Oude documenten altijd beschikbaar houden
BLOG

Oude documenten altijd beschikbaar houden

16 november 2017
Randel Huese

Een personeelsdossier of pensioendossier van een trouwe medewerker die al 30 jaar bij de zaak zit. Het kan zomaar gebeuren dat je deze niet meer kunt openen, tenzij je nog een werkende computer uit die tijd hebt staan. In dit artikel leest je hoe je ervoor zorgt dat je bestanden altijd toegankelijk én vindbaar houdt, zodat je niet voor dit soort vervelende verrassingen komt te staan.

Hoewel weinig bedrijven zich bewust zijn van de vergankelijkheid van oude documenten, is het eigenlijk al heel lang bekend dat oude bestanden niet voor eeuwig te openen zijn als ze op de reguliere manier zijn opgeslagen. Zelfs de NASA was zich hier niet voldoende van bewust. De data van de eerste maanmissie in 1969 is namelijk al decennialang niet meer toegankelijk. Er bestaan geen computers meer die de data kunnen uitlezen.

Hoe sla je bestanden tijdloos op?

Documentenstromen blijven explosief groeien en steeds vaker verdwijnt het papieren ‘reserve-archief’ uit het kantoor. Dit maakt het voor organisaties noodzakelijk om na te denken over de vindbaarheid en beschikbaarheid van documenten. Een Document Management Systeem (DMS) kan hierbij helpen.

In een DMS kun je documenten opslaan, beheren en eenvoudig zoeken naar documenten. Tegelijkertijd zorgt het DMS er ook voor dat oude bestanden altijd te openen blijven. Alle documenten die worden toegevoegd aan het systeem, worden opgeslagen in een onwijzigbaar formaat, meestal als een TIFF bestand. Zo’n TIFF bestand kan altijd nog geopend worden, ook wanneer we alweer 10 Word-versies verder zijn en sommige programma’s misschien niet eens mee bestaan.

Bekijk onze DMS-oplossingen
document management software dms enterprise content management

Bewaarplicht

De overheid stelt strenge regels aan het bewaren van documenten. Voor documenten gelden verschillende minimale bewaartermijnen en soms ook maximale bewaartermijnen. In het eerste geval is het belangrijk dat documenten in ieder geval de minimale bewaartermijn veilig opgeslagen zijn. Voor de maximale bewaartermijn is het belangrijk om een document op tijd te vernietigen. Ook hier kan een DMS systeem bij helpen door op tijd met meldingen te komen. Een kopie van een identiteitsbewijs moet na uitdiensttreding van een medewerker bijvoorbeeld minimaal vijf jaar bewaard worden. Andere documenten, zoals gegevens over bedrijfsmatig onroerend goed, moeten zelfs tien jaar bewaard blijven. Het zorgvuldig opslaan en beschikbaar houden van documenten helpt organisaties om te voldoen aan de bewaarplicht. Zo voorkom je vervelende boetes.

Veiligheid voorop

Juist met zaken als pensioendossiers en personeelsdossiers, is alleen vindbaarheid en beschikbaarheid niet genoeg. Het is minstens net zo belangrijk dat deze vertrouwelijke gegevens niet zomaar op straat komen te liggen. Als je weinig zicht hebt op de manier waarop documenten zijn opgeslagen en waar, is het risico dat data in verkeerde handen valt aanmerkelijk groter. De meldplicht datalekken die vanaf mei 2018 van kracht is, zorgt ervoor dat organisaties zich nog meer bewust moeten zijn van de beveiliging van hun data.  

Ook daar kan een DMS systeem bij helpen. Je weet niet alleen waar je jouw data opslaat, maar weet ook zeker dat het veilig opgeslagen is en niet in handen van criminelen valt.

Kortom: wees je bewust van het belang van een gedegen digitaal archief en onderneem actie als dat nodig is. Zo zorg je ervoor dat je ook in de toekomst altijd toegang hebt tot de documenten die belangrijk zijn en raken uw ‘maanlanding’ bestanden niet onleesbaar.

Heb je nog vragen naar aanleiding van dit blog? Neem gerust contact met mij op via 06-43362275 of vul het contactformulier in.

Randel Huese Xtandit
Randel Huese
Account Manager Document Process Solutions