printer kopen, printer leasen
BLOG

Printer kopen of leasen? 10x advies om verrassingen te voorkomen

25 november 2016
Ruben van den Hoven

Ga je een nieuwe zakelijke printer kopen of leasen? Goede kans dat je dan een aantal aanbieders en offertes gaat vergelijken. Lees en vergelijk jij altijd de kleine lettertjes alvorens je de nieuwe overeenkomst tekent? Nee? Lees dan mijn advies voor een transparant contract en voorkom verrassingen achteraf.

Onoplettendheid kan tot forse (prijs) verschillen leiden

Als new business accountmanager bij Xtandit werk ik nu drie jaar in de “printindustrie”. Vanuit mijn rol adviseer ik bedrijven over de uitdagingen die zij dagelijks ondervinden in documentverwerking. Wat mij elke keer weer opvalt is dat veel klanten de kleine lettertjes van een contract niet lezen wanneer ze een printer kopen. Bovendien worden ook de contractuele verschillen tussen leveranciers vaak niet meegenomen tijdens het maken van de definitieve vergelijking en keuze.

Slechts 10% leest voorwaarden

Is dit niet vreemd? Ik zal een bekend voorbeeld noemen. Apple heeft nieuwe voorwaarden en vraagt op jouw IPhone of je deze voorwaarden wilt accepteren. Ben jij weleens niet akkoord gegaan? Nee? Je bent niet de enige. Uit onderzoek blijkt dat slechts 10% van de mensen begint met het lezen van deze voorwaarden, maar na minder dan 20 seconden alsnog afhaakt. De overige 90% van de mensen klikt direct op akkoord.

Ook de voorwaarden van een papieren contract worden door minder dan 10% van de klanten gelezen. Het niet lezen en beoordelen van de kleine lettertjes kan grote gevolgen hebben voor de beslissing die jij gaat nemen. De contractvoorwaarden tussen de aanbieders in onze industrie kunnen behoorlijk verschillen en hebben dus ook enorme consequenties voor de te nemen beslissing en de ‘total cost of ownership’ (TCO)van jouw nieuwe contract. In dit blog geef ik je de TIEN belangrijkste tips omtrent contractvoorwaarden. Zo kun jij voortaan met een gerust hart de juiste beslissing nemen. Als bonus kun je mijn checklist downloaden, waarin de punten uit dit blog per aanbieder ingevuld kunnen worden.

10 x advies voor de juiste beslissing en een transparante overeenkomst

zakelijke printer kopen printer leasen

1. Wat staat in het contract over het hanteren van een prijsindexering of -verhoging?

In iedere overeenkomst in de printerindustrie wordt prijsindexering of -verhoging gehanteerd. Contracten zijn voor lange duur en kosten die ten grondslag liggen aan de dienstverlening worden beïnvloed door de inflatie, wisselkoersen en prijzen van grondstoffen. Dat iedere leverancier jaarlijks in kwartaal vier de prijzen verhoogt is niet vreemd. De hamvraag is:

  • Gebeurt dit slechts een keer per jaar?
  • Met welk percentage?
  • En op basis van welke index of onafhankelijk te toetsen branche-norm?

Met contracten van vijf jaar of langer kunnen er gauw verschillen van 25 procent of meer ontstaan. De prijsverhoging wordt niet aangeroerd in de offertes, maar kan dus bepalend zijn in de vergelijking tussen alle aanbieders. Deze tip bewijst dat het lonend is om de voorwaarden, waarnaar verwezen wordt in de offertes, altijd op te vragen, te lezen en te vergelijken.

2. Contracten afkopen, machines teruggeven en flexibiliteit vanwege toekomstige groei of krimp?

In de printermarkt is het gebruikelijk om vijfjarige contracten niet geheel uit te zitten en de resterende restschuld op te nemen in het nieuwe printer contract. Wees je er dan wel van bewust dat de resterende kosten van het huidige contract opgenomen worden in het nieuwe contract en dat hier dus extra kosten aan verbonden zijn.

Heb je behoefte aan flexibiliteit?

Ondanks de hogere kosten, kunnen er goede redenen zijn om een printer contract af te kopen. Denk bijvoorbeeld aan:

  • een hoog aantal storingen en overbelasting van het huidige machinepark
  • machines die bepaalde functionaliteiten missen die kritisch zijn voor jouw business en documentprocessen
  • overnames, groei of krimp
  • samenvoeging of sluiting van verschillende panden

Als je één van deze voorbeelden verwacht gedurende de looptijd van de overeenkomst, dan kun je beter vooraf bespreken hoe de aanbieders jou flexibiliteit kunnen bieden. Je wordt dan niet achteraf verrast met hoge kosten voor het aanpassen of afkopen van een printer contract. Voorbeelden hiervan zijn:

  • het kosteloos kunnen aanpassen van het contractueel vastgesteld printvolume
  • het kosteloos kunnen retourneren van bijvoorbeeld 10% van de machines
  • het bijplaatsen van machines tegen hetzelfde tarief tijdens de looptijd van het contract
zakelijke printer kopen printer huren

3. Is er een Service Level Agreement?

Ga je een printer kopen of leasen, let dan ook op de verschillen tussen de kritische prestatie indicatoren van de diverse printerleveranciers. Vaak is er geen Service Level Agreement opgenomen in het contract. Dit is wel belangrijk om jouw verwachtingen en de voortgang te kunnen meten. Mijn advies bij het kopen van een printer is om deze vragen te stellen om appels met appels te kunnen vergelijken:

  • Is er een Service Level Agreement?
  • Wat zijn de gemiddelde responstijden bij een storing?
  • Hoeveel storingen worden binnen het eerste bezoek van de engineer opgelost?
  • Wat is de gemiddelde uptime van de geleverde machines?
  • Heeft de leverancier een eigen serviceorganisatie of wordt dit uitbesteed? Is er een SLA tussen beide partijen?
  • Heb ik één aanspreekpunt voor mijn contract (hardware, software en service)?

Om bovenstaande punten te controleren kun je de aanbieders vragen naar een interne rapportage over deze KPI’s (bijvoorbeeld in te zien via een BI-tool). Als een aanbieder serieus met service omgaat dan is die rapportage zeker beschikbaar. Je kunt deze gebruiken om de kwaliteit van de service te toetsen en de Service Level Agreement die daaraan ten grondslag ligt met elkaar vergelijken.

4. Worden er nieuwe machines aangeboden?

Als je een printer koopt, is het niet erg om gebruik te maken van een ouder model of een tweedehands machine. Het kan bijvoorbeeld een voordeligere oplossing zijn. Of er kan door gebruik te maken van een tweedehands machine meer flexibiliteit geboden worden door de betreffende leverancier. Het is wel fijn om te weten of er een nieuwe machine aangeboden wordt in het contract. En of de offerte ook gebaseerd is op het leveren van een nieuwe machine. Mijn advies is om de volgende vragen te stellen:

  • Wordt er een nieuwe machine geleverd?
  • Wanneer is de machine op de markt gekomen?
  • Tot welke datum wordt er actief onderhoud uitgevoerd door de leverancier en zijn er onderdelen en supplies, zoals drums, beschikbaar?

Maak automatisch een bereking tussen alle offertes

Een offerte die er op het eerste gezicht het goedkoopst uitziet, kan zomaar flink duurder uitvallen wanneer je ook de kleine lettertje meeneemt. Het is daarom altijd slim om een grondig vergelijk te maken van alle voorwaarden. Met de Printer offerte checker hoef jij alleen de gegevens uit de offerte in te vullen en het verschil in kosten gedurende de hele looptijd wordt automatisch getoond.

Download direct
Printer offerte checker

5. Welke mogelijkheden zijn er om het afdrukvolume contractueel in te regelen?

Zelf heb ik een enorme hekel aan diensten waarvoor ik betaal, maar geen gebruik van maak. Neem mijn telefoonabonnement. Ik betaal iedere maand voor 450 belminuten, maar ik verbruik dit aantal nooit. Zou ik deze belminuten wel opmaken, dan is het voordeliger om dit aantal in mijn contract af te spreken. De leverancier is verzekerd van de levering van deze belminuten en kan dan een korting verlenen.

Ga je een zakelijke printer kopen of leasen, dan is het verstandig om niet een te hoog afdrukvolume in het contract op te nemen. En jezelf ook de vraag te stellen of het volume door bepaalde zaken in de toekomst zal dalen of stijgen. Zo zal een sterk groeiend bedrijf ook haar print afdrukvolume zien groeien. Maar de trend van digitalisering wijst eerder op een volumedaling. Denk daarbij aan een voorbeeld als het digitaliseren van de facturatie.

Sommige aanbieders bieden ook mogelijkheden om een nul-volume te kiezen in het contract. Als je niet goed inzichtelijk hebt hoeveel prints jouw organisatie gemiddeld maandelijks maakt óf als je een forse daling tijdens de volgende overeenkomst verwacht, dan is dit een interessante optie. Mocht het daadwerkelijke volume veel afwijken van het contractuele volume, dan loop je het risico dat je te veel betaalt of veel moet bijbetalen. Mijn advies is om de aanbieders te vragen of zij je kunnen helpen het afdrukvolume in kaart te brengen, zodat jij de juiste beslissing kunt nemen.

6. Wordt er gebruik gemaakt van een dekkingsclausule?

Printer leveranciers met een eigen serviceorganisatie lopen een relatief hoog risico als klanten veel prints maken met een hoge dekkingsgraad (het percentage toner op een gekopieerde of geprinte pagina), oftewel ‘coverage’. De opmaak van de pagina bepaalt de bedekking. Als voorbeeld:

  • Een pagina met alleen tekst (<5% bedekking) heeft een lage dekking
  • Een pagina met volvlakken, grafieken en of foto’s (>20% bedekking) heeft een hoge dekking.

Het risico voor de leverancier wordt ingeperkt door in de contracten een dekkingsclausule op te nemen. Een zogenaamde ‘fair use clausule’. Dit houdt in dat je bij een hogere dekking dan opgenomen in het contract kosten betaalt voor de extra verbruikte toner. Deze kosten kunnen fors zijn en voor verrassingen zorgen. Een extra reden om alert te zijn bij het lezen van de kleine lettertjes. Mocht een dekkingsclausule in de contractvoorwaarden zijn opgenomen, vraag dan altijd:

  • Hoe wordt de dekking onafhankelijk gemeten?
  • Hoe worden extra toners afgerekend en tegen welke condities?
  • Wie bepaalt wanneer een toner wordt vervangen en hoe weet ik zeker dat deze volledig leeg is?
printer kopen, printer leasen

7. Worden er voor het maken scans en A3 prints extra kosten gerekend?

Er zijn leveranciers die een vergoeding vragen voor gemaakte scans. Soms zijn de kosten voor een scan zelfs gelijk aan de kosten van een print. Dan wordt scannen wel erg kostbaar. De digitalisering zorgt ervoor dat bij bedrijven het scanvolume fors groeit en soms gelijk is aan het afdrukvolume. Gedurende een vijfjarige overeenkomst kan dit dus aardig in de papieren lopen.

Hetzelfde geldt voor het maken van een kopie of print op A3 formaat. Soms worden dezelfde kosten gehanteerd voor een A3 afdruk als voor een A4 afdruk. Vaak wordt een A3 afdruk echter afgerekend als 2x een A4 afdruk. Uit eigen onderzoek blijkt dat gemiddeld 5% van het totale afdrukvolume bestaat uit A3-prints. De TCO van de afdrukkosten wordt dan 105%. Weer een reden die het de moeite waard maakt om de kleine lettertjes van het printer contract te lezen en beoordelen tijdens het offerte beoordelingstraject.

8. Is all-in ook echt all-in?

Er zijn verschillen in de betekenis van ‘all-in’. Mijn advies is daarom op de volgende zaken te letten:

  • Er zijn leveranciers waar niet alle verbruiksmaterialen in de afdrukprijs opgenomen zijn.
  • Ook kan het zijn dat bepaalde reparaties of het vervangen van onderdelen of verbruiksmaterialen voor rekening van de klant zijn.
  • Soms worden gereviseerde onderdelen en niet originele toners, drums of fusers ingezet. Dit laatste is een enorme besparing voor de leverancier, maar kan voor jou een negatief effect hebben op de betrouwbaarheid van de apparatuur, de garantie en de beschikbaarheid van jouw printer of multifunctional.
zakelijke printer kopen printer leasen

9. Wat is de opzegtermijn van het contract? Met welke periode wordt het contract verlengd bij niet tijdig opzeggen?

Uiteindelijk draait het om de aandacht die je als klant krijgt van de leverancier. Het is natuurlijk veel fijner als je aan het eind van de looptijd het contract wél wilt verlengen. Vraag daarom ook hoe vaak de leverancier performance reviews houdt, zodat jullie samen in de gaten kunnen houden hoe de samenwerking verloopt en of er zaken bijgesteld moeten worden om jou tevreden te houden.

Mocht je toch het contract willen opzeggen, dan is het erg vervelend als het contract per abuis niet tijdig opgezegd is. Kijk daarom in het contract na wat de opzegtermijn is en wat de gevolgen zijn als het contract niet tijdig opgezegd wordt. De opzegtermijn varieert van 3 tot 12 maanden. Bij het niet tijdig opzeggen wordt het contract over het algemeen automatisch verlengd met 12 maanden. Maar er zijn ook voorbeelden dat het contract met dezelfde looptijd wordt verlengd als de originele looptijd. Om dit te voorkomen kun je de volgende opties overwegen:

  1. Direct bij het aangaan van de nieuwe overeenkomst een opzegbrief sturen per einddatum van de overeenkomst.
  2. In outlook een datum een taak vastleggen om het contract tijdig op te zeggen voordat de opzegtermijn is verstreken. Het risico bij je eigen vertrek is dat de taak in outlook verloren kan gaan.
  3. In een document management systeem een expiratiedatum koppelen met een herinnering, zodat het gedigitaliseerde contract automatisch naar boven komt op het juiste moment.

10. Is er sprake van vendor lock-in?

Als je een zakelijke printer koopt, dan wordt er steeds vaker software meegeleverd (zoals een scan-, fax- of follow-you-oplossing). De aanschaf van dergelijke software wordt vaak gedaan met de intentie om er langere tijd mee te kunnen werken. Ook worden software oplossingen gekoppeld aan bedrijfsprocessen. Deze kunnen kritisch zijn voor het dagelijks functioneren van medewerkers en applicaties.

De scanoplossing die wordt gekoppeld aan ERP-software als Exact of Navision, en de follow-you oplossing die naadloos verbonden is met het toegangscontrole systeem zijn veel voorkomende voorbeelden. Bij de aanschaf van dergelijke oplossingen is het van belang dat deze merkonafhankelijk werken, zodat je na de contractperiode de mogelijkheid hebt over te stappen naar een nieuwe printerleverancier zonder dat je nieuwe software hoeft aan te schaffen en het kritische bedrijfsproces in gevaar komt. Stel dus altijd de vraag of de aangeschafte software merkonafhankelijk functioneert én in een apart contract kan worden opgenomen. Vraag ook wat de consequenties en kosten zijn als je deze software wilt integreren met een printer of multifunctional van een ander merk.

Lees en vergelijk de contractvoorwaarden dus altijd aandachtig!

Geen enkele offerte of contract scoort een dikke tien op alle besproken voorwaarden. Maar als je ze niet leest of pas onder ogen krijgt als de beslissing al genomen is, dan doe jij jezelf wellicht te kort en voer je misschien de verkeerde onderhandelingen. Let dus tijdens het vergelijken van de offertes ook altijd de algemene contract- en leasevoorwaarden van alle aanbieders. Mijn checklist kan jou hierbij de helpende hand bieden.

Download de gratis checklist

Een gewaarschuwd mens telt voor twee! Maak een eerlijk vergelijk tussen offertes en contractvoorwaarden.

Download direct
checklist zakelijke printer kopen

Heb je na het lezen van dit blog nog vragen? Ik beantwoord ze graag. Je kunt mij bereiken via 06-43362288 of ruben.van.den.hoven@xtandit.nl.

Ruben van den Hoven Xtandit
Ruben van den Hoven
Account Manager