BLOG

Hoe werk je een bedrijfsproces uit tot een workflow?

29 januari 2019
Remko Hoekstra

Een fysiek document dat een tour maakt door het hele bedrijf voor een handtekening. Een goedkeuring die keurig twee weken in een ongeopende mailbox vertoeft totdat de eigenaar van het e-mailadres terugkeert van vakantie. Het kan niet meer.

Trends en oplossingen workflowsoftware

Het is tijd om bedrijfsprocessen te automatiseren. Om zoveel mogelijk handmatige taken te schrappen en de denkkracht van je medewerkers in te zetten voor de taken waarvoor je ze aangenomen hebt.

Wil je beginnen met workflows automatiseren? In dit blog helpen we je een start te maken.

Bedrijfsproces uitwerken

Een van de eerste stappen op weg naar workflowautomatisering is een bedrijfsproces in kaart brengen. Kies een bedrijfsproces dat nu wel eens in de soep loopt en waarvan je verwacht dat er lekker veel winst te behalen is.

Noteer eerst alle standaardtaken van het proces in de goede volgorde. Geef ook per taak aan op wiens bordje deze taak ligt. Dit kan een medewerker zijn, meerdere medewerkers of een hele afdeling. Het is het handigste om de taken en verantwoordelijken schematisch weer te geven.

In veel processen zijn er ook uitzonderingen, werk de uitzonderingen ook uit. Geef ze eventueel een andere kleur zodat het duidelijk is dat het om een uitzondering gaat. Uitzonderingen bij het onboardingproces zijn bijvoorbeeld afwijkende werktijden, een andere telefoon of laptop of een leaseauto.

 

Bedrijfsproces automatiseren met tool

Als je de workflow van het proces hebt uitgewerkt, is het tijd om de workflow te automatiseren. Hiervoor zijn verschillende tools beschikbaar. Wij raden aan om te kiezen voor een uniforme, low-code oplossing.

Lees hier waarom het verstandig is om te kiezen voor een uniforme low-code workflowoplossing

De volgende stappen geven in grove lijnen weer hoe een low-code workflowoplossing in de praktijk werkt bij het offerteproces.

  1. De basis van het proces is een formulier waar alle data voor de offerte wordt ingeladen. Dat kan gedaan worden door de accountmanager, maar ook door de klant zelf via een webformulier.
  2. Stel dat er een offerte wordt aangevraagd die groter is dan een bepaald bedrag, dan worden automatisch de bidmanager en de commercieel directeur ingeschakeld.
  3. Samen met de betrokken presales en accountmanager wordt een brainstormsessie gehouden over de vraag hoe de potentiële klant het best benaderd kan worden. Hoe moet de demo eruitzien? Welke informatie moet vooraf gedeeld worden met de klant?
  1. De informatie uit de brainstorm wordt wederom in een formulier ingevoerd, zodat iedereen weet welke informatie hij moet aanleveren.
  2. De bidmanager moet de prijs bepalen. Marketing levert, al dan niet automatisch, teksten aan voor de offerte. Soms moet specifieke product- of dienstinformatie worden opgevraagd bij de afdeling die daarvoor verantwoordelijk is.
  3. Dan moet de offerte weer terug naar de bidmanager, commercieel directeur en de accountmanager voor een laatste controle en handtekening.

Trends en ontwikkelingen in workflowautomatisering

Wil je meer lezen over de mogelijkheden van innovatieve no-code workflowoplossingen? En hoe deze oplossingen jouw medewerkers helpen hun werk sneller en beter te doen?

Download dan nu het e-book
Remko Hoekstra Xtandit
Remko Hoekstra
Account Manager Document Process Solutions