onboarding proces
BLOG

Onboarding proces hoeft niet foutgevoelig en tijdrovend te zijn

30 maart 2016
Remko Hoekstra

Een nieuwe medewerker aannemen binnen het bedrijf, ook wel het onboarding proces genoemd, brengt een berg taken met zich mee. Voor de HR-afdeling, de salarisadministratie, de directe leidinggevende en voor jou als IT-Manager. Waar we in het verleden alles handmatig moesten doen, zijn we eindelijk verlost van die tijdrovende klus waarin we eigenlijk altijd wel wat vergaten. Toch?

Voor de onboarding van een nieuwe medewerker, worden meerdere stappen doorlopen door verschillende afdelingen. Vanaf het moment dat er behoefte ontstaat voor een nieuwe medewerker tot hij of zij daadwerkelijk aan de slag gaat. Ook jij, als IT-Manager, moet aan van alles denken, zoals:

  • Een laptop, telefoon en/of pc opzetten met account en telefoonnummer;
  • Een nieuw e-mailaccount, Sharepointaccount (of een vergelijkbaar systeem) en, indien nodig, een tijdschema opzetten;
  • Toegang regelen tot softwaresystemen, zoals het CRM-systeem voor sales, de callcentersoftware voor service, rapportageprogramma’s voor het management.

Automatische onboarding

Al deze stappen deden we als IT-Manager vroeger nog handmatig, maar inmiddels hoeft dat niet meer. Door het onboarding proces in kaart te brengen en te automatiseren vergeet je nooit meer wat. Stel bijvoorbeeld dat het bedrijf een nieuwe salesmanager of een callcenteragent wil aannemen, dan begint het al met een automatische bedankmail naar alle sollicitanten. Deze wordt verstuurd zodra een mail met verwijzing naar de sollicitatie binnenkomt.

Vervolgens heb je de agenda’s in de workflow van het onboarding proces opgenomen, zodat afspraken automatisch ingepland kunnen worden. Zo voorkom je dat er dubbele afspraken worden gemaakt en zo krijgt de sollicitant direct de juiste uitnodiging. De rest, namelijk de gesprekken en de selectie, mag de commercieel directeur doen. Al kun je ook dit proces inrichten zodat de directeur, die eigenlijk veel te druk is, alle stappen doorloopt die nodig zijn.

Whitepaper

Wil je weten hoe je alle veel voorkomende bedrijfsprocessen kunt stroomlijnen? Lees dan het Whitepaper

Download het whitepaper
voorblad whitepaper efficienter werken met workflow automatisering landscape

Automatisch toegang

Als er dan iemand gekozen is, dan wordt automatisch een uitnodiging gestuurd naar de nieuwe medewerker om zijn gegevens in te vullen (als je die nog niet had) en een foto te laten maken bij de HR-afdeling. Er wordt via de workflow automatisch een e-mailadres aangemaakt.

In het geval van de salesmanager krijgt hij direct toegang tot het CRM-systeem met het juiste autorisatieniveau. Hij kan kiezen uit drie nieuwe telefoons en er wordt eveneens een afspraak gepland voor het uitzoeken van een leaseauto. Voor een callcenteragent geldt weer ander onboarding proces: hij heeft maar in beperkte mate toegang tot het CRM-systeem, krijgt een werkplek toegewezen en mag een headset ophalen, zodat hij direct aan de slag kan.

Zo ben je als IT-Manager nog maar weinig tijd kwijt met het aanmelden van de nieuwe medewerker. De nieuwe salesmanager en de callcenteragent krijgen hun eigen tools en de toegang die zij nodig hebben om zijn werk te doen. De tijd die je over hebt, kun je gebruiken om naar innovaties te kijken of calamiteiten snel op te lossen: datgene waar je ooit zelf voor aangenomen bent.

Remko Hoekstra Xtandit
Remko Hoekstra
Account Manager Document Process Solutions