koffie xtandit
BLOG

Opstellen printbeleid overlaten aan een expert of niet?

17 juni 2015
Edwin Jongsma

In het vorige deel van dit blog, 6 redenen om zelf ’t printbeleid op te stellen, heb ik zes situaties geschetst waarbij het te verklaren is dat je zelf een analyse gaat doen en een printbeleid opstelt. In dit blog behandel ik 6 situaties waarin het juist verstandiger is om een expert te raadplegen. In dit blog geef ik ook twee voorbeelden hoe digitalisering een toekomstig effect heeft op jouw beslissing van vandaag. Herken jij een of meerdere van de geschetste situaties?

Wanneer laat je het printbeleid aan een expert over?

1. Je hebt nu al tijd tekort

Het whiteboard op de IT-afdeling staat vol met nog niet afgeronde projecten. Er is geen tijd de analyse zelf uit te diepen en uit te voeren. Een printbeleid is er niet, evenals kennis hoe deze op te stellen. Er is behoefte aan een kant en klaar rapport met feiten, zodat gefundeerd een beslissing genomen kan worden over het nieuwe printbeleid. Een expert kan jou dus ontzorgen.

E-book

Benieuwd wat er allemaal komt kijken bij het opstellen van een printbeleid?

n een printbeleid staan de spelregels en standaarden die gelden voor de (groepen) gebruikers van printers en multifunctionals. Dit met het oog op besparingen en slimmere processen, door bijvoorbeeld minder te printen en meer digitaal te werken.

Dit e-book helpt je stap voor stap met het opzetten van een printbeleid waar jij, je directeur en de gebruikers meer dan tevreden over zullen zijn

Download het E-book
printbeleid

Wil je de hulp van een expert?

Zorg dan dat je de juiste partner voor jouw organisatie uitkiest. In deze checklist lees je 22 kritische vragen die je kunt stellen aan iedere leverancier met wie je om tafel gaat zitten. 

Download het E-book
checklist managed print services

2. Voldoende budget beschikbaar

Voor een professionele analyse wordt binnen de organisatie graag budget vrijgemaakt omdat de opvatting heerst dat jij je tijd beter kan besteden en het onderzoek grondig gedaan moet worden (en niet half/half tussendoor). Bovendien schept de betaling van een analyse vanuit de leverancier deelverantwoordelijkheid voor het behalen van een deadline en kwalitatief eindresultaat, ook op lange termijn.

3. Weinig inzicht in huidige situatie printerpark

Je hebt niet alle informatie beschikbaar die nodig is om gefundeerd een beslissing voor de komende 5 jaar te nemen. Je weet niet goed hoe je de analyse moet aanpakken en waar je alle relevante data vandaan haalt. Zonder data is het lastig doelstellingen te formuleren voor in het printbeleid. De uitstekende reputatie van de IT-afdeling staat op het spel.

4. Geen ervaring met opstellen RFP

Het is het eerste grote vervangingstraject van de huidige IT-afdeling en je financieel directeur heeft ook nog gevraagd om een request for proposal (RFP) uit te schrijven voor iedere investering of contractwaarde boven een bepaald bedrag. In de scope van de analyse is hulp benodigd in het opstellen ervan. Het printbeleid gaat helpen je nieuwe budget te bewaken.

5. Weinig draagvlak voor verandering

Ook al wordt de ICT afdeling intern zeer serieus genomen, implementaties van nieuwe systemen en applicaties zorgen altijd voor veel weerstand bij de gebruikers. Uit ervaring is bekend dat vreemde ogen kunnen dwingen bij het creëren van draagvlak en commitment zodat er een beter change management resultaat wordt bereikt. Ook voor je nieuwe printbeleid.

6. Gebrek aan innovatieve printers en informatiesystemen

Er is bekend dat er nieuwe printers en multifunctionals op de markt zijn met meer features. Maar welke andere nieuwe innovaties de organisatie vooruit kunnen helpen, daar is geen inzicht in. De IT-afdeling en business owners zijn echt op zoek naar innovaties die bijdragen aan het realiseren van de bedrijfsdoelstellingen. Het digitaliseren en optimaliseren van papieren processen kan hieraan bijdragen.

Toch liever eerst nog wat meer lezen over welke type assessments er zijn? Alle informatie hebben we gebundeld!

Lees hier meer
print en document assessments onderzoek

De invloed van digitalisering op het printbeleid

Toekomstige digitaliseringswensen kunnen invloed hebben op jouw beslissingen van vandaag rondom het printbeleid. Misschien wil je door de verscherpte wetgeving op de bescherming persoonsgegevens een goed advies over de beveiliging van data, informatie en documenten. Als straks alle rechtbanken het uploaden van digitale files accepteren heeft dat bijvoorbeeld enorme gevolgen voor de printvolumes van advocatenkantoren (meer info over project KEI).

Ook zien wij de vraag groeien om de verwerking van inkoopfacturen en het verzenden van verkoopfacturen te digitaliseren. Dit heeft een enorme impact voor de juiste printer en scanner keuze voor de financiële afdeling. Ook de Europese Commissie wil dat e-factureren de standaard in Europa wordt (lees meer). Kortom, wil je het zekere voor het onzekere nemen schakel dan een expert in. Of ga tenminste in gesprek. Een afspraak en een kop koffie kost je niets.

Wel of geen partner voor je printbeleid?

Heb je beide delen van mijn blog gelezen? Bekijk dan welke van de geschetste situaties in jouw geval van toepassing zijn en leg vervolgens de voor- en nadelen van zelf analyseren en uitbesteden aan een expert naast elkaar. Zo kun je objectief beoordelen of je zelf de skills en resources in huis hebt om een analyse te doen en een nieuw printbeleid op te stellen.

Een partner nodig?

Tot de conclusie gekomen dat je misschien een partner in de hand wilt nemen? Bekijk dan in de video hoe onze consultant Arnoud Krijgsman het opstellen van een printbeleid aanpakt.

Ook een start maken met het opstellen van een printbeleid? laat ons u helpen en lees hier verder!

Download gratis

Toch liever zelf aan de slag met het printbeleid?

Dat kan ook! Download dan de PrintSaver, een tool waarmee je een maand lang het printgedrag van je organisatie automatisch inzichtelijk maakt.

Installeer simpel en snel
printsaver tool
Edwin Jongsma Xtandit
Edwin Jongsma
Commercieel Directeur