landschap Xtandit
BLOG

Het landschap van Managed Print Services

12 oktober 2012
Edwin Jongsma

De fotokopieermachine is in de afgelopen twee decennia getransformeerd tot multifunctional. Wanneer u de multifunctional goed inzet en het beheer ervan uit handen geeft aan een specialist dan levert dat enorme voordelen op. De kosten gaan omlaag en de productiviteit omhoog. Daarnaast heeft u de zekerheid van uitstekend functionerende multifunctionals, waarvan u precies weet wat de kosten zijn en hoe ze onderhouden en beheerd worden. Zo behoudt u het volledige overzicht, alleen met het verschil dat dit niet meer ten koste gaat van uw kostbare tijd. Sterker nog, u kunt zich volledig focussen op uw kerntaken die maximaal bijdragen aan het realiseren van de bedrijfsdoelstellingen. Dit maakt outsourcen interessant. De vraag is alleen: bij wie?

Het aanbod van Managed Print Services leveranciers kan onderling behoorlijk verschillen. Ook al geven de websites van leveranciers de indruk dat het aanbod overal gelijk is, voor u als klant valt er wel degelijk wat te kiezen. Het  Engelse marktanalysebureau Quocirca heeft in mei 2012 onderzoek gedaan naar de invloed van de veranderde technologie in de kantooromgeving. Dat leverde onder meer een heel interessant rapport op, met de titel 'Service Excellence and Managed Print Services'. Het Quocirca rapport kunt u hier gratis downloaden. Ik citeer zo nu en dan uit dit white paper.

Als we de markt van Managed Print Services (MPS) aanbieders analyseren op basis van de competenties van deze aanbieders dan geeft Quocirca aan dat er drie type leveranciers zijn;

  1. Basic Managed Print Services; Deze leveranciers bieden geen Service Level Agreements die contractueel goed zijn ingericht. De service uitvoering is onvoorspelbaar en gebaseerd op het blussen van brandjes. Het business model van de leverancier is primair gericht op de verkoop van printers en multifunctionele apparatuur.
  2. Reactieve Managed Print Services; De responsiveness van de leverancier begeeft zich wel op een hoger niveau dan basic Managed Print Services. Er worden ook tools gebruikt om te analyseren en te monitoren maar er wordt meer reactief dan proactief gehandeld. In deze fase is het de klant die meer bezig is met storingen en problemen oplossen dan de leverancier.
    Het business model van de leverancier is gericht op de verkoop van printers en multifunctionele apparatuur, het verkopen van document solutions software en kennis van document- en businessprocessen staat nog in de kinderschoenen of ontbreekt.
  3. Proactieve Managed Print Services; Proactieve leveranciers zorgen ervoor dat problemen worden geminimaliseerd en handelen volgens het motto “voorkomen is beter dan genezen”. Het ontwerp en de inrichting van de dienst is gebaseerd op de drijfveren van de klant.
    Het business model van de leverancier is gericht op het leveren van een geoptimaliseerde situatie met oog voor kostenbesparing, het helpen van de klant met het reduceren van het afdrukvolume, de aandacht voor duurzaamheid en het nastreven van de hoogst denkbare serviceverlening. Daarbij worden ook de document- en business processen geanalyseerd (Managed Document Services) en zijn er oplossingen en ervaring aanwezig om deze te optimaliseren. De leverancier kan ook een internationale klant ondersteunen en biedt een merkonafhankelijke Managed Print Services oplossing.

Het loont dus de moeite om door te vragen bij de aanbieder van Managed Print Services. Wordt Managed Print Services aangeboden als een toolset waarmee alleen storingen worden gemeld en toners automatisch worden besteld? Is er sprake van een stevig service delivery team met een proactieve serviceverlening? Worden uw wensen en eisen vastgelegd in een contractueel goed ingericht Service Level Agreement met bijpassende KPI’s? Beschikt de aanbieder over een Account Management proces dat de juiste rapportages genereert? En “last but not least” zijn de skills aanwezig om een professioneel assessment uit te voeren? Het is verstandig om er achter te komen in welke van de drie categorieën de leverancier zich bevindt, zodat een vergelijking niet op appels met peren is gebaseerd.

Over Quocirca:
Quocirca is een vooraanstaand Engels marktanalyse bureau die gespecialiseerd is in het uitvoeren van onderzoeken waarbij de business impact op het gebied van Informatie Technologie en Communicatie centraal staat (ITC). Voor meer informatie surf naar:www.quocirca.com

Edwin Jongsma Xtandit
Edwin Jongsma
Commercieel Directeur