AVG

In de zorg wordt veel privacygevoelige informatie opgeslagen, verwerkt en uitgewisseld.  Een nieuwe Europese privacywetgeving is inmiddels van kracht die hier veel invloed op heeft: de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Zorginstellingen hebben na invoering nog twee jaar om volledig aan de nieuwe regels te voldoen. Maar hoe eerder u erbij bent, hoe kleiner de kans op grote boetes, negatieve publiciteit of ergere gevolgen. Hoe gaat u veilig om met cliënt- en patiëntgegevens? Workflow management helpt uw patiëntinformatie veilig te houden.

Wat houdt de nieuwe privacywetgeving in?

De Algemene Verordening Gegevensbescherming gaat in de zorg om een meldplicht bij datalekken en de verplichting tot het aanstellen van een privacyfunctionaris voor zorginstellingen.

• Meldplicht datalekken. Elke zorgorganisatie wordt verplicht om bepaalde beveiligingslekken direct te melden bij het College Bescherming Persoonsgegevens (CBP). Volgens de laatst bekende versie van de wetstekst betreft het lekken die 'ernstige nadelige gevolgen hebben voor de bescherming van de verwerkte persoonsgegevens.' Als dat 'waarschijnlijk ongunstige gevolgen' zal hebben voor de privacy van patiënten, moeten ook patiënten over dit datalek worden geïnformeerd. Een recente verscherping van deze meldplicht heeft geleid tot hogere potentiële boetes van maximaal €810.000 of 10 procent van de jaaromzet. Uit onderzoek van BDO bleek dat maar 38 procent van de zorginstellingen op de hoogte is van de werking van de meldplicht datalekken.
   
• Wet cliëntenrechten bij elektronische verwerking van gegevens. De bijbehorende regelgeving wil zorginstellingen met meer dan 250 werknemers en een aansluiting op een elektronisch uitwisselingssysteem verplichten om een zogenaamde 'functionaris voor de gegevensbescherming' te benoemen.

Maak uw datasystemen AVG-proof met workflow management

Veel patiëntinformatie wordt nog met pen op papier ingevuld alvorens het (digitaal) verwerkt wordt. Denk maar eens aan zorgformulieren. Dit is inefficiënt en risicovol. Handmatige verwerking betekent dat er meer stappen genomen moeten worden om cliëntinformatie te verwerken, wat meer tijd kost en leidt tot een grotere foutmarge. Daarnaast kunnen papieren formulieren en dossiers onbedoeld op straat komen te liggen, door bijvoorbeeld een auto-inbraak. In dat geval komt de zorginstelling door de nieuwe wet Algemene Verordening Gegevensbescherming flink in de problemen.

Dit zijn de verwachte gevolgen van de AVG voor zorginstellingen:

• Iedereen die patiëntgegevens verwerkt (de “verantwoordelijke”) moet een transparant en eenvoudig toegankelijk beleid hebben vastgesteld met betrekking tot de gegevensverwerking en de rechten van de betrokkenen.
• Er moet een gegevensbeschermingsbeleid worden opgesteld voor de totale levenscyclus van gegevensverwerking (van verzameling tot vernietiging van persoonsgegevens).
• De verwerking van de patiëntgegevens moet onderworpen worden aan een ‘privacyeffectbeoordeling’.
• Patiënten moeten de mogelijkheid hebben om verzoeken omtrent de uitoefening van hun rechten elektronisch in te kunnen dienen.
• Het CBP kan boetes tot maximaal 100 miljoen euro of vijf procent van de jaaromzet van de zorginstelling opleggen.

Met workflow management kan de verantwoordelijke IT-afdeling de processen rondom gegevensverwerking digitaliseren en controleren en bovendien de gegevens goed beveiligen. Zo bereidt u de organisatie goed voor op de regels van de wet Algemene Verordening Persoonsgegevens.

Meer weten over hoe u slim en veilig documenten kan delen? Bekijk dan hier de checklist.

 Enkele voordelen van workflow management:

• De efficiëntie en veiligheid van processen binnen uw zorginstelling worden vergroot, tegen lage kosten.
• De gegevens worden direct digitaal ingevuld (bijvoorbeeld op een tablet) en middels workflows automatisch toegewezen aan de juiste digitale dossiers en medewerkers.
• De gegevens zijn beveiligd opgeslagen en altijd eenvoudig toegankelijk.

Zo draagt automatisering bij aan een beter gestroomlijnde dienstverlening terwijl risico’s op datalekken en fouten tot een minimum beperkt worden.

Hoe helpt workflow management de gezondheidszorg?

Workflow management helpt de zorginstelling om AVG-proof te worden én processen efficiënter in te richten.

• Juiste beveiliging en verwerking patiëntinformatie. Workflow management met software zoals K2 Blackpearl zorgt voor een veilige integratie van verschillende informatiesystemen. Patiëntinformatie is veilig opgeslagen, beveiligd in te zien door bevoegde personen en altijd up-to-date.
   
• Goede informatievoorziening. Het is van essentieel belang dat deskundigen toegang hebben tot de meest recente informatie. De workflows en applicaties van K2 koppelen de juiste informatie aan de juiste personen binnen de organisatie. De workflowsoftware helpt door onder andere realtime patiëntdata en medische data te laten inzien via bijvoorbeeld een iPad. Papieren formulieren hoeven niet meer op een later tijdstip digitaal ingevoerd worden. Zo wordt voorkomen dat verpleegkundigen naar oude informatie kijken en wordt direct duidelijk welke handelingen bij desbetreffende patiënt noodzakelijk zijn.
   
• Verbeterd autorisatieproces. Verzorgingshuizen, psychiatrische instellingen en ziekenhuizen kunnen gebruikmaken van zogenaamde SmartForms van K2 om informatie beveiligd te registeren via mobiele apparaten. Denk hierbij aan contracten, patiëntgegevens, foto’s, handtekeningen, etc. De workflow management software speelt een sleutelrol door het autorisatieproces tussen verschillende platforms te vereenvoudigen en informatieoverdracht sneller te laten verlopen. De software is namelijk gekoppeld aan verschillende systemen en geeft direct aan wie waar verantwoordelijk voor is.

• Inzage eigen patiëntdossier. In sommige gevallen heeft de patiënt invloed op het verloop van een behandeling. Bovendien moet volgens de AVG een patiënt “verzoeken inzake de uitoefening van zijn rechten desgewenst elektronisch kunnen indienen”. Via workflow management kan de patiënt toegang krijgen tot zijn eigen gegevens en heeft deze meer inzicht in het proces van de gezondheidszorg. Patiënten kunnen bijvoorbeeld via een gebruikersnaam en wachtwoord of digitaal kluisje inzicht krijgen in het contract, de behandelmethode en de voorgeschreven medicijnen. Zodoende wordt de behandeling aangepast aan de persoonlijke wensen en behoeften van de patiënt.
   
• Dagelijkse toepassingen. De workflow management software kan o.a. door patiënten worden gebruikt om via een tablet hun maaltijd te bestellen, waarbij automatisch rekening wordt gehouden met voorkeuren en allergieën. Op deze manier krijgt de patiënt altijd de juiste maaltijd voorgeschoteld en ervaart de patiënt een persoonlijke aanpak. Bij overplaatsing of ontslag zorgt K2 Blackpearl voor een gestroomlijnde overdracht van gevoelige informatie tussen verschillende zorginstellingen (via een digitaal dossier).
   
• Vereenvoudiging administratieve handelingen. Met workflow management van K2 kan een volledig geautomatiseerde business applicatie worden ontwikkeld die rekeningen en facturen in behandeling neemt en automatisch acties uitvoert op basis van vooraf ingestelde voorwaarden. Hierdoor wordt veel tijd bespaard en de kans op fouten in de dataverwerking verkleind.