handmatige factuurverwerking binnenkort verleden tijd
BLOG

Handmatige factuurverwerking binnenkort verleden tijd?

23 februari 2016
Marco van Drogenbroek

Er worden jaarlijks honderden miljoenen facturen verstuurd naar Nederlandse bedrijven, burgers en overheidsorganisaties. Het grootste deel wordt nog per post verstuurd en handmatig verwerkt. Er is echter een trend waar te nemen in het aantal facturen dat digitaal verstuurd en automatisch verwerkt wordt. Is het slim om aan deze trend deel te nemen?

47 procent van de organisaties geen inzicht in crediteurenproces

Uit onderzoek van Aberdeen, Hackett en Gartner blijkt dat bijna de helft van de organisaties geen inzicht heeft in het crediteurenproces. Dat is voor een groot deel te wijten aan de papieren factuur (gemiddeld meer dan 60 procent van de crediteurenfacturen is van papier) die handmatig verwerkt wordt. Bij één op de vijf inkomende facturen worden fouten gemaakt, waardoor de doorlooptijd gemiddeld negen dagen langer is. Door weinig grip en de lange doorlooptijden stappen steeds meer bedrijven over op digitalisering van het crediteurenproces. Dit levert meestal een mooie kosten- en tijdsbesparing op.

Waardoor is er weinig controle op het handmatige factuurverwerkingsproces?

  • Papieren facturen komen per post binnen. Deze kunnen per ongeluk onderweg kwijtraken.
  • Een papieren factuur moet vaak langs verschillende budgethouders. Snel is het overzicht kwijt waar de factuur gebleven is.
  • Is er een budgethouden met vakantie? Dan blijft een factuur vaak ongemerkt dagen (of weken!) bij hem of haar op bureau liggen.

Hoe bepaal je of digitale factuurverwerking een slimme investering is voor jouw organisatie?

Omdat het digitaliseren van de factuurstromen  bij veel organisaties op de agenda staat, heb ik een e-book geschreven die organisaties helpt bovenstaande vraag te beantwoorden. In het e-book Overstappen op digitale factuurverwerking: ja of nee worden elf essentiële vragen behandeld die de verantwoordelijk IT-Manager samen met de financiële afdeling kan beantwoorden. De uitkomsten helpen bepalen of digitalisering de investering waard is voor je eigen organisatie.

Een kleine greep uit de vragen

  1. Hoeveel facturen komen er op jaarbasis binnen?
    De aanschaf en implementatie van factuurverwerkingssoftware is uiteraard niet gratis. Moet de financiële afdeling per jaar minimaal zo’n 2500 crediteuren facturen verwerken? Dan is de investering meestal snel weer terugverdiend. Maar ook als de er minder facturen binnenkomen, kan automatisering rendabel zijn… (waarom? Dat lees je in het e-book).
     
  2. Hoe verloopt je huidige accorderingsproces?
    Is het accorderingproces nog 100 procent handmatig? Of heb je misschien al een workflow in je huidige ERP-oplossing? In het laatste geval ben je al efficiënter bezig, maar ook dan loop je tegen problemen aan, zoals budgethouders die geen licentie hebben…

E-book

Wel of niet overstappen op digitale factuurverwerking? Dit e-book helpt je aan de hand van 11 essentiële vragen de keuze te maken.

Download het e-book
e-book digitale factuurverwerking

Wil jij meer weten over digitale factuurverwerking en of dit wellicht voor jouw organisatie van toepassing is? Neem dan contact met mij op.

Marco van Drogenbroek Xtandit
Marco van Drogenbroek
Account Manager Document Process Solutions