printbeleid draagvlak intern
BLOG

Draagvlak en transparantie key tot succesvol printbeleid

03 december 2015
Edwin Jongsma

Naast het inzetten van efficiënte machines en het uitvoeren van goed voorraadbeheer, kan vooral het aanscherpen van het printgedrag van medewerkers zorgen voor flinke besparingen. Het uitdraaien van onnodige printjes binnen organisaties kan behoorlijk in de papieren lopen. Om dit te voorkomen is gedragsverandering van medewerkers het uitgangspunt. Het gedrag top-down proberen te veranderen is zo eenvoudig nog niet. Dit gedrag is vaak ingebed in jarenlange gewoontes. Om gedragsverandering tot stand te brengen is er dus draagvlak nodig onder de medewerkers. Hoe kunt u als IT-manager gedragsverandering stimuleren? Transparantie en betrokkenheid zijn het uitgangspunt.

Als het gedrag aangepast wordt, kan er dus zeker worden bespaard. Om inzicht te krijgen in wat er te verbeteren valt, is nader onderzoek naar printgedrag het juiste vertrekpunt om draagvlak te creëren.

Edwin Jongsma
Commercieel Directeur Xtandit

Slechts vijf procent van het menselijk gedrag is werkelijk bewust gekozen. Het gaat hierbij wel om vijf  heel belangrijke procenten. Hierin vallen grote levenskeuzes en keuzes voor de langere termijn. De resterende 95 procent is meestal onbewust en automatisch. Het is gedrag dat wordt gestuurd door prikkels die in het hier en nu spelen en die worden geregisseerd door gewoontes. Als we het hebben over printgedrag, is het duidelijk dat dit binnen de 95 procent-groep valt. Wanneer iemand wekelijks gevraagd wordt om een artikel te checken op spelfouten en deze iedere week standaard uitdraait, zal dit niet zomaar veranderen. Deze printgewoonte is echter wellicht helemaal niet meer nodig en kan prima digitaal. Het is dus zaak voor u als IT-manager om de printgewoontes, te beïnvloeden.

E-Book

Printbeleid opstellen

E- Book

Printbeleid opstellen

Het opstellen van een printbeleid heeft meer voeten in de aarde dan alleen het in kaart brengen van het printgedrag van de medewerkers. Tips over hoe u uw collega’s beweegt tot het veranderen van hun gewoonten, vindt u in de handleiding van A tot Z voor IT-Managers.

Download het whitepaper
printbeleid opstellen

Dit onderzoek kan worden gedaan door het bestuderen van bestaande informatie en door het verkrijgen van nieuwe informatie. Denk aan informatie over hoeveel prints er per printer of multifunctional uitgedraaid worden en wat de verdeling van zwart versus kleur is. Ook is het mogelijk om een configuratie- of verbruiksrapport op te vragen. Om erachter te komen hoe het ervoor staat met dubbelzijdig printen en hoe vaak bepaalde typen documenten geprint worden, heeft u echter de medewerkers zelf nodig. Het is daarom handig om een enquête of interviews af te nemen om de afdruk- en scanbehoefte te bepalen. Hierbij is het belangrijk om de gewenste richting van het nieuwe printbeleid toe te lichten en medewerkers de mogelijkheid te geven om daar invloed op uit te oefenen. Slimme vragen waarmee je medewerkers medebeslissers maakt zijn hierbij dus key. Invloed geeft de medewerkers namelijk gedeelde verantwoordelijkheid en daarmee wordt nieuw gewenst gedrag beter gedragen. Bovenal zullen medewerkers een nieuw beleid wat hun eigen wensen vertegenwoordigt sneller uitvoeren, het is immers ook hun wens dat het werkelijkheid wordt.

Inzicht

Met dit uitgebreide inzicht kan de vervolgstap genomen worden: hoe ga je nu besparen? Een uitkomst die uit dergelijk onderzoek bijvoorbeeld vaak naar voren komt, is dat medewerkers het moeilijk vinden om de juiste printerinstellingen te selecteren. Om die reden is het belangrijk dat deze instelling automatisch aansluit op het nieuwe printbeleid. Door duidelijkheid te verschaffen over de doelstellingen van het printbeleid, begrijpen medewerkers eerder het nut. Steek aandacht in de toelichting van de doelstellingen. Maak van datzelfde moment gebruik om te laten zien hoe er in dit beleid rekening is gehouden met de wensen van de medewerkers.

Daarnaast kan de IT-Manager met de specifieke tijdstippen waarop veel geprint wordt herstructureren. Zijn er bijvoorbeeld piekvolumes? Als bijvoorbeeld blijkt dat op een bepaalde dag in de week een machine constant overbelast wordt, kan dat tot snellere slijtage van de machine leiden, maar ook tot rijen voor de printer met collega’s die niet kunnen printen of naar een andere printer moeten lopen. Door het printverkeer wat meer te verdelen kan er dus ook een besparing worden gerealiseerd.

Aanleren van een nieuwe printgewoonte

Een nieuw printbeleid vergt dus change management van IT-managers. Het simpelweg opleggen van een nieuw beleid zet geen zoden aan de dijk. Men stelt wel eens dat het tussen de 21 en 28 dagen duurt om een gewoonte aan te leren. Het gedrag zal niet in de bewuste 5 procentgroep belanden, maar het is dus zeker niet onmogelijk om een nieuwe printgewoonte aan te leren. Ik durf wel met zekerheid te stellen dat een minimale besparing van 20 procent te realiseren is als medewerkers vanaf de start betrokken worden. 

Edwin Jongsma Xtandit
Edwin Jongsma
Commercieel Directeur