongsma Xtandit
Edwin Jongsma
Commercieel Directeur