workflow management kans of hype
BLOG

Het sollicitatieproces in 5 geautomatiseerde stappen

12 februari 2019
Remko Hoekstra

Een nieuwe medewerker aannemen brengt een berg taken met zich mee. Het is foutgevoelig, arbeidsintensief werk. Voor de HR-manager, maar ook voor de salarisadministratie en de businessmanager. Ook blijft het voor organisaties lastig om grip te houden op de veiligheid van persoonsgegevens tijdens een sollicitatieprocedure.

Een uniforme low-code workflowoplossing helpt om het sollicitatieproces te automatiseren én om te voldoen aan de AVG. In dit blog lees je hoe een geautomatiseerd sollicitatieproces verloopt in de praktijk. Het geeft je een indruk van de mogelijkheden die een uniforme automatiseringstool biedt.

Begin met workflows automatiseren

Sollicitatieproces automatiseren

 

1.Informatie uit alle kanalen wordt verzameld

Sollicitaties worden al tijden niet meer als stapel post op je bureau neergelegd ’s morgens. Ze komen binnen per e-mail, via de website, via LinkedIn of een recruitmentbureau. Het is lastig om het overzicht te houden en om alle persoonsgegevens veilig te houden. Dit is het eerste moment in het sollicitatieproces waar een workflow tool je helpt het proces in goede banen te leiden.

Dat gaat ongeveer zo: de vacature wordt door de afdeling marketing op de corporate website geplaatst. Zodra een sollicitant reageert via de button ‘solliciteer direct’ komt er vanuit de workflow software een invulformulier naar boven. Zodra er op de knop ‘sollicitatie insturen’ gedrukt wordt, komt het formulier vanzelf via de workflow oplossing bij de juiste verantwoordelijke medewerker of manager.

Er komen ook sollicitaties per e-mail via een recruitmentbureau binnen en via diverse andere kanalen. De CV en de bijbehorende documenten kunnen vanuit de e-mail geüpload worden naar de workflowoplossing of direct naar de oplossing verstuurd worden. Het voordeel voor de HR-medewerker is dat hij of zij direct overzicht houdt in het proces, het proces kan blijven volgen en ‘AVG proof’ te werk gaat. Daarnaast worden de documenten op één centrale plek gearchiveerd, zodat iedere medewerker in het sollicitatieproces vanuit één bron kan werken.

2.Beoordelen, overleggen en afspraken plannen

Als alle sollicitaties binnen zijn, heeft de HR-manager een handig overzicht in de workflow oplossing. De HR-manager of verantwoordelijke medewerker beoordeelt de sollicitaties of zorgt er via de oplossing voor dat één of meerdere andere collega’s hierbij betrokken worden.

Door de agenda’s van de verschillende collega’s te koppelen kan de workflowoplossing met één druk op de knop een e-mail sturen naar de sollicitant met een uitnodiging voor een gesprek. Een afwijzing sturen is al even eenvoudig.

3.Verslaglegging en overzicht

Als de sollicitant op gesprek is kan er een interviewdocument ingevuld worden dat beschikbaar is in de oplossing, waarbij je door middel van rechten bepaalde medewerkers leesrechten kan geven of edit rechten. Ook voor een tweede gesprek stuur je eenvoudig een uitnodiging via de workflowoplossing. Bij een mismatch kun je de kandidaat bellen en een e-mail sturen ter bevestiging, waarbij een handig drop down menu met redenen je helpt snel een bericht te maken. Uiteraard is de oplossing flexibel in te richten, zodat elk bedrijf hier mee zou kunnen werken.

4.Salarisonderhandelingen

Na positieve gesprekken wordt een jaarlijks salaris met bijbehorende arbeidsvoorwaarden voorgesteld door de manager. Dit voorstel wordt bijvoorbeeld gedeeld met de HR-manager, die eenvoudig via de oplossing kan reageren op dit voorstel of het voorstel simpelweg kan goedkeuren of afkeuren.

5.Contract opmaken

Als iedereen akkoord is met het voorstel, wordt de opmaak van het contract ook automatisch in gang gezet door de workflow oplossing. De HR-manager creëert het contract via de opossing en legt deze eventueel ter controle voor aan andere medewerkers voor een laatste check.

Veiligheid persoonsgegevens

Het werken met een workflowoplossing helpt je te voldoen aan de geldende wet- en regelgeving, zoals de AVG. Je kunt in de tool namelijk instellen hoe lang welke informatie bewaard moet worden en wanneer het verwijderd moet worden uit het systeem.

Werk je niet met een oplossing? Dan is het eigenlijk bijna niet te doen om aan de AVG te voldoen. De persoonsgegevens van de sollicitanten worden al snel gedownload en per e-mail verspreid onder verschillende medewerkers. Al snel is niet meer terug te vinden waar de gegevens allemaal zijn opgeslagen.

Meer weten over workflowautomatisering?

Lees alles over de kansen en uitdagingen van workflowautomatisering en de stappen die jij nu kunt zetten. Download het e-book

Begin met workflows automatiseren
Remko Hoekstra Xtandit
Remko Hoekstra
Account Manager Document Process Solutions