Managed Print Services
BLOG

Service Excellence en Managed Print Services

14 juni 2012
Edwin Jongsma

Als we de markt van managed print services (MPS) aanbieders indelen op competenties van de aanbieders dan geeft Quocirca,rapport mei 2012, aan dat er 3 type leveranciers zijn;

Het aanbod van MPS leveranciers kan onderling behoorlijk verschillen. Ultiem kan je stellen dat er een operational excellence nodig is in alle geledingen van de organisatie om te komen tot het hoogste niveau van managed print service dienstverlening, zodat er service excellence aan de klant geboden kan worden. Wordt MPS aangeboden als een toolset waarmee storingen worden gemeld en toners automatisch worden besteld of is er sprake van een geoptimaliseerd design, een pro actieve service verlening, een contractueel beschreven SLA met KPI’s en een account management proces met de juiste management rapportages? De hamvraag is dus hoe managed print services is ingericht bij de leverancier en in welke van de volgende 3 fases de leverancier zich bevind, zodat een vergelijking van leveranciers niet op appels en peren is gebaseerd.

De 3 type MPS leveranciers;

  1. Basis MPS; Deze leveranciers bieden de minst volwassen oplossing. Processen zijn niet ingericht en worden ad-hoc uitgevoerd, de service dienstverlening is onvoorspelbaar. SLA’s zijn niet contractueel ingericht en de uitvoering is gebaseerd op het blussen van brandjes.
    Het business model van de leverancier is gericht op de verkoop van hardware.
  2. Reactieve MPS; De responsiveness van de leverancier begeeft zich wel op een hoger niveau als basis MPS, er worden tools gebruikt om te monitoren maar er wordt meer reactief als proactief gehandeld. In deze fase is het de klant die meer bezig is met storingen en problemen oplossen als de leverancier.
    Het business model van de leverancier is gericht op de verkoop van hardware, het verkopen van document solutions software en kennis van document processen staat nog in de kinderschoenen.
  3. Proactieve MPS; Proactieve leveranciers zorgen ervoor dat problemen worden geminimaliseerd en handelen volgens het motto voorkomen is beter als genezen. Dit operationaliseren zij aan de hand van de afgesproken SLA’s en KPI’s met heldere geformuleerde doelstellingen. Deze leveranciers beschikken over een geavanceerd software platform voor beheer en gebruiken state of the art analyse en rapportages tools. De leverancier heeft MPS geadopteerd in zijn business plan en op voorhand fors geïnvesteerd in service delivery om te voldoen aan de service verwachtingen van de klant. Het ontwerp en de verdere optimalisatie is gebaseerd op de drijfveren van de klant.
    Het business model van de leverancier is gericht op het leveren van een geoptimaliseerde situatie met oog voor kosten besparing, mvo doelstellingen en de hoogst denkbare serviceverlening waarbij ook de document processen worden geanalyseerd en oplossingen en ervaring aanwezig zijn om deze te optimaliseren.  De leverancier kan bij voorkeur een internationale klant ondersteunen en bied een merkonafhankelijke MPS oplossing.

Kortom voor u als klant valt er echt wat te kiezen. Belangrijk daarbij is om een echt kijkje in de keuken van de leverancier te nemen, de processen rondom MPS  te doorgronden, vooraf te vragen naar de contractuele SLA, de rapportagemogelijkheden in te zien, de helpdesk ondersteuning te toetsen, het beschreven account management proces te bespreken en in te zien en de juiste keuze te maken wie de analyse mag uitvoeren om tot een voor u geoptimaliseerde inrichting te komen.

Wij laten u graag een kijkje in onze proactieve managed print services keuken nemen en tonen met trots onze processen van de unieke Xtandit MPS oplossing. Vraag nu meer informatie en/of een vrijblijvend advies aan.

We zitten er bovenop voor U!

Over Quocirca:
Quocirca is een vooraanstaand onderzoek bureau die gespecialiseerd is in het uitvoeren van onderzoeken waarbij de business impact op het gebied van Informatie Technologie en Communicatie centraal staat (ITC). Voor meer informatie surf naar: www.quocirca.com

Edwin Jongsma Xtandit
Edwin Jongsma
Commercieel Directeur