MPS Xtandit
BLOG

Managed Print Services: De cruciale rol van het Assessment

19 oktober 2012
Edwin Jongsma

Kenners bestempelen de assessmentfase als de belangrijkste in het traject naar succesvolle Managed Print Services. Aan de hand van uw business drivers worden in deze fase de doelstellingen geformuleerd die als basis dienen voor de inrichting van de Managed Print Services. Het is belangrijk om met de juiste Managed Print Services aanbieder om de tafel te gaan, want de ene assessmentprocedure is de andere niet.

Wat maakt een assessment traject succesvol? Natuurlijk dient zo'n proces aan te sluiten op de wensen en eisen van u als klant. In het huidige economische klimaat staan bij veel bedrijven en organisaties kostenbesparingen op nummer één in de te realiseren doelstellingen. Daarnaast kunnen nieuwe technologieën en nieuwe manieren van werken een grote invloed hebben op uw printwensen en behoeften. Het is dan wel zaak, juist in de assessment fase, hier de benodigde aandacht aan te besteden. Denk alleen al aan Mobiel Werken, de behoefte aan uniformiteit in uw print output en flexibiliteit voor de gebruikers. Dit heeft enorme invloed op de uiteindelijke invulling van Managed Print Services en inherente verandering in de bedrijfsstructuur die hiermee gepaard gaat. 

Andere belangrijke aspecten die meegenomen kunnen worden in een assessment onderzoek zijn bijvoorbeeld duurzaamheid, veiligheid, productiviteit en het printgedrag van de gebruikers. Doelstellingen op deze gebieden zijn dan ook niet alleen te bereiken met het inventariseren van de hoeveelheid printers & multifunctionals, de afdrukvolumes en de bijbehorende kosten. Het succes is zodoende ook afhankelijk van de tools die de assessmentaanbieder tot zijn beschikking heeft, welke competenties en ervaringen binnen die organisatie aanwezig zijn en of het assessment projectmatig wordt opgezet. Kortom: het van te voren screenen van een leverancier loont daadwerkelijk!

Er is een breed scala aan assessmenttools waar aanbieders mee kunnen werken.
Dat loopt van een enquête onder de gebruikers, via een floorwalk onderzoek met het in deze floorplans intekenen van de huidige situatie, naar het inzichtelijk maken hoe de printstromen van de gebruikers verlopen. Uw print policy waarin uw regels en richtlijnen voor de gebruiker staan beschreven zal worden geëvalueerd en eventueel bijgesteld. Er wordt een softwareapplicatie en documentstroom analyse gemaakt. De infrastructuur wordt onder de loep genomen en er wordt naar energieverbruik en CO2 uitstoot gekeken. Zelfs de gemiddelde kleurbedekking van uw printjes wordt desgewenst meegewogen.
Uitkomsten en aanbevelingen van het assessment ontvangt u in een rapport of een digitale presentatie.

Assessment dashboard (Completeview) van NewfieldIT

De uitkomsten van een Managed Print Services assessment leiden veelal tot forse kostenbesparingen, het reduceren van het afdrukvolume en het optimaliseren van de document processen. Deze optimalisatie heeft ook weer een positief effect op de werkwijze en de belasting van uw ICT afdeling. Het is dan ook zaak om zorgvuldig uw leverancier van het assessment te kiezen. Dat kan uw bestaande leverancier zijn, maar ook een nieuwe. Er zijn zelfs onafhankelijke bedrijven die enkel Assessments aanbieden en verder geen belang hebben bij de keuze van een leverancier.. Als ik zelf een selectie zou moeten maken dan zou ik filteren op de volgende punten: kan de assessment aanbieder u bewijzen dat hij of zij veel ervaring in huis heeft en beschikt over de juiste competenties? U kunt dit eenvoudig toetsen door het opvragen van een voorbeeld projectplan, een voorbeeld advies rapport en een aantal referenties die u zijn voorgegaan. Daarnaast speelt vertrouwen en het inter menselijke contact uiteraard ook een belangrijke rol.
De kosten voor een assessment kunnen afhankelijk van de werkzaamheden uiteenlopen van enkele honderden euro’s tot meerdere duizenden euro's. Een aanbieder van Managed Print Services of uw huidige leverancier, die er beide belang bij hebben zaken met u te doen, bieden de dienst wellicht gratis aan. Onafhankelijke adviseurs die bestaan van deze opdrachten kunnen dat uiteraard niet gratis doen. Wel zie je daar afreken modellen op basis van vooraf gedefinieerde doelstellingen.

Duidelijk is dat de kwaliteit van het assessment bepalend is voor het eind resultaat. Aan u de uitdaging aan wie u het assessment toe vertrouwd.

To Assess or not to Assess? That's the question!

Edwin Jongsma Xtandit
Edwin Jongsma
Commercieel Directeur