workfow factuur onboardingsprocus factuurproces
BLOG

De workflow en de macht der gewoonte

25 april 2016
Remko Hoekstra

Organisaties hebben dagelijks te maken met talloze processen. Dagelijks zijn medewerkers bezig met casemanagement, incidentmanagement en bijvoorbeeld het onboardingproces en het facturatieproces. In dit blog volgen we de tocht die een factuur aflegt in de organisatie.

Een factuur komt binnen en zo begint het proces. De factuur maakt een digitale of fysieke tocht langs verschillende medewerkers, totdat de rekening uiteindelijk – als het goed is –  betaald is en het document digitaal of analoog gearchiveerd wordt. In een bedrijfsproces zoals het facturatieproces, komen een aantal taken, stappen en procedures aan de orde, die verdeeld zijn over verschillende medewerkers. Dit noemen we een workflow.

Een barre tocht

Workflows zoals die van het facturatieproces ontstaan vaak in de loop der jaren, zonder dat iemand er bewust bij stil heeft gestaan of dit wel de meest efficiënte manier is. De reis die een factuur aflegt door een organisatie, is dan ook niet zelden een barre tocht. Ook kent de reis lang niet altijd een goede afloop: de factuur overleeft de tocht niet of komt veel te laat aan op zijn bestemming. Het gevolg is dat de rekening ergens kwijtraakt of niet op tijd betaald wordt.

Ook de Dierenbescherming ondervond deze problemen. Bekijk in onderstaande video over de Dierenbescherming hoe zij dit aangepakt hebben.

Case dierenbescherming

referentiecase dierenbescherming
archiveren dierenbescherming

De macht der gewoonte

Het voorbeeld van de factuur die rondzwerft door de organisatie, is niet uit de lucht gegrepen. Dagelijks hebben organisaties te maken met dit soort situaties. Facturen blijven liggen omdat de verantwoordelijke medewerker ziek is of vakantie heeft, een factuur belandt op het verkeerde bureau en zo zijn er nog talloze oorzaken te noemen. Vaak weet niemand meer waar het precies mis is gegaan of – nog erger – heeft niemand door dat het proces niet goed loopt. Vervolgens zorgt de macht der gewoonte ervoor dat alles blijft zoals het altijd was.

Zet de route uit

Steeds meer organisaties willen deze vaste gewoonten doorbreken. Ze merken dat het belangrijk is om bedrijfsprocessen zo slim mogelijk in te richten. Actief aan de slag gaan met workflows betekent dat je een proces helemaal in kaart gaat brengen. Je ziet welke route documenten nemen, welke medewerkers ze onderweg tegenkomen en welke hobbels er te overwinnen zijn. Vervolgens ga je kijken of er een slimmere route is, die het proces sneller en slimmer laat verlopen.

Download Whitepaper

Optimaliseren?

  • Waar komt de noodzaak tot procesoptimalisatie vandaan?
  • Wat is een workflow en workflow automatisering?
  • 5 redenen om aan de slag te gaan met workflow automatisering
  • 3 manieren om processen te automatiseren
  • Voor welke afdelingen is het geschikt?
Download het whitepaper
whitepaper efficienter werken met workflow automatisering

Heeft de macht der gewoonte jullie ook in zijn greep? En waarom zou je dat eigenlijk willen veranderen? Download dan het whitepaper Efficiënt en effectief werken met workflow automatisering.

Remko Hoekstra Xtandit
Remko Hoekstra
Account Manager Document Process Solutions