bi-tool, business intelligence tool, it-manager, managed print services, managed print services checklist, mps, selectieproces mps
BLOG

Gebruik Business Intelligence-tool onderbelicht bij keuze MPS leverancier

15 december 2015
Edwin Jongsma

Dit blijkt uit een reeks interviews van Xtandit onder IT-Managers waarin gevraagd is naar het selectieproces voor MPS. Het gebruik van een BI-tool is van cruciaal belang om de printdoelstellingen te behalen en de documentprocessen te optimaliseren. Onderzoek van Quocirca toont aan dat 51 procent van de organisaties in 2016 (meer) wil investeren in MPS, daarom is dit het moment om te weten welke kritische vragen de IT-Manager moet stellen om tot de juiste keuze voor een MPS leverancier te komen.

Een BI-tool is essentieel om tijdens de beheerfase van MPS realtime de resultaten te monitoren.

Edwin Jongsma
Xtandit

Dit is noodzakelijk omdat zo gekeken kan worden of het printbeleid wordt nageleefd en de printdoelstellingen worden behaald. Het gedrag van de gebruikers en de applicaties waaruit zij printen geven inzicht in de documentprocessen en zijn direct via een dashboard in te zien. Het online dashboard geeft bijvoorbeeld de afgesproken KPI’s weer en maakt inzichtelijk hoeveel er zwart-wit of dubbelzijdig wordt geprint. Het dashboard kan ook gedeeld worden met de hele organisatie, wat de betrokkenheid vergroot. Bovendien biedt de BI-tool de kans om tijdig bij te kunnen sturen, mede doordat medewerkers op hun gedrag gewezen kunnen worden. Een BI-tool is een essentieel onderdeel van het beheer, maar wordt lang niet door alle leveranciers aangeboden.

Een keuze maken vergt meer dan alleen een beoordeling op de prijs-kwaliteitverhouding. IT-Managers staan voor een belangrijke uitdaging bij het kiezen van de juiste MPS aanbieder. Het aanbod en de aanpak van MPS in de markt verschilt hevig van elkaar.

Niet alleen zijn er zichtbare verschillen in beheer, ook rondom relatiemanagement, rapportages en contracteisen loopt het aanbod uiteen. Voorafgaand moet de IT-Manager precies in kaart brengen waar de behoeftes van de organisatie liggen rondom MPS en aan welke eisen de leverancier moet voldoen. Gaat het bijvoorbeeld alleen om het melden van storingen en automatisch bijbestellen van toners? Of is er behoefte aan het digitaliseren van papieren processen en een proactieve serviceverlening met bijpassende KPI’s die samen worden afgestemd en vastgelegd in een printbeleid? Wij willen IT-Managers helpen om de juiste keuzes te maken en hebben daarom een checklist opgesteld. Op basis van vijf verschillende pijlers worden de belangrijkste vragen behandeld, ook het gebruik van een BI-tool is hier onderdeel van.

MPS aanbieder vergelijken?

Checklist

Iedere Managed Print Services leverancier roept online dat hij jouw printerpark proactief kan beheren en de kosten kan terugdringen. Daar word je dus niet veel wijzer van. Met de 22 kritische vragen uit de Managed Print Services Checklist krijg jij inzicht in de verschillen van het aanbod in de markt.

Kom achter de verschillen
checklist managed print services

Hoe selecteer jij de juiste Managed Print Services leverancier? Stel deze 22 kritische vragen.

Edwin Jongsma Xtandit
Edwin Jongsma
Commercieel Directeur