Veel organisaties hebben nog te maken met werkbonnen die handmatig worden ingevuld en opgeslagen. Niks mis mee denkt u misschien, maar ik wil uw mening op de proef stellen. Bekijk hieronder 3 redenen om te investeren in een digitale werkbon app waarmee u alles digitaal kunt afhandelen. Uw financieel directeur en de service/onderhoudsafdeling zullen in ieder geval blij met u zijn.

Voordeel 1: Bespaar tijd & incasseer sneller

Het gebruiken van geprinte werkbonnen kost veel tijd.

• Ten eerste moet de werkbon uitgeprint worden.
• Deze moet vervolgens iedere ochtend door de onderhoudsafdeling op kantoor worden opgehaald.
• Daarna moet alles handmatig door de monteur worden ingevuld en door de klant met een pen worden ondertekend. 
• De werkbon moet daarna ook weer fysiek naar de financiële administratie gebracht worden…
• … alvorens deze de bon kan controleren, handmatig kan invoeren op de computer en kan factureren.

Met een digitale werkbon app zoals Capture OnTheGo, kunnen monteurs een werkbon digitaal oproepen via een mobile device. Het is daarom niet meer nodig om werkbonnen op kantoor op te halen en in te leveren. Monteurs kunnen dus plaatsonafhankelijk werken. Het papieren proces wordt gedigitaliseerd en de bon wordt dus ook digitaal afgetekend. Een groot voordeel is dat bekende velden van de werkbon van tevoren al volledig ingevuld kunnen zijn door de koppeling met de in gebruik zijnde  primaire-applicatie. Ook kunnen de uren/onderdelen digitaal worden toegevoegd aan de werkbon. Nadat de eventuele handtekening is gezet wordt het document gedistribueerd naar de primaire applicatie en worden de gegevens automatisch verwerkt. Tevens kan de klant een digitale versie van de bon in zijn email ontvangen. Bijkomend voordeel is dat klantgegevens altijd up-to-date zijn binnen de organisatie.

Sneller incasseren

Doordat u met een digitale werkbon app het proces van ondertekening van een werkbon tot de facturatie versnelt, kan uw organisatie sneller het geld van de klant incasseren. De kosten kunnen nog dezelfde dag in rekening worden gebracht. En dat is gunstig voor de cashflow.

Voordeel 2: Raak geen werkbonnen meer kwijt

De gegevens van de klus en de handtekening van de klant kunnen digitaal opgeslagen worden in de digitale werkbon app. U werkt niet meer met losse fysieke documenten die bewaard moeten worden. Hierdoor raken bonnen nooit meer kwijt, wat nog weleens wil gebeuren met geprinte bonnen.

Voordeel 3: Verbeter de klanttevredenheid met een digitale werkbon app

Als er onderdelen van een product beschadigd zijn of ontbreken, kan dit gefotografeerd worden. De foto’s kunnen met de digitale werkbon app vervolgens direct aan de werkbon gekoppeld worden en de onderdelen kunnen real-time besteld worden. Dit zorgt voor een kortere doorlooptijd en dus een hogere klantentevredenheid. Daarnaast kan de klant direct na ondertekening de werkbon via mail ontvangen. De werkbon is immers digitaal opgeslagen, met daarin alle specificaties. Zo biedt u direct duidelijkheid  en een snelle service aan de klant.

Digitale werkbon app: Capture on the Go

Ik noemde het hierboven al even, Capture OnTheGo is ideaal om werkbonnen te digitaliseren en het hele proces te versnellen.

• Open, bewerk en verstuur eenvoudig werkbonnen en andere formulieren via de app
• Voeg bijlagen zoals foto’s en geluid toe
• Bewerk HTML-formulieren en maak aantekeningen in PDF-formaat
• Ook zonder internetverbinding toegang tot werkbonnen
• Gebruikers hebben alleen toegang tot formulieren waarvoor ze gemachtigd zijn
• Digitale werkbonnen worden automatisch opgeslagen in de bibliotheek van de gebruiker

Capture on the Go is onderdeel van PlanetPress. PlanetPress zorgt voor het automatisch opmaken, printen, distribueren, sorteren, faxen, e-mailen en archiveren van documenten.

Wilt u ook slimmer gaan werken met een digitale werkbon app of andere documentstromen op een slimmere manier inrichten? Wij helpen u graag. Neem contact met ons op voor de mogelijkheden.

Contact opnemen