belkosten en printkosten
BLOG

Uw printkosten even inzichtelijk als uw belbundel

14 augustus 2015
Jasper Ruijgrok

Weet u het nog? Als u vroeger een abonnement afsloot voor uw mobiele telefoon, betaalde u een vast bedrag per maand, maar had u geen weet van uw daadwerkelijke verbruik. Het was pas toen telecomproviders u online inzicht gaven in uw bel- en sms-gedrag dat u er wellicht achter kwam dat uw bundel veel te hoog/laag was. Ik wil wedden dat u toen uw abonnement zo snel mogelijk heeft aangepast. Mijn vraag is, heeft u weleens stil gestaan bij het abonnement dat u bij uw printerleverancier heeft afgesloten? Betaalt uw organsatie de juiste printkosten?

Te hoge printkosten door een standaard bundel?

Veel organisaties nemen ook een bundel af voor hun printers met het oog op lagere printkosten. Ze betalen een standaard bedrag per maand voor een x aantal afgesproken afdrukken in kleur en zwart. Vaak wordt een printbundel voor meerdere jaren afgesproken en wordt er vervolgens niet meer gekeken naar het daadwerkelijke printvolume van de printers. Ik merk door mijn functie bij Xtandit dat veel organisaties door de jaren heen krimpen of juist groeien. U kunt zich voorstellen dat dit ook invloed heeft op het aantal afdrukken dat in een jaar gemaakt wordt en dat daardoor het afgesproken printvolume niet meer past bij de situatie.

Heeft u inzicht in hoeveel uw organisatie daadwerkelijk print?

printkosten inzicht

Vergelijk uw bundel met de realiteit

Er zijn online goede tools te vinden om het printgedrag en de printkosten in kaart te brengen. Denk bijvoorbeeld aan de PrintSaver tool. Deze premium tool is voor iedereen toegankelijk en kosteloos. U kunt hem installeren op alle printers die zijn aangesloten op het netwerk (ongeacht het merk). Deze software biedt niet alleen inzicht in de printaantallen en de kosten van uw cartridges, maar geeft nog veel meer interessante informatie waarmee u de printkosten kunt verlagen. De PrintSaver tool geeft inzicht in:

  • Aantallen: Hoeveel zwart-wit en kleurafdrukken worden er maandelijks gemaakt?
  • Efficiëntie: Zijn er printers die nauwelijks/te veel gebruikt worden en kunt u centraliseren om kosten te besparen?
  • Grootverbruikers: Wie maakt de meeste printjes en vanuit welke applicaties wordt er onnodig veel geprint?
  • Volume trends: Wordt er op een bepaalde dag veel meer geprint dan op andere dagen? Worden er zoveel opdrachten per dag verzonden dat het gebruik van pincodes/pasjes (zoals met Equitrac) een interessante tijdsbesparing kan opleveren? En zou een snellere machine u wat opleveren, of alleen maar een dure investering zijn?
  • Kosten: Wat kosten die cartridges nou echt? Haalt u een dekkingspercentage van 5% of zit u hier ruim overheen?

Download hier kosteloos de PrintSaver tool

Veranderingen om de printkosten te verlagen

Met de resultaten in het rapport heeft u een gezonde basis om veranderingen bij uw directie aan te kaarten.

Ten eerste

... kunt u het daadwerkelijk printvolume vergelijken met wat is afgesproken in het contract. Heeft u een ondervolume? Dan kunt u de printkosten verlagen door (bij een nieuw contract) een kleinere bundel af te spreken. Heeft u een overvolume? Dan kunt u juist een grotere bundel nemen, want een meertik, zoals we dat zo mooi noemen in de printermarkt, kost doorgaans meer dan een afdruk die binnen de bundel valt.

Ten tweede 

... kunt u kijken of het voordeliger is om een contract af sluiten voor uw toners. U heeft dan ook geen omkijken meer naar het verbruik;  de cartridges worden automatisch op het juiste tijdstip bij u afgeleverd. Kijk voor meer informatie hierover op onze Managed Supplies Services pagina.

Ten derde 

... heeft u inzicht in welke machine een ‘overkill’ heeft en zoveel gebruikt wordt dat het apparaat hierdoor veel minder lang meegaat. U kunt dan overwegen machines van plek te ruilen om zo een kostenbesparing te realiseren.

Ten vierde 

... kunt u onderzoeken of de grootverbruikers wel echt zoveel moeten printen en of het percentage enkelzijdige en kleur afdrukken verlaagd kan worden. U kunt afspraken met de organisatie maken over wat wel en niet geprint mag worden en zo de printkosten verlagen.

Het printbeleid

Al deze punten kunt u vastleggen in een printbeleid. Hierin staan de regels voor (groepen) mensen en afdelingen omtrent printing en worden bepaalde SMART-doelstellingen gesteld (zoals rondom het verlagen van de printkosten en de impact op het milieu). Uiteraard willen wij u daar graag in ontzorgen, maar als u hier zelf mee aan de slag wilt, dan kunt u ons e-book met gratis stappenplan voor IT-Managers downloaden: Printbeleid opstellen, hoe doe je dat?

Wilt u meer advies over het verlagen van uw printkosten? Dan help ik u graag verder. 

Jasper Ruijgrok Xtandit
Jasper Ruijgrok
Account Manager