datalekken
BLOG

Hoe wordt u als gemeente niet het volgende slachtoffer van datalekken?

06 oktober 2016
Remko Hoekstra

Sinds begin 2016 meldde maar liefst bijna de helft van de gemeenten in Nederland een datalek bij de Autoriteit persoonsgegevens (bron, nu.nl ).  Het meest recent (op 23 september) kwam de gemeente Almelo op een vervelende manier in het nieuws:  gegevens van ten minste 282 mensen waren gestolen bij een datalek. Dit wilt u uiteraard niet als gemeente.

Menselijk handelen vaak reden tot ontstaan datalekken

Menselijk handelen vaak reden tot ontstaan datalek

Als gemeente bezit en verwerkt u veel persoonsgegevens die digitaal worden opgeslagen. Het beveiligen van deze informatie is cruciaal. Vaak hebben gemeentes wel strenge beveiligingsmaatregelen getroffen voor individuele computers en het bedrijfsnetwerk, maar ontstaan datalekken echter door menselijke fouten of onoplettendheid van een medewerker. Zo kan een mail met persoonsgegevens zomaar per ongeluk bij een verkeerde ontvanger terechtkomen. Of doordat u het naar de verkeerde persoon stuurt, of doordat de ontvanger de mail deelt. Dan kunt u als gemeente al te maken hebben met een datalek. Hoge boetes en reputatieschade volgen dan al snel…

Hoe kunnen gemeentes het risico op datalekken beperken?

Het mag duidelijk zijn dat het niet alleen meer draait om het inregelen van goede virusscanners en andere technische snufjes die het netwerk beschermen. Het gaat om het volgende:

Hoe kunt u de mens als zwakste schakel in het securitybeleid de juiste tools geven om altijd veilig te handelen?

Meld u aan voor ons webinar 'Uw gemeente datalek-proof' voor een demonstratie van de oplossing.

Xtandit helpt u de controle over documenten en data te bewaren

Omdat het veilig delen van documenten bij veel gemeentes en andere organisaties een grote rol speelt, heeft Xtandit gezocht naar de juiste oplossing hiervoor. Met ons unieke beveiligingsplatform stellen we degene die informatie verzendt (de eigenaar) in staat om controle te houden over deze informatie. De truc is dat u de informatie nooit echt uit handen geeft, zelfs wanneer de ontvanger uw bestanden al heeft gedownload. De kans op een datalek wordt zo aanzienlijk kleiner.

Onze oplossing legt als het ware een veiligheidsschil om verstuurde documenten heen. U kunt daarmee zes verschillende beveiligingen toepassen op de documenten:

  1. Bepaal waar de documenten geopend mogen worden, bijvoorbeeld alleen op het hoofdkantoor van de ontvanger.
  2. Bepaal wanneer en hoe lang de document geopend mogen worden, bijvoorbeeld alleen tussen 15 en 20 november, of tot 24 uur na verzending.
  3. Wilt u niet dat er een printscreen gemaakt kan worden van het document? Dat is mogelijk.
  4. Voorkomen dat stukken tekst uit bijvoorbeeld een Word document, zoals een concept contract, geknipt kunnen worden.
  5. Voorkom dat de door u verstuurde documenten geprint kunnen worden.
  6. Is het bestand alleen bedoeld voor de ogen van de ontvanger? Dan kunt u bepalen dat het niet met anderen gedeeld kan worden.

Naast de beveiligingsopties biedt het platform nog twee andere handige functies:

  • Haal bestanden terug met de revoke functie. Dit betekent dat u bijvoorbeeld e-mails naar verkeerd geadresseerde ontvangers inclusief bijlage kunt terughalen. De ontvanger kan deze niet meer inzien.
  • Middels een audit trail worden alle handelingen rondom de verstuurde documenten gelogd wat gemeenten weer helpt in hun compliancy. Wie heeft bijvoorbeeld het document ingezien? Heeft iemand geprobeerd een kopie te maken? Deze toepassing vergt weinig tot geen handelingen van gebruikers, afhankelijk van de inrichting.

Meer weten over deze oplossing? Lees dan verder op onze Quiver software pagina of neem contact met ons op.

Remko Hoekstra Xtandit
Remko Hoekstra
Account Manager Document Process Solutions