Kosten Printerpark Xtandit
BLOG

U heeft geen controle over uw printerpark, en 40% tot 60% van uw helpdeskcalls zijn printer gerelateerd

30 oktober 2013
Arnoud Krijgsman

Herkenbaar?  Een ICT manager die een discussie voert over een nieuwe printer voor een medewerker, omdat er bijvoorbeeld veel vertrouwelijke documenten geprint moeten worden. Dit terwijl u zich juist had voorgenomen het oude exemplaar niet meer te vervangen. Vanwege het ontbreken van een printbeleid, krijgt de gebruiker in de regel toch meestal gelijk, en wat kost nu zo’n printer…?

Men vergist zich vaak in de kosten voor een enkele printer. Een gemiddelde laserprinter met een jaarvolume van 50.000 afdrukken kost namelijk op jaarbasis al snel € 4.000,00. Omgerekend betaalt u met een dergelijke printer zo’n 32% meer voor een afdruk, dan met een multifunctionele printer die centraal geplaatst is.

Interne politiek is een belangrijke oorzaak van de verhoging van de totale kosten van uw printerpark. Voordat u het weet, heeft u een wildgroei aan verschillende printers, met verschillende drivers en verbruiksartikelen, en mijn ervaring is dat dit één van de grootste ergernissen van de afdeling ICT blijkt te zijn.

In de nieuwe wereld waarin wij leven, merken wij dat de functie ICT medewerker of systeembeheerder andere vormen aanneemt. Applicaties verdwijnen in de cloud, mobile devices doen hun intrede, en de hoeveelheid data en opslag op de servers groeit exceptioneel. Kortom; ICT wil vandaag de dag zo weinig mogelijk tijd kwijt zijn aan randzaken, zoals het beheren van printers. In de praktijk vergt dit nog altijd erg veel tijd, want print gerelateerde vragen zijn voor een  ICT’er dagelijkse kost.

 

Onafhankelijke onderzoeken (door onderzoekbureaus als IDC) tonen aan dat 40% tot 60% van de helpdesk calls gerelateerd zijn aan printen. Wij praten hier al snel over een kostenpost van tienduizenden Euro’s op jaarbasis enkel voor de ondersteuning op printers, en dan hebben wij het nog niet eens over het oplossen van een storing, of het vervangen van materialen, wat ook gemiddeld twee uur per week kost. Uiteindelijk zijn de totale kosten voor deze printers, en het beheren hiervan, vergelijkbaar met 1% tot 3% van de winst. In sommige situaties kunnen wij deze kosten met tot wel 40% naar beneden brengen, wat het erg interessant maakt om een onderzoek te doen naar uw situatie. Maar hoe doen wij dat dan?

In bijna elke organisatie waar wij onderzoek doen, kunnen de processen rondom printen worden verbeterd, en kunnen indirecte kosten omlaag. Het begint met het opstellen van een goed printbeleid, waarbij duidelijkheid wordt geschept voor de medewerkers, en doelstellingen worden omschreven waar wij ons gezamenlijk hard voor gaan maken. Een printbeleid zorgt voor duidelijkheid, en voor verbetering van de efficiëntie, maar kan ook zorgen voor awareness over print gerelateerde kosten. De kosten moeten eigenlijk altijd omlaag, en dat kan meestal ook, maar dan moet er wel een commitment zijn vanuit de bovenste laag van de organisatie. Als het printbeleid is goedgekeurd, maken wij het design voor de nieuwe situatie, en dit presenteren wij aan de directie.

Bij het design richten wij ons niet alleen op snel te realiseren besparingen door centralisatie, maar ook op het efficiënter inzetten van functionaliteiten, het verlagen van printvolumes, en/of overige directe kosten. De echte toegevoegde waarde van een onderzoek door Xtandit zit in de digitalisering van de hedendaagse papieren processen (creatie, distributie, ontvangen, archivering, vernietiging), en de goede afstemming omtrent de processen voor het uit handen geven van het beheer van uw printerpark.

Al deze ingrediënten zorgen voor een succesvol assessment, en een continue optimalisatie van uw processen.

Arnoud Krijgsman Xtandit
Arnoud Krijgsman
Document Process Consultant