belkosten en printkosten
BLOG

Je printkosten even inzichtelijk als je belbundel

14 augustus 2015
Patrick Heintjes

Weet je het nog? Als je vroeger een abonnement afsloot voor je mobiele telefoon, betaalde je een vast bedrag per maand, maar had je geen weet van je daadwerkelijke verbruik. Het was pas toen telecomproviders je online inzicht gaven in je bel- en sms-gedrag dat je er wellicht achter kwam dat je bundel veel te hoog/laag was. Ik wil wedden dat je toen je abonnement zo snel mogelijk heeft aangepast. Mijn vraag is: Heb je weleens stil gestaan bij het abonnement dat je bij je printerleverancier heeft afgesloten? Betaalt je organsatie de juiste printkosten?

Te hoge printkosten door een standaard bundel?

Veel organisaties nemen ook een bundel af voor hun printers met het oog op lagere printkosten. Ze betalen een standaard bedrag per maand voor een x aantal afgesproken afdrukken in kleur en zwart. Vaak wordt een printbundel voor meerdere jaren afgesproken en wordt er vervolgens niet meer gekeken naar het daadwerkelijke printvolume van de printers. Ik merk door mijn functie bij Xtandit dat veel organisaties door de jaren heen krimpen of juist groeien. Je kunt je voorstellen dat dit ook invloed heeft op het aantal afdrukken dat in een jaar gemaakt wordt en dat daardoor het afgesproken printvolume niet meer past bij de situatie.

Heb je inzicht in hoeveel jouw organisatie daadwerkelijk print?

printkosten inzicht

Vergelijk jouw bundel met de realiteit

Met behulp van software verzamel je gedurende 30 dagen automatisch gegevens over het printerpark. De software is voor iedereen heel toegankelijk; je kunt hem namelijk installeren op alle printers die zijn aangesloten op het netwerk (ongeacht het merk). Deze software biedt niet alleen inzicht in de printaantallen en de kosten van je cartridges, maar geeft nog veel meer interessante informatie waarmee je de printkosten kunt verlagen. Met het Quick Assessment krijg je inzicht in:

  • Printanalyse: Bekijk de totale printvolumes en het kleurpercentage.
  • Indicatie afdrukkosten: Bekijk hoeveel het printen van documenten je gedurende één maand kost.
  • Volume trends: Krijg inzichtelijk hoeveel er iedere dag geprint wordt.
  • Afdrukken per machine/applicatie/medewerker: Krijg inzicht in het verbruik per machine en welke applicaties of medewerkers voor veel afdrukken zorgen.
  • Opdrachten per dag: Kom erachter hoeveel opdrachten er gemiddeld per dag verzonden worden, uit hoeveel pagina's een opdracht gemiddeld bestaat en hoe hoog het kleurdekkingspercentage ligt. Bekijk ook het percentage dubbelzijdige afdrukken.
  • CO² + energieverbruik: Ontdek wat de uitstoot is per printer en hoeveel te besparen valt m.b.t. het millieu.

Vraag hier je Quick Assessment aan

Veranderingen om de printkosten te verlagen

Met de resultaten in het rapport heb je een gezonde basis om veranderingen bij je directie aan te kaarten.

Ten eerste

... kun je het daadwerkelijk printvolume vergelijken met wat is afgesproken in het contract. Heb je een ondervolume? Dan kun je de printkosten verlagen door (bij een nieuw contract) een kleinere bundel af te spreken. Heb je een overvolume? Dan kun je juist een grotere bundel nemen, want een meertik, zoals we dat zo mooi noemen in de printermarkt, kost doorgaans meer dan een afdruk die binnen de bundel valt.

Ten tweede 

... kun je kijken of het voordeliger is om een contract af sluiten voor je toners. Je heeft dan ook geen omkijken meer naar het verbruik;  de cartridges worden automatisch op het juiste tijdstip bij je afgeleverd. Kijk voor meer informatie hierover op onze Managed Supplies Services pagina.

Ten derde 

... hen je inzicht in welke machine een ‘overkill’ heeft en zoveel gebruikt wordt dat het apparaat hierdoor veel minder lang meegaat. Je kunt dan overwegen machines van plek te ruilen om zo een kostenbesparing te realiseren.

Ten vierde 

... kun je onderzoeken of de grootverbruikers wel echt zoveel moeten printen en of het percentage enkelzijdige en kleur afdrukken verlaagd kan worden. je kunt afspraken met de organisatie maken over wat wel en niet geprint mag worden en zo de printkosten verlagen.

Het printbeleid

Al deze punten kun je vastleggen in een printbeleid. Hierin staan de regels voor (groepen) mensen en afdelingen omtrent printing en worden bepaalde SMART-doelstellingen gesteld (zoals rondom het verlagen van de printkosten en de impact op het milieu). Uiteraard willen wij je daar graag in ontzorgen, maar als je hier zelf mee aan de slag wilt, dan kun je ons e-book met gratis stappenplan voor IT-Managers downloaden: Printbeleid opstellen, hoe doe je dat?

Wil je meer advies over het verlagen van jouw printkosten? Dan help ik je graag verder. 

Patrick Heintjes Xtandit
Patrick Heintjes
Account Manager