tips contractbeheer oplossing kiezen
BLOG

Oplossing contractbeheer kiezen? 4 handige tips

05 december 2017
Randel Huese

Een prachtig Excel-werkblad voor het contractbeheer. Het lijkt een goedkope, makkelijke oplossing, maar niets is minder waar. Van gemiste deadlines voor contractopzeggingen tot urenlang zoeken naar contracten die incompleet blijken te zijn. In de praktijk zie ik deze situaties maar al te vaak.

Met het oog op veiligheid, kosten en mogelijkheden is het zeker de moeite waard om een software-oplossing te overwegen om het contractbeheer slim in te richten. In dit blog geef ik 4 handige tips wanneer je op zoek gaat naar een oplossing voor contractbeheer.

Tip 1: Welke functionaliteiten zijn belangrijk?

Breng van tevoren jouw wensen en eisen in kaart, en ga met deze wensen in het achterhoofd op zoek naar de best passende oplossing. Het is bijvoorbeeld zonde om een hele uitgebreide, kostbare oplossing te kiezen wanneer je met name gebruik wilt maken van de archieffunctie. Bekijk ook of je wellicht koppelingen wilt maken met andere systemen en of deze koppelingen standaard mogelijk zijn bij de oplossing van jouw keuze.

Tip 2: Durf vooruit te kijken

Zodra het contractbeheer op orde is, ontstaat er natuurlijkerwijs meer vraag naar dergelijke oplossingen voor andere documentstromen. Zonde om hiervoor weer een nieuw systeem in huis te moeten halen.

Tip 3: Let op de kosten

Breng de totale kosten in kaart en let daarbij ook op schaalbaarheid en flexibiliteit. Hoe lang zit je vast aan het contract? Wat gebeurt er als je met meer of minder gebruikers wilt werken met het programma? Worden er aparte kosten in rekening gebracht voor de implementatie? Vergelijk de kosten van verschillende oplossingen.

Tip 4: Security

Onderzoek de beveiliging van de oplossing die jij op het oog hebt. Worden documenten bijvoorbeeld ook op bestandsniveau beveiligd? Of is alleen de omgeving beveiligd? Wat gebeurt er met jouw data wanneer de aanbieder failliet gaat? Waar wordt jouw data opgeslagen? Ook is het belangrijk om na te gaan of de aanbieder beschikt over de ISAE 3402 en ISO 27001 certificeringen.

Zet contractbeheer op de agenda

Met het oog op de veiligheid, kosten en de mogelijkheden is het zeker de moeite waard om te kijken naar een software-oplossing om het contractbeheer mee in te richten. Zeker in deze tijd waarin technologische en economische ontwikkelingen zoveel impact hebben op de business. Het lijkt misschien een investering, maar het is er een – mits zorgvuldig gekozen – die zich dubbel en dwars terugverdient.

Gratis adviesgesprek

Heb je hulp nodig bij het in kaart brengen van jouw documentstromen? Dan help ik je hier graag mee tijdens een gratis adviesgesprek. Zo weet jij straks alle do's en don't bij digitaal contractbeheer binnen jouw organisatie. Bel mij gerust via 06-43362275 of vul ons contactformulier in.

Contactformulier
Randel Huese Xtandit