In het huidige economische klimaat zien we dat veel bedrijven bezig zijn met kostenoptimalisatie. Er wordt per afdeling gekeken naar mogelijkheden om kosten te besparen. Eén van de processen, die vaak meerdere afdelingen bezighoudt, is het verwerken van de inkoopfacturen. Welke voordelen biedt digitale factuurverwerking? En hoe stap u over op digitale factuurverwerking?

Digitale factuurverwerking start met een analyse van de huidige situatie

Wilt u het bestaande inkoopproces digitaliseren? Dan zult u eerst moeten analyseren. Zaken waar u dan rekening mee moet houden: 

• De huidige flow van de inkoopfacturen.
• Wie zijn de betrokken medewerkers en wat is hun rol in het proces.
• Wat zijn de knelpunten binnen dit proces (facturen kwijtraken, late betalingen, geen overzicht).

Wat u vervolgens in kaart kunt brengen is een TCO (Total Cost of Ownership) berekening op basis van papierverbruik, FTE’s (inboeken/accorderen), terugzoeken van facturen en het niet direct beschikbaar hebben van informatie. Het is soms lastig om dit soort cijfers boven water te krijgen, maar de DocSuite consultants van Xtandit kunnen u hier mee helpen. 

Toekomstige situatie met digitale factuurverwerking in kaart brengen

Na het analyseren van de huidige situatie en het berekenen van uw TCO, wordt er gekeken naar de toekomstige situatie. Op basis van de gesprekken met de key-users van het proces, zal er een nieuwe situatie worden geschetst. Tijdens deze meetings zullen er demo’s worden verzorgd, zodat het bedrijf bekend raakt met de technologie en werkwijze. In onderstaand schema kunt u zien hoe het proces er met digitale factuurverwerking uit gaat zien.

U ziet dat de facturen worden gescand en binnenkomen in de DataEntry. Digitale facturen kunt u direct koppelen aan de digitale workflow zonder het document te printen en weer in te scannen. Wij adviseren onze klanten haar leveranciers te vragen om de facturen digitaal toe te sturen. Dit scheelt u handeling en tijd. De facturen worden automatisch herkend en ingevoerd in de financiële applicatie. Handelsfacturen kunnen middels het PO nummer gematched worden met de order uit uw primaire systeem. Na de herkenning worden de facturen automatisch gearchiveerd in het digitale archief ‘Xtendis’. Met de digitale workflow zorgt u dat de facturen digitaal afgetekend worden door de budgetverantwoordelijke en goedgekeurd zijn voor betaling.

Na de gesprekken met de key-users, het bespreken van de workflow en verwerking, wordt de TCO van de nieuwe situatie opgesteld. De zaken die hierin terugkomen zijn:

• Tijd factuur inboeken
• Tijd factuur goedkeuren
• Tijd factuur archiveren
• Tijd factuur terugzoeken
• Papierkosten
• Kopieerkosten

De ervaren DocSuite consultants kunnen u hierin goed adviseren.

Kwalitatieve voordelen van digitale factuurverwerking

Naast de kwantitatieve voordelen die in euro’s zijn uit te drukken, zijn er ook kwalitatieve voordelen van digitale factuurverwerking.

• Goed inzicht in uw financiële huishouding.
• Snellere doorstroom van facturen.
• Tevreden leveranciers door snelle betalingen.
• Uniform verwerkingsproces.
• Facturen worden beveiligd opgeslagen.
• Geen fysiek archief.

Na het berekenen van de nieuwe TCO is het aan de werkgroep om het voorstel en managementsamenvatting aan het management te presenteren. Uiteraard kunnen de medewerkers van Xtandit hierin assisteren. Xtandit en haar partners hebben veel ervaring met dit soort trajecten. Voor een passend advies kunt u altijd een afspraak maken met mij of één van onze consultants.